ГОТІВКОВІ РОЗРАХУНКИ У ПРИКЛАДАХ

"Баланс"

№ 15, від 22 лютого 2010 р.

Ольга Богданова

бухгалтер

При удаваній однотипності касових операцій на практиці виникає безліч запитань, на які немає прямих відповідей у нормативних документах. Від таких каверзних завдань не застрахований жоден бухгалтер або касир. Щоб не витрачати час на пошуки алгоритму їх вирішення — скористайтеся готовими відповідями з наших прикладів.

Приклад 1

Покупець повернув виробнику оплачену через банк продукцію та вимагає повернення грошей

Підприємство-виробник відвантажило зі складу покупцю свою продукцію. Покупець оплатив її вартість через банк. Через 5 днів покупець повернув підприємству продукцію через поломку та зажадав повернути йому гроші. Чи може підприємство в такій ситуації видати покупцю готівку з каси? Чи треба проводити повернення грошей через РРО?

Як відомо, продавець зобов'язаний повернути покупцю кошти, сплачені за продукцію неналежної якості (ст. 678 ЦК, ст. 8 Закону від 12.05.91 р. № 1023-ХІІ, див. "БАЛАНС", 2009, № 64 - 65). Форму повернення грошей (безготівкова або готівкова) законодавством не застережено. У нашому випадку йдеться про готівкову форму.

Видача готівки покупцю за повернений ним товар — це розрахункова операція (ст. 2 Закону від 06.07.95 р. № 265/95-ВР, далі — Закон про РРО, див. "БАЛАНС", 2009, № 48 - 49). Тому за загальним правилом операцію треба проводити через РРО — незалежно від того, застосовувався РРО при отриманні грошей від покупця чи ні (про це також сказано в листі ДПАУ від 06.07.09 р. № 14083/7/23-7017/572). Проте із загального правила є виняток. Наприклад, винятком є торгівля продукцією власного виробництва (окрім підприємств торгівлі та громадського харчування — п. 1 ст. 9 Закону про РРО). При цьому розрахунки повинні проводитися в касі підприємства з оформленням прибуткових та видаткових касових ордерів.

Таким чином, підприємство може повернути такому покупцю гроші готівкою — у касі підприємства з оформленням видаткового касового ордера; РРО при цьому не потрібний.

Приклад 2

Директор зняв гроші з КПК, але не подав до бухгалтерії звіт

Директор двічі знімав гроші (500 грн. та 1 000 грн.) із корпоративної платіжної картки (КПК) 3 місяці тому — у листопаді, коли бухгалтер на підприємстві ще не працював. Документи на підтвердження витрачання готівки відсутні, авансовий звіт не складався. Якими в цьому випадку можуть бути наслідки для підприємства?

Кошти, списані з карткового рахунка підприємства з використанням КПК, уважаються виданими під звіт утримувачу платіжної картки (п. 3.12 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 19.04.05 р. № 137, далі — Положення № 137, див. "БАЛАНС", 2009, № 38 - 39).

У цьому випадку було порушено вимоги п. 2.11, 2.12 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637, далі — Положення № 637):

• готівку видано під звіт без отримання звіту за видані раніше грошові кошти (директор повинен був подати до бухгалтерії звіт за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 19.09.03 р. № 440, до закінчення третього банківського дня, що настає за днем, у якому він придбав ТМЦ або оплатив послуги (пп. 9.10.2 Закону від 22.05.03 p. № 889-IV, див. "БАЛАНС", 2008, № 60 - 61);

• порушено строк використання виданої під звіт готівки (не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання грошей працівником).

Це означає, що органи ДПС при перевірці мають право застосувати штраф у розмірі 25 % виданої під звіт суми (ст. 1 Указу Президента від 12.06.95 р. № 436/95, далі — Указ № 436/95, див. "БАЛАНС", 2009, № 38 - 39, с. 27). Уточнимо: штраф можна застосувати протягом 6 місяців після виявлення порушення, але не пізніше ніж через рік із моменту порушення, оскільки такий штраф є адміністративно-господарською санкцією (ст. 250 Господарського Кодексу, лист НБУ від 10.08.07 р. № 11-113/3036-8220). У нашій ситуації сума штрафу становитиме 500 грн., у тому числі: за перше порушення — 125 грн. (500 грн. х 25 %), за друге — 375 грн. (500 грн. х 25 % + 1 000 грн. х 25 %).

