Порядок проведения расчетов в случае отключения электроэнергии или поломки кассового аппарата

Аверс-бухгалтерия № 12 (478) от 22.03.2010 г.

Многие субъекты хозяйствования, использующие в своей деятельности для расчетов кассовые аппараты, сталкиваются с ситуациями, когда отключается электроэнергия или такой кассовый аппарат ломается. В этих случаях следует руководствоваться следующими документами:

- Законом Украины от 06.07.95 г. № 265/95-ВР "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" (далее - Закон о РРО);

- Порядком регистрации и ведения книг учета расчетных операций и расчетных книжек, утвержденным приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614 (далее - Порядок ведения КУРО и РК);

- Порядком регистрации, опломбирования и применения регистраторов расчетных операций за товары (услуги), утвержденным приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614 (далее - Порядок применения РРО).

Подготовка к проведению расчетов с применением РК

Статьей 5 Закона о РРО определено, что на период выхода из строя РРО и осуществления его ремонта или в случае временного, но не более 72 часов (7 рабочих дней), отключения электроэнергии проведение расчетных операций осуществляется с использованием книги учета расчетных операций (КУРО) и расчетных книжек (РК) или с применением надлежащим образом зарегистрированного резервного РРО.

В данном материале не рассматривается ситуация, когда предприятие не использует резервный РРО.

Перед проведением расчетов с покупателями в случае отключения электроэнергии (временной неработоспособности РРО) кассиру необходимо выполнить ряд следующих действий:

- приготовить КУРО и РК;

- подсчитать по контрольной ленте сумму выручки, полученную в течение дня;

- заполнить корешок первой расчетной квитанции, с которой начинается работа;

- заполнить раздел 3 КУРО.

Рассмотрим эти действия подробнее.

Прежде всего, отметим, что КУРО и РК должны быть зарегистрированы. Их регистрация осуществляется в налоговом органе по местонахождению (месту жительства) субъекта хозяйствования. КУРО и РК должны быть прошнурованы и скреплены печатью налогового органа, а также пронумерованы.

КУРО регистрируется на каждый РРО. На титульной странице КУРО должны быть указаны данные о субъекте хозяйствования (название и адрес хозяйственной единицы, название СХ, идентификационный код по ЕГРПОУ или номер по ГРФЛ), количество страниц, номер установленного средства контроля, данные об РРО (модификация РРО, заводской и фискальный номера РРО, версия программного обеспечения). КУРО используется в той хозяйственной единице или с тем РРО, которые были указаны на титульной странице книги при ее регистрации (п. 7.1 Порядка ведения КУРО и РК).

Таким образом, кассир должен проверить КУРО и РК на соответствие указанным выше требованиям.

В соответствии с требованиями п. 9.1 Порядка ведения КУРО и РК в случае если РК ранее не использовалась для расчетов, то на ее регистрационной странице необходимо указать дату начала ее использования.

После этого кассир подсчитывает по контрольной ленте сумму выручки и сверяет ее с общей суммой наличных средств. Полученная сумма записывается на корешке первой расчетной квитанции, с которой начинается работа, с пометкой "Служебное внесение". В случае если указанные суммы не совпадают, то кассиру необходимо выяснить причину такого несовпадения и исправить допущенную ошибку.

Следующим шагом кассира будет заполнение раздела 3 КУРО "Учет расчетных квитанций". В этом разделе учитываются расчетные квитанции, использованные при отключении электроэнергии или в период ремонта РРО. Графы 1 - 5 заполняются до начала использования расчетной книжки, графы 6 - 8 - до начала регистрации расчетных операций с помощью РРО после восстановления поставки электроэнергии или возврата РРО после ремонта (п. 7.8 Порядка ведения КУРО и РК).

В графе 1 раздела 3 КУРО указывается номер первого на начало рабочего дня кассового чека, указанного в контрольной ленте, в графе 2 этого раздела - номер последнего кассового чека перед отключением электроэнергии (выхода из строя РРО). Если расчетные операции с начала дня не проводились, или перед отключением электроэнергии кассир выполнил Z-отчет, то в графах 1 и 2 раздела 3 КУРО проставляются прочерки.

В графе 3 раздела 3 КУРО указывается номер РК, которая будет использоваться при проведении расчетных операций. В графе 4 раздела 3 КУРО указывается дата и время начала использования РК, а в графе 5 - номер первой расчетной квитанции периода выхода из строя РРО.

В случае поломки РРО и его ремонта субъекту предпринимательской деятельности следует заполнить раздел 4 КУРО "Учет ремонтов и обслуживания РРО".

