Многие просят объяснить, что необходимо делать, когда на предприятии пропала учетная до­кументация. Необходимо ли ее восстанавливать? Просят рассказать, каковы сроки хранения документации, и какова предусмотрена ответствен­ность за ее пропажу?

В соответствии с Положением № 88 в случае пропажи или уничтожения первич­ных документов, учетных регистров и отчетов ру­ководитель предприятия обязан в письменном ви­де уведомить об этом правоохранительные органы. Приказом назначается комиссия для установления перечня отсутствующих документов и расследова­ния причин их пропажи (уничтожения). Для уча­стия в работе комиссии приглашаются представи­тели следственных органов и охраны. Если доку­менты пропали после пожара, то приглашаются также представители государственного пожарного надзо­ра. Результаты работы комиссии оформляются ак­том, который утверждается руководителем пред­приятия. Копия акта в 10-дневный срок направляется в на­логовую инспекцию.

Кроме того, если пропала документация, пред­приятие может принять меры к ее розыску своими силами в своих служебных помещениях. Если же документация не найдена, то предприятие должно представить заявление в милицию.

Следует отметить, что в ст. 9 Закона о системе налогообложения установлено, что плательщики на­логов и сборов (обязательных платежей) кроме ве­дения бухгалтерского учета и отчетности о финан­сово-хозяйственной деятельности обязаны обеспе­чивать хранение такой отчетности в сроки, уста­новленные законами. Требование об обеспечении надлежащего хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета предприятием в течение установленного срока содержит также ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Не забывайте, что существует процедура обязательной передачи в архив соответствующей документации в соответствии с действующим законодательством Украины. Поэтому, вся необходимая документация, сформированная в процессе хозяйственной деятельности, должна быть на предприятии, а по истечению установленных законом сроков – должна быть передана в архив. Руководство предприятия должно обеспечить сохранность документации.

Что касается ответственности за потерю учет­ных документов, то здесь ситуация такова. Со­гласно пункту 3 ст. 8 Закона о бухгалтерском уче­те ответственность за хранение первичных доку­ментов, регистров и отчетности в течение установ­ленного срока, но не менее 3 лет, несет собствен­ник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководст­во предприятием в соответствии с законодательст­вом и учредительными документами.

Отсутствие необходимых документов при проверке сотрудниками налоговой службы мо­жет расцениваться как нарушение порядка ведения налогового учета на предприятии. В этом случае на­логовые органы на руководителей и других должно­стных лиц предприятия, виновных в отсутствии на­логового учета или ведении его с нарушением уста­новленного порядка, имеют право налагать админи­стративные штрафы от 5 до 10 необлагаемых мини­мумов доходов граждан (85 — 170 гривен). За те же действия, совершенные лицом, которое в течение го­да подвергалось административному взысканию за указанное правонарушение, налагается штраф от 10 до 15 необлагаемых мини­мумов доходов граждан (170 — 255 гривен) и т.д.

Отметьте, это не самая большая потеря для предприятия при пропаже документации. Все документы, скорее всего, придется восстанавливать. С одной стороны, действующие нормативные докумен­ты не содержат положений, обязывающих пред­приятие это делать. Но с другой стороны, отсутствие документа означает для предприя­тия не только административный штраф, но неправильный расчет НДС и налога на прибыль за соответствующий период. Поскольку суммы по отсутствующим документам сотрудники налоговой службы при проверке не примут к учету в декларациях. Как следствие, предприятию будет начислен штраф в размере 10% от суммы каждого документа по НДС и по налогу на прибыль. При этом данная сумма умножается на количество периодов, истекших до момента начала проверки. Подробнее расчет штрафных санкций. Кроме того, предприятие будет вынуждено уплатить кроме штрафных санкций и недоимки по налогам, еще и пеню. Все сказанное – касается не только юридических, но и физических лиц – предпринимателей. Выбор необходимости восстановления документов остается за Вами.