ІНСТРУКЦІЯ ПРО ПОРЯДОК РЕЄСТРАЦІЇ ВИДАНИХ, ПОВЕРНУТИХ І

ВИКОРИСТАНИХ ДОВІРЕНОСТЕЙ НА ОДЕРЖАННЯ ЦІННОСТЕЙ

Затверджено Наказом Міністерства фінансів України

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

[В текст внесено зміни та доповнення Наказами Міністерства фінансів України від 18 жовтня 1996 р. № 226, від 19 лютого 1998 р. № 37, від 19 жовтня 2000 р. № 253, від 11 грудня 2006 р. № 1176, від 5 травня 2008 р. № 647]

[Додатково див. Лист Міністерства фінансів України № 31-34000-10-10/21625 від 22.10.2007 р.]

1. Інструкція поширюється на підприємства, установи та організації, їхні відділення, філії, інші відособлені підрозділи та представництва іноземних суб'єктів господарської діяльності (далі - підприємство).

[Інструкцію доповнено новим пунктом 1, у зв'язку з чим пункти 1 - 15 вважаються відповідно пунктами 2 – 16 згідно з Наказом Міністерства фінансів України № 253 від 19.10.2000 р.]

2. Сировина, матеріали, паливо, запчастини, інвентар, худоба, насіння, добрива, інструмент, товари, основні засоби та інші товарно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи і цінні папери ( надалі цінності ) відпускаються покупцям або передаються безплатно тільки за довіреністю одержувача.

3. Бланки довіреностей (додаток 1) видаються після їх реєстрації у Журналі реєстрації довіреностей (додаток 2), який має бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою і підписами керівника і головного бухгалтера підприємства. Нумерація виданих протягом року довіреностей є наскрізною.

[Пункт 3 викладено у новій редакції згідно з Наказом Міністерства фінансів України № 647 від 05.05.2008 р.]

4. Довіреність на одержання цінностей видається тільки особам, що працюють на даному підприємстві. Довіреність особам, що не працюють на даному підприємстві, може бути видана з дозволу керівника підприємства, якщо підприємство, де працює дана особа, видало їй довіреність на одержання тих самих цінностей і такої ж кількості з цього підприємства.

[У пункті 3 деякі слова виключено згідно з Наказом Міністерства фінансів України № 226 від 18.10.96 р.]

[У пункті 4 деякі слова виключено згідно з Наказом Міністерства фінансів України № 253 від 19.10.2000 р.]

5. Довіреність підписується керівником та головним бухгалтером підприємства або їх заступниками та особами, які на те уповноважені керівником підприємства. У тих випадках, коли бухгалтерський облік ведеться централізованою бухгалтерією, довіреність на одержання цінностей підписується керівником підприємства та головним бухгалтером централізованої бухгалтерії або їх заступниками та особами, ними на те уповноваженими.

Керівником підприємства затверджується перелік посад, зайняття яких надає відповідним працівникам право підписувати довіреність на одержання цінностей, та призначається особа, що здійснює виписування та реєстрацію виданих, повернутих та використаних довіреностей.

У тих випадках, коли бухгалтерський облік ведеться безпосередньо керівником (власником) підприємства, довіреність на одержання цінностей підписується керівником (власником) самостійно.

[Пункт 5 доповнено абзацом третім згідно з Наказом Міністерства фінансів України № 1176 від 11.12.2006 р.]

6. Довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою або іншим документом, що замінює, видається довіреній особі під розписку і реєструється в журналі реєстрації довіреностей.

У разі, коли довірена особа повинна одержувати потрібні цінності в одному місці (з одного складу), але за декількома нарядами, рахунками та іншими документами, що їх замінюють, їй може бути видана одна довіреність із зазначенням у ній номерів і дат видачі усіх нарядів, рахунків та інших аналогічних документів або декілька довіреностей, якщо цінності мають бути одержані на різних складах.

При виписуванні довіреності перелік цінностей, які належить отримати по ній (графа "Найменування цінностей" у бланку довіреності), наводиться обов’язково із зазначенням назви і кількості цінностей для одержання, незалежно від того, чи є такі відомості у документах на відпуск (надалі, рахунку, договорі, замовленні, угоді тощо) цінностей. Незаповнені рядки довіреності прокреслюються.

[Абзац третій пункту 5 доповнено згідно з Наказом Міністерства фінансів України № 226 від 18.10.96 р.]

До видачі довіреності особи інструктуються про порядок і терміни використання та звітування про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності.

7. Забороняється видавати довіреності, які повністю або частково не заповнені, не мають зразків підпису осіб, на ім’я яких вони виписані.

8. Строк дії довіреності встановлюється в залежності від можливості одержання та вивозу відповідних цінностей за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, на підставі якого видана довіреність, однак, не більше як на 10 днів;

Довіреність на одержання цінностей, розрахунки за які здійснюються у порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, допускається видавати на календарний місяць.

9. При позбавленні довіреної особи права на одержання цінностей за виданою йому довіреністю, строк дії якої ще не минув, довіреність у такої особи вилучається. У разі анулювання довіреності, за якою отримуються цінності частинами або розрахунки за які здійснюється у порядку планових платежів чи доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, підприємство, що видало довіреність, негайно повідомляє постачальника про анулювання відповідної довіреності. З моменту отримання такого повідомлення відпуск цінностей за анульованою довіреністю припиняється. За відпуск цінностей за анульованими довіреностями відповідальність несе постачальник, а втрати від цього відшкодовуються у встановленому порядку.