После выполнения указанных действий можно переходить непосредственно к расчетам с покупателями с использованием РК.

Расчеты с применением РК

На каждом месте проведения расчетов должна использоваться отдельная РК с КУРО, на которую она зарегистрирована. РК представляет собой блок последовательно пронумерованных и прошитых расчетных квитанций, которые служат расчетными документами вместо кассовых чеков. РК, зарегистрированные на отдельную КУРО, должны использоваться последовательно согласно их порядковым номерам и до полного использования расчетных квитанций.

Расчетная квитанция состоит из неотрывной части или корешка, остающихся в книжке, и отрывной части, выдаваемой покупателю.

При проведении расчетной операции сначала заполняется корешок, в котором шариковой ручкой пастой темного цвета указывается полная сумма расчета, затем заполняется отрывная часть расчетной квитанции. Если субъект хозяйствования является плательщиком НДС, то в корешке расчетной квитанции указывается также облагаемая НДС сумма. При этом в случае если облагаемая НДС сумма равна полной сумме расчета, то в корешке расчетной квитанции можно указывать только одну их этих сумм (п. 9.2 Порядка ведения КУРО и РК).

После заполнения расчетной квитанции отрывная часть отделяется от корешка и выдается покупателю. Квитанции заполняются и выдаются покупателю независимо от суммы покупки.

Следует отметить, что согласно п. 9.5 Порядка ведения КУРО и РК по требованию покупателя в отрывной части расчетной квитанции дополнительно указываются все или часть предусмотренных установленной формой реквизитов: наименование товара (услуги), стоимость единицы измерения, ставка НДС, стоимость приобретенных товаров (полученных услуг) по каждому наименованию, дата и подпись лица, которое произвело расчет. При этом при продаже алкогольных напитков и табачных изделий наименования товаров и их стоимость обязательно записываются в отрывной части и в корешке расчетной квитанции.

Если при продаже товара (услуги) устанавливается скидка или надбавка относительно стоимости единицы измерения товара (услуги), то общая сумма скидки (надбавки) может указываться в корешке и в отрывной части расчетной квитанции в скобках рядом с суммой расчета с соответствующей отметкой ("зн" или "нд").

Возобновление электроэнергии (возврат РРО из ремонта)

При возобновлении подачи электроэнергии (возврате из ремонта РРО) кассиру следует осуществить следующие действия:

- подсчитать сумму выручки по корешкам заполненных расчетных квитанций;

- полученную сумму провести через кассовый аппарат как выручку;

- сделать X-отчет и Z-отчет;

- заполнить разделы 2 и 3 КУРО.

Сумма полученной выручки через РРО может проводиться отдельно. Если же операций продажи было много, то всю выручку можно провести как продажу одного товара. Для этого в РРО программируется любой товар со свободной ценой. Если осуществлялась продажа товара как облагаемого НДС, так и не облагаемого, освобожденного от обложения НДС или с разными ставками НДС, то в этом случае через РРО суммы таких продаж проводятся отдельно по каждой ставке НДС.

Кроме этого, если субъект предпринимательской деятельности среди прочих товаров осуществляет продажу алкогольных напитков и пива, то ему можно запрограммировать два товара со свободной ценой и по одному из них проводить сумму выручки за проданные алкогольные напитки и пиво, а по другому сумму, вырученную за все остальные товары. Такая предусмотрительность облегчит расчет суммы сбора на развитие виноградарства, садоводства и хмелеводства.

Х-отчет нужен для сверки. Сумма, указанная в Х-отчете, должна совпадать с суммой выручки, подсчитанной по расчетным квитанциям. После выполнения Х-отчета в соответствии с п. 4.9 Порядка применения РРО следует выполнить Z-отчет, а уже на его основании заполняется КУРО.

В графе 6 раздела 3 КУРО указывается дата и время ввода РРО в эксплуатацию после вынужденного перерыва, в графе 7 - номер последней расчетной квитанции, а в графе 8 - номер Z-отчета.

Следует отметить, что если на момент отключения электроэнергии (выхода РРО из строя) на месте расчетов не было наличных средств и операция "Служебное внесение" не осуществлялась, то в графе 5 и графе 7 раздела 3 КУРО проставляется прочерк.

