|
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим его стаж и характер выполняемой работы (ст. 48 КЗоТ, ст. 62 Закона Украины «О пенсионном обеспечении» от 05.11.91 г. № 1788-XII). Она не должна содержать неправильных или неточных записей.
От записей в трудовой книжке зависит право работника на льготы при назначении пенсий, выплаты за выслугу лет, дополнительный ежегодный отпуск (ст. 7 и 8 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР). Поэтому при ее заполнении важно не допускать ошибок.
К примеру, если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае очень важно, чтобы запись в трудовой книжке соответствовала наименованию, предусмотренному Списком № 1 или № 2, иначе работник может утратить право на получение льготной пенсии.
Трудовая книжка должна быть оформлена согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (далее – Инструкция).
Одним из самых сложных при работе с трудовыми книжками всегда был вопрос об исправлении неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях». Исправленные сведения о приеме, увольнении, переводах на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать тексту приказа (распоряжения). Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
Ошибки, неправильные, неточные или неполные записи, допущенные при заполнении трудовых книжек, нельзя исправлять, зачеркивать, подделывать, подчищать, заклеивать и замазывать корректирующей жидкостью. Внесение изменений путем зачеркивания имеющейся информации допускается только на титульном листе и странице 33 трудовой книжки.
После заполнения трудовой книжки с особой внимательностью следует проверить правильность записей для выявления возможных ошибок. В случае выявления неверных записей они должны быть в установленном порядке признаны недействительными и изменены путем внесения правильных записей.
Напоминаем, что ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия (п. 4 постановления КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301), который своим приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.
За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных законодательством случаях – иную ответственность, в т. ч. административную по ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях.
Анализ содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых в государственных и, особенно, в негосударственных организациях, в частности физическими лицами-работодателями, показывает, что работники кадровых служб при заполнении трудовых книжек делают немало ошибок во всех разделах. Главная причина этих ошибок – простая невнимательность.
Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают работники кадровых служб при заполнении трудовых книжек, и порядок их устранения.
|
Типичные ошибки в порядке ведения, учета и хранения трудовых книжек |
Порядок внесения изменений, исправление ошибок |
|
1. Наиболее частой ошибкой при заполнении титульного листа трудовой книжки является неверное написание фамилий, имен, отчеств, числа, года и месяца рождения. Например, фамилия Денисенко записана как Динисенко, отчество Георгиевич как Григорьевич, вместо Марина – Мария, дата рождения по паспорту 8 марта 1987 г., запись внесена как 8 мая 1978 г. |
В случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки исправления не допускаются, бланк считается испорченным (аннулированным), списывается по акту формы № П-11 (утверждена приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 р. № 277) и заполняется новый бланк. |
|
2. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) «на слух». |
Работник кадровой службы обязан заполнить фамилию, имя, отчество полностью без сокращений и дату рождения на основании данных паспорта. Согласно пункту 1.4 Инструкции лица, впервые поступающие на работу и не имеющие трудовой книжки, обязаны предъявлять паспорт (свидетельство о рождении). |
|
3. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывают неразборчиво. |
В конце титульного листа трудовой книжки ответственