Облік персоналу за новими формами:
особова картка працівника

Особова картка працівника заповнюється працівником кадрової служби як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, у т. ч. якщо працівник працює за сумісництвом на тому самому підприємстві, в установі, організації (далі – підприємство), на підставі відповідних документів: паспорта, трудової книжки, диплома або іншого документа про освіту та ін.

Розділ I «Загальні відомості» заповнюється таким чином:

Пункт 1 – записуються прізвище, ім'я, по батькові працівника в називному відмінку.

Пункт 2 – зазначається дата народження.

Пункт 3 – вказується громадянство.

Пункт 4 – зазначається освітній рівень відповідно до наданих документів про освіту (базова загальна середня, повна загальна середня, професійно-технічна, базова вища, неповна вища, повна вища).

У таблиці відомостей про освіту зазначають:

– назву навчального закладу;

– серію, номер диплома (свідоцтва);

– рік закінчення навчального закладу;

– спеціальність (професію) за дипломом (свідоцтвом) відповідно до займаної посади;

– кваліфікацію за дипломом (свідоцтвом);

– форму навчання (денна, вечірня, заочна). Відомості про форму навчання містить додаток до диплому про вищу освіту. Сам диплом про вищу освіту (молодшого спеціаліста, бакалавра, спеціаліста, магістра) та інші документи про освіту (зокрема, диплом кваліфікованого робітника чи додаток до нього) такої інформації не містять. Отже, за відсутності відомостей про форму навчання ця графа не заповнюється.

Пункт 5 – робиться відмітка позначкою «х» про вид післядипломної професійної підготовки (аспірантура, ад'юнктура, докторантура), а також заповнюються колонки таблиці:

– назва навчального, наукового закладу;

– номер і дата видачі диплома. Зауважимо, що хоча у формі № П-2 вжито слово «диплом» згідно з Переліком документів про освіту і вчені звання в Україні, затвердженого постановою КМУ від 12 листопада 1997 р. № 1260, після здобуття наукового ступеня видається свідоцтво про закінчення аспірантури або про закінчення докторантури, після здобуття вченого звання – атестат доцента або професора;

– рік закінчення;

– науковий ступінь, учене звання. Законом України «Про освіту» передбачено наукові ступені – «кандидат наук» і «доктор наук», вчені звання – «старший науковий співробітник», «доцент», «професор».

Пункт 6 – зазначаються відомості про останнє місце роботи: назва підприємства і посада (професія).

Пункт 7 – записується стаж роботи за записами в трудовій книжці на день прийняття працівника на роботу: загальний і стаж, що дає право на надбавку за вислугу років (за умови, що така надбавка передбачена за конкретною посадою (професією) законодавством або колективним договором). Приклад обчислення загального стажу роботи за записами в трудовій книжці наведено в додатку 1.

Додаток 1 Приклад обчислення стажу роботи за записами в трудовій книжці Перший етап Дата прийняття на роботу  Дата звільнення з роботи  рік  місяць  число  рік  місяць  число  19  62  10  11  19  63  05  28  19  63  06  03  19  66  05  15  19  66  07  06  19  68  04  25  19  70  09  24  19  70  12  16  19  71  08  27  19  74  10  19  19  75  02  10  19  76  06  27  19  76  08  22  19  83  06  26  19  83  07  02  19  88  05  05  19  88  05  15  19  99  12  25  20  100  01  04  20  102  04  17  20  102  04  25  20  104  12  10  Разом  856  67  149  Разом  893  81  213  Другий етап Звільнення з роботи  _893  _81  _213  Прийняття на роботу  856  67  149  Різниця  37  14  64  Третій етап Переводимо дні в місяці (із розрахунку 30 днів = 1 місяць), а місяці – у роки. Кінцевий результат: 38 років 4 місяці 4 дні.

Пункт 8 – зазначаються дата та причина звільнення з попереднього місця роботи згідно із записом у трудовій книжці з посиланням на пункт, статтю КЗпП.