10. Особа якій видана довіреність, зобов’язана не пізніше наступного дня після кожного випадку доставки на підприємство одержаних за довіреністю цінностей, не залежно від того, одержані цінності за довіреністю повністю або частково, подати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад (комору) або матеріально відповідальній особі.

Невикористані довіреності повинні бути повернуті працівнику підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довіреностей, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності.

Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності у журналі реєстрації довіреностей робиться відмітка про номери документів (накладних, актів тощо) на одержані цінності або про дату повернення довіреності. Повернуті невикористані довіреності гасяться надписом "невикористані" і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів.

11. Особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається.

12. Забороняється відпускати цінності у випадках:

а) подання довіреності, виданої з порушенням встановленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами;

б) подання довіреності, яка має виправлення і помарки, що не підтверджені підписами тих же осіб, які підписали довіреність;

в) відсутності у довіреної особи вказаного у довіреності паспорта або іншого документа, що засвідчує довірену особу;

д) одержання повідомлення підприємства-одержувача цінностей про анулювання довіреності.

13. Довіреність, незалежно від строку її дії, залишається у постачальника при першому відпуску цінностей. У разі відпуску цінностей частинами на кожний частковий відпуск складається накладна ( акт приймання-здачі або інший аналогічний документ) з поміткою на ній номера довіреності та дати її видачі. В цих випадках один примірник накладної (або документа, що її заміняє) передається одержувачу цінностей, а другий - додається до залишеної у постачальника довіреності і використовується для спостереження і контролю за відпуском цінностей згідно довіреності, а також для проведення розрахунків з одержувачем.

Після закінчення відпуску цінностей служби, що здійснювали їх відпуск, здають довіреність разом з документами на відпуск останньої партії цінностей працівникам, на яких покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку.

При централізовано-кільцевих перевезеннях цінностей підприємствам їх відпуск постачальниками може здійснюватися без довіреності, якщо одержувач цінностей за підписом керівника і головного бухгалтера підприємства або інших осіб, які уповноважені підписувати довіреності, повідомив постачальника про зразок печатки (штампу), якщо матеріальна особа, що буде приймати цінності, завіряє на супровідних документах (накладній, акті, ордері тощо) свій підпис про одержання цінностей.

14. Повернення цінностей з відповідального зберігання, з ремонту здійснюється за умови подання довіреності підприємства, яке ці цінності передало на відповідальне зберігання, в ремонт.

Відпуск фізичною особою – підприємцем підприємству цінностей, розрахунки за які проводяться у безготівковій формі, а також таких, що передаються безоплатно або за товарообмінними операціями, здійснюється за умови подання підприємцю довіреності підприємства.

[Пункт 14 викладено у новій редакції згідно з Наказом Міністерства фінансів України № 647 від 05.05.2008 р.]

15. Відповідальність за дотримання постачальником встановленого порядку відпуску за довіреністю цінностей покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати первинні документи на відпуск цінностей.

Відповідальність за своєчасне та повне оприбуткування одержаних за виданими довіреностями цінностей покладається на посадових осіб, яким надано право підписувати довіреності, а також на особу, яку призначено для виписування і реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей.

16. Інструкція набирає чинності з 1 жовтня 1996 року.

________________________________________________

підприємство-одержувач і його адреса

ідентифікаційний код ЄДРПОУ ____________________

________________________________________________

підприємство-платник і його адреса

рахунок __________________ МФО ________________

_______________________________________________

(найменування банку)

Довіреність дійсна до _________199_ р.

Видано ___________________________________________________________________________

Документ, що засвідчує особу ________________________________________________________

серія _________________ № ____________________ від _________________________ 199____ р.

Виданий __________________________________________________________________________

На отримання від __________________________________________________________________

цінностей за _______________________________________________________________________

Перелік цінностей, які належить отримати:

№№ п/п	Найменування цінностей	Одиниця виміру	Кількість (прописом)
1	2	3	4

1	2	3	4

Підпис

_________________________________________

(зразок підпису особи, що одержала довіреність)

засвідчую

Керівник підприємства

Головний бухгалтер

Місце печатки

[У Додаток 1 внесено зміни згідно з Наказом Міністерства фінансів України № 647 від 05.05.2008 р.]

За даним зразком друкувати всі сторінки журналу

№ дові-рено-сті	Дата видачі	Строк дії до-вірено-сті	Посада і прізвище особи, якій видано дові-реність	Наймену-вання постача-льника	№ і дата контракту, наряду, рахунку, специфікації та іншого документа або повідомлення	Розписка особи, що одержала довіреність	Відмітка про використання довіреності (№ і дата документа)
1	2	3	4	5	6	7	8

__________________________________________________________________________________

ідентифікаційний Код за УКУД_______________________________________________________

код ЄДРПОУ______________________________________________________________________

[У Додаток 2 внесено зміни згідно з Наказом Міністерства фінансів України № 647 від 05.05.2008 р.]

[Додаток 3 виключено згідно з Наказом Міністерства фінансів України № 647 від 05.05.2008р.]

підприємство-одержувач і його Типова форма № М-26

підприємство-платник і його Код за УКУД________________

рахунок_________ МФО____________ Довіреність дійсна до_________199 р.

[Текст доповнено додатком № 4 згідно з Наказом Міністерства фінансів України № 226 від 18.10.96 р.]

[Додаток 4 виключено згідно з Наказом Міністерства фінансів України № 647 від 05.05.2008р.]