Додамо, що підприємство повинне притягати до фінансової відповідальності директора (підстава — пп. 9.10.3, 9.10.4 Закону № 889). Оскільки кошти не повернені до кінця звітного місяця, слід нарахувати на неповернену суму і штраф (15 %), і ПДФО (15 %).

Суму податку та штрафу треба було утримати з доходу директора за той місяць, у якому було допущене порушення, і перерахувати до бюджету одночасно із сумою ПДФО за звітний місяць (лист ДПАУ від 21.04.04 р. № 3928/5/17-3116). Але оскільки цього не було зроблено, то утримати штраф і ПДФО треба в місяці, коли виявлено порушення (тобто в лютому).

Штраф і ПДФО треба перерахувати при отриманні грошових коштів на виплату доходу за лютий (пп. 8.1.2 Закону № 889). Якщо дохід нараховано, але не виплачено — протягом 30 днів, що настають за останнім днем звітного податкового місяця (лютого). Якщо дохід виплачується готівкою з каси (із виручки), треба перерахувати до бюджету штраф і ПДФО протягом банківського дня, що настає за днем такої виплати (пп. 8.1.4 Закону № 889). Якщо цього не зробити, то при перевірці контролюючі органи застосують до підприємства штраф у подвійному розмірі від сум ненарахованого ПДФО (пп. 17.1.9 Закону від 21.12.2000 р. № 2181-ІІІ, див. "БАЛАНС", 2008, № 90). А щоб у подальшому уникнути штрафів, проінформуйте директора, у які строки треба звітувати за отримані під звіт кошти.

Приклад 3

Гроші, витрачені працівником на госппотреби підприємства, повертають на його особисту картку

Директор придбав за свій рахунок оргтехніку для підприємства на суму більше 10 000 грн. в один день. Чи можна повернути йому цю суму на особисту платіжну картку (ОПК)?

Так, можна. Для цього директор повинен здати в бухгалтерію авансовий звіт і первинні документи, що підтверджують витрати, які повинні бути оформлені на підприємство. Після затвердження авансового звіту підприємство зобов'язане погасити заборгованість перед директором (лист НБУ від 01.09.06 р. № 11-113/3225-9206). Законодавством спосіб погашення не застережено — це може бути і перерахування грошей на ОПК директора. Але така можливість повинна бути передбачена в договорі з банком (п. 2.11 Положення № 137). Також директору треба подати заяву до бухгалтерії.

Перерахувати гроші на ОПК директора можна і в сумі більше 10 000 грн. на день. Адже обмеження, установлене п. 2.3 Положення № 637 та постановою Правління НБУ від 09.02.05 р. № 32, стосується тільки готівкових розрахунків між суб'єктами господарювання. А в нашій ситуації розрахунок із директором здійснюється в безготівковій формі (п. 1.4 Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 21.01.04 р. № 22).

Хочемо попередити: обмеження "не більше 10 000 грн. на день за одним або декількома платіжними документами" поширюється на розрахунки підприємства з іншим СПД, навіть якщо витрачено кошти працівника. Адже працівник представляє інтереси підприємства, виступаючи від його імені. Якщо оргтехніка придбавалася в одного постачальника, додайте суму перевищення до залишку готівки в касі на кінець дня та порівняйте отриману суму із затвердженим лімітом каси (п. 2.3 Положення № 637). Якщо вона виявиться більше ліміту — органи ДПС застосують штраф за перевищення ліміту каси в розмірі двократної суми перевищення (ст. 1 Указу № 436/95). А якщо сума вийде менша від ліміту каси — штрафу не буде.

Приклад 4

Вечірня виручка надходить після інкасації

Стоматологічна фірма працює до 20.00. Вечірня інкасація виручки відбувається до 18.30. Клієнти розплачуються після інкасації готівкою на суму, що перевищує ліміт каси. Що робити?

Фірма може прийняти від клієнта після інкасації будь-яку суму готівки (навіть понад ліміт) на оплату за надані послуги. При цьому щоб не порушити норми Положення № 637, підприємство повинне:

• оприбуткувати гроші цього ж дня в повному обсязі в касі підприємства (п. 2.6 Положення № 637) — оформити прибутковий касовий ордер і зробити відповідні записи в касовій книзі;

• здати в банк суму, що перевищує ліміт каси, не пізніше наступного робочого дня банку або видати її наступного дня під звіт на госппотреби. Тоді сума, що надійшла від клієнтів понад установлений ліміт, не вважатиметься понадлімітною в день її надходження (п. 5.10 Положення № 637).