После возобновления работы РРО или на конец рабочего дня кассир заполняет раздел 2 КУРО "Учет движения наличных средств и сумм расчетов":

- в графе 1 указывается дата текущего дня;

- в графе 2 - номер Z-отчета, выполненного после возобновления работы РРО. Если до конца рабочего дня не была возобновлена работа РРО, то указывается номер РК;

- в графе 3 - сумма, внесенная в РРО начале рабочего дня (операция "Служебное внесение");

- в графе 4 - прочерк. Если в течение дня осуществлялась операция "Служебная выдача", то в этой графе указывается сумма такой выдачи;

- в графе 5 - общая сумма выручки (сумма, проведенная через РРО до его выхода из строя, и полученная при использовании расчетных квитанций);

- в графе 6 - сумма выручки, облагаемая НДС по ставке 20 %;

- в графе 7 - сумма НДС;

- в графе 8 - прочерк. Если осуществлялась операция возврата товара, то в этой графе указывается выданная покупателю сумма.

Что касается необходимости проведения записи "Служебная выдача" в корешке последней расчетной квитанции. Согласно п. 9.7 Порядка ведения КУРО и РК сумма наличности, изымаемой в течение рабочего дня с места проведения расчетов, записывается в корешок расчетной квитанции с пометкой "Служебная выдача". Пунктом. 4.9 Порядка применения РРО предусмотрено обязательное снятие Z-отчета после возобновления работы РРО. При этом при необходимости выполняется операция "служебное внесение" на сумму наличности, сохраняемой в месте проведения расчетов. То есть жесткого требования по отражению в корешке последней расчетной квитанции записи "Служебная выдача" указанные порядки не содержат.

Примеры заполнения КУРО и РК в случае отключения электроэнергии

Пример 1. Отключение и включение электроэнергии произошло в течение одного рабочего дня.

26 марта 2010 года в начале рабочего дня операцией "Служебное внесение" в ящик РРО была внесена разменная монета в сумме 15 грн. Отключение электроэнергии произошло в 14²⁰. До момента отключения электроэнергии сумма выручки за проданные товары составила 250 грн. (товарные чеки № 3849 - 3945). Электроэнергию включили в 15³⁰. За время отключения электроэнергии продажа осуществлялась с помощью расчетных квитанций (квитанции № АААА222333 - АААА222444). Сумма выручки за это время составила 125 грн. Номер первого Z-отчета после включения электроэнергии - Z-3333.

После включения электроэнергии предприятие продолжило реализацию товаров. Сумма выручки составила 60 грн. В конце рабочего дня выполнен Z-отчет № Z-3334.

Пример 2. Отключение и включение электроэнергии произошло в разные рабочие дни.

24 марта 2010 года в начале рабочего дня операцией "Служебное внесение" в ящик РРО была внесена разменная монета в сумме 15 грн., 25 и 26 марта 2010 года - по 20 грн. Отключение электроэнергии произошло 24 марта 2010 года в 14²⁰. До момента отключения электроэнергии сумма выручки за проданные товары составила 250 грн. (товарные чеки № 3849 - 3945). Электроэнергию включили 26 марта 2010 года в 15³⁰.

За время отключения электроэнергии продажа осуществлялась с помощью расчетных квитанций:

- 24 марта 2010 года после отключения электроэнергии на сумму 125 грн. (РК № 12345678р/1, квитанции № АААА222333 - АААА222444);

- 25 марта 2010 года на сумму 350 грн. (РК № 12345678р/1, квитанции № АААА222445 - АААА222500) и на сумму 400 грн. (РК № 87654321р/2, квитанции № ВВВВ111222 - ВВВВ111333);

- 26 марта 2010 года до включения электроэнергии на сумму 175 грн. (РК № 87654321р/2, квитанции № ВВВВ111334 - ВВВВ111400).

Номер первого Z-отчета после включения электроэнергии - Z-3333.

После включения электроэнергии предприятие продолжило реализацию товаров. Сумма выручки составила 60 грн. В конце рабочего дня выполнен Z-отчет № Z-3334.

Особенности заполнения отчета об использовании РРО и КУРО (РК)

Форма № ЗВР-1 "Отчет об использовании регистраторов расчетных операций (расчетных книжек)" представляется в орган налоговой службы не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Если в месяце, за который представляется отчет, были случаи отключения электроэнергии или поломки РРО и расчеты осуществлялись с использованием КУРО и РК, то в графу 2 расчета вписываются слова "Расчетная книжка", а в графу 3 - ее номер. При этом суммы самих расчетов в графах 4, 5, 6 и 7 расчета не отражаются и в них ставятся прочерки.

В случае если за время отключения электроэнергии полностью была использована одна или несколько РК, то вместе с отчетом представляется справка об использованных РК.