Пункт 9 – за наявності відомостей про отримання пенсії вказується вид пенсії відповідно до законодавства (за віком, по інвалідності, у зв'язку із втратою годувальника);

Пункт 10 – у таблиці наводяться відомості про родинний стан (ступінь родинного зв'язку (дружина/чоловік, син, донька), прізвище, ім'я, по батькові та рік народження кожного члена сім'ї).

Пункт 11 – записуються місце фактичного проживання (із зазначенням індексу) і номер контактного телефону.

Пункт 12 – зазначаються місце проживання за державною реєстрацією та паспортні дані.

Розділ II «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)». Таблиця заповнюється на підставі документів про індивідуальне, бригадне, курсове виробниче навчання, яке передбачене Положенням про професійне навчання кадрів на виробництві, затвердженим наказом Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства освіти і науки України від 26 березня 2001 р. № 127/151, а також професійне навчання за рахунок підприємства на базі інших суб'єктів господарювання.

Розділ III «Призначення і переведення». Перший запис робиться під час прийняття працівника на роботу відповідно до наказу (розпорядження). У подальшому в розділі зазначають переведення працівника на іншу постійну роботу.

Із записами в цьому розділі, а також у трудовій книжці про прийняття на роботу і переведення на іншу постійну роботу працівника ознайомлюють під розписку: графа «Підпис працівника».

Розділ IV «Відпустки». У розділі зазначають відомості про надання відпусток усіх видів (ст. 4 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР, крім відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами).

Додаткові відомості. У цьому рядку записують відомості про працівника, не відображені в розділі I (про участь у війнах, наявність другої професії, обрання на виборну посаду, перебування за кордоном, роботу за сумісництвом, знання іноземних мов, результати атестації, нагороди, заохочення, стягнення тощо).

Дата і причина звільнення. Дату записують згідно з наказом, причину звільнення – з посиланням на пункт, статтю КЗпП.

Запис про звільнення засвідчують:

– посадова особа кадрової служби підприємства;

– працівник (із зазначенням дати ознайомлення).

Облік військовозобов'язаних і призовників

Відповідно до статей 35, 38 Закону України «Про загальний військовий обов'язок і військову службу» від 25 березня 1992 р. № 2232-XII, пункту 10 Інструкції з військового обліку військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженої наказом Міністра оборони України від 27 червня 1995 р. № 165, підприємства, незалежно від підпорядкованості та форм власності, зобов'язані вести облік усіх військовозобов'язаних і призовників.

Крім того, згідно з пунктом 20 зазначеної Інструкції підприємства зобов'язані, зокрема:

– систематично звіряти особові картки працівників із записами у військових квитках та посвідченнях про приписку до призовних дільниць і подавати ці картки не рідше одного разу на рік до військових комісаріатів для звіряння з обліковими даними військових комісаріатів;

– змін у військовозобов'язаних і призовників сімейного становища, адреси місця проживання, службового становища, технічної підготовки, освіти і в п'ятиденний строк вносити ці зміни до їхніх особових карток та повідомляти про них у відповідні військові комісаріати у визначені ними строки.

У зв'язку з виключенням із нової форми № П-2 «Особова картка працівника» розділу «Відомості про військовий облік», як варіант можна запропонувати ведення такого обліку за окремою формою, розробленою кадровою службою. Приклад запропонованої автором облікової картки військовозобов'язаного (призовника) наведено в додатку 2. У ній збережено необхідні відомості, за якими здійснюється звірка у військкоматах.

Додаток 2 _____________________________________________ (назва підприємства, установи, організації) ОБЛІКОВА КАРТКА військовозобов'язаного (призовника) _____________________________________________ (прізвище, ім'я, по батькові) Дата народження _______________________________________________________________ Освіта ________________________________________________________________________                                              (базова загальна середня, повна загальна середня, ______________________________________________________________________________                                        професійно-технічна, базова вища, неповна вища, повна вища) Спеціальність за дипломом (свідоцтвом) ___________________________________________ Кваліфікація за дипломом (свідоцтвом) ____________________________________________ Диплом (свідоцтво): серія ____ № _________ від «___» ____________ ____ р. Родинний стан ________________________________________________________________                                                       (ступінь родинного зв'язку, ______________________________________________________________________________                                  прізвище, ім'я, по батькові, дата народження кожного члена сім'ї) Паспорт: серія _____ № ____________ ким виданий _________________________________ _____________________________________________ дата видачі ______________________ Домашня адреса _______________________________________________________________ Телефон ______________________________________________________________________ Прийняття на роботу і переведення Дата  Назва структурного підрозділу (код)  Професія (посада)  Підстава, наказ №  Підпис працівника  Назва  Код за КП                                      Дата звільнення «___» ____________ ____ р. Відомості про військовий облік Група обліку ___________________________ Категорія обліку ________________________ Склад ________________________________ Військове звання _______________________  Військово-облікова спеціальність № ___________ Придатність до військової служби _____________ __________________________________________ Назва райвійськкомату за місцем проживання __________________________________________ Перебуває на спецобліку № __________________  Підпис працівника _________________

Дані військового обліку в обліковій картці заповнюються на підставі таких основних військово-облікових документів:

– для військовозобов'язаних – військового квитка або тимчасового посвідчення, яке видають замість квитка;

– для призовників – посвідчення про приписку до призовної дільниці.

Відомості про військовий облік солдатів, матросів, сержантів, старшин, прапорщиків і мічманів запасу заповнюються таким чином:

«Група обліку» – відповідно до пункту 22 військового квитка проставляються: НПО (Наземно-повітряна оборона), ВМС (Військово-морські сили), МВС (Міністерство внутрішніх справ), СБУ (Служба безпеки України);

«Категорія обліку» – перша чи друга (п. 21 військового квитка);

«Склад» – за пунктом 23 військового квитка: солдати, матроси, сержанти, старшини, прапорщики, мічмани;

«Військове звання» – за пунктом 19 військового квитка: рядовий, старший солдат, матрос, старший матрос, молодший сержант, сержант, старший сержант, старшина, старшина 2 статті, старшина 1 статті, головний старшина, головний корабельний старшина, прапорщик, старший прапорщик, мічман, старший мічман;

«Військово-облікова спеціальність № ___» – записуються номер військово-облікової спеціальності та її кодове позначення відповідно до пунктів 24, 25 військового квитка;

«Придатність до військової служби» – вказується:

– «Стройовий» – якщо у військовому квитку немає запису про стан здоров'я або є відмітка про придатність до стройової служби;

– «Непридатний у мирний час, придатний до нестройової у воєнний час за гр. __ № ___» – якщо у військовому квитку є про це запис із посиланням на відповідну статтю і наказ Міністра оборони України;

«Назва військкомату за місцем проживання» – вказується найменування військкомату, в якому військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку. Якщо військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку у виконкомі сільської (селищної, міської) ради, зазначається найменування військкомату, якому підпорядкований цей обліковий орган;

«Перебуває на спеціальному обліку № ___» – олівцем проставляються серія і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку, пункту та розділу переліку (постанови), за яким оформлено бронювання військовозобов'язаного, а також дата оформлення відстрочки військовим комісаріатом.

Відомості про військовий облік генералів, адміралів, офіцерів запасу заповнюються у викладеному вище порядку з урахуванням таких особливостей:

«Група обліку» – не заповнюється;

«Категорія обліку» – вказується розряд запасу згідно із записом у військовому квитку;

«Склад» – записується профіль: командний, інженерний, технічний, юридичний, медичний, ветеринарний;

«Військово-облікова спеціальність № ___» – записується шестизначне цифрове позначення згідно з відповідним пунктом військового квитка;

«Придатність до військової служби» – на генералів, адміралів, офіцерів запасу, які перебувають на військовому обліку, – не заповнюється, на знятих з військового обліку – заповнюється на підставі записів у військовому квитку.

Відомості про військовий облік призовників:

«Група обліку» – проставляється: призовник;

«Назва військкомату за місцем проживання» – вказується військкомат, в якому він перебуває на обліку;

«Перебуває на спеціальному обліку № ___» – вказується, чи надається відстрочка від призову на військову службу і на який строк.

Для осіб, які досягли граничного віку перебування в запасі Збройних Сил України, за вказівкою військового комісаріату після 1 січня викреслюються дані про військовий облік і робиться відмітка «Знятий з виключенням з військового обліку за віком».

I. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ 1. Прізвище Олійник Ім'я Ірина По батькові Іванівна 2. Дата народження «18» травня 1974 р. 3. Громадянство Україна 4. Освіта (базова загальна середня, повна загальна середня, професійно-технічна, базова вища, неповна вища, повна вища) повна вища Назва освітнього закладу  Диплом (свідоцтво), серія, номер  Рік закінчення  Київський національний економічний  Диплом  1996 р.  університет  АА № 18195              Спеціальність (професія) за дипломом (свідоцтвом) відповідно із займаною посадою  Кваліфікація за дипломом (свідоцтвом)  Форма навчання (денна, вечірня, заочна)  Правознавство  Юрист                       5. Післядипломна професійна підготовка:                    навчання в (необхідне відмітити х)    аспірантурі     ад'юнктурі     докторантурі  Назва освітнього, наукового закладу  Диплом, номер, дата видачі  Рік закінчення  Науковий ступінь, учене звання                                                  6. Останнє місце роботи ТОВ «Весна» посада (професія) Провідний юрист 7. Стаж роботи станом на «05» березня 2009 р.: загальний 11 днів 2 місяців 9 років що дає право на надбавку за вислугу років _____ днів _____ місяців ______ років 8. Дата та причина звільнення (скорочення штатів, за власним бажанням, за прогул та інші порушення, невідповідність займаній посаді тощо) «27» лютого здійснювати систематичний облік 2009 р. за власним бажанням,  ст. 38 КЗпП. 9. Відомості про отримання пенсії (у разі наявності вказати вид пенсійних виплат згідно з чинним законодавством) __________________________________________________________________________________________________ 10. Родинний стан одружена Ступінь родинного зв'язку (склад сім'ї)  Прізвище, ім'я, по батькові  Рік народження  Чоловік  Олійник Руслан Семенович  1972 р.  Син  Олійник Ігор Русланович  1999 р.                                      11. Місце фактичного проживання (індекс, область, місто, район, вулиця, № будинку, квартири, номер контактного телефону) 02094, м. Київ, вул. Пожарського, 5Б, кв. 17, тел. 292-00-00 12. Місце проживання за державною реєстрацією м. Київ, вул. Пожарського, 5Б, кв. 17 _______________________________________________________________________________________ Паспорт: серія СН № 181931, ким виданий Дарницьким РУ ГУ МВС України в м. Києві _______________________________________________, дата видачі 14 квітня 1998 р. II. ПРОФЕСІЙНА ОСВІТА НА ВИРОБНИЦТВІ (ЗА РАХУНОК ПІДПРИЄМСТВА – РОБОТОДАВЦЯ) Дата  Назва структурного підрозділу  Період навчання  Вид навчання  Форма навчання  Назва документа, що посвідчує професійну освіту                                                        III. ПРИЗНАЧЕННЯ І ПЕРЕВЕДЕННЯ Дата  Назва структурного підрозділу (код)  Професія, посада  Розряд (оклад)  Підстава, наказ №  Підпис працівника  назва  код за КП*  09.03.2009  Юридичний  Начальник  1231     Наказ № 21-к  Олійник     відділ  юридичного        від 06.03.2009           відділу                                   * Відповідно до Класифікатора професій ДК 003-2005, затвердженого наказом Держстандарту України від 26.12.2005 № 375, з урахуванням позначки кваліфікаційного рівня (6 знаків, наприклад, код професії «муляр» – 7122.2). IV. ВІДПУСТКИ Вид відпустки (основна, додаткова)  За який період  Дата  Підстава, наказ №  початку відпустки  закінчення відпустки                                               Додаткові відомості ________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ Дата і причина звільнення (підстава) _________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ Працівник кадрової служби   ___________________ (посада)   ____________________ (підпис)   _____________________ (ініціали, прізвище)  Підпис працівника ______________       «___» ____________ 20__ р.

Віктор Рожнов

науковий консультант

«Кадровик України», квітень 2009 р., № 4 (28), с. 84 (www.profpressa.com/KU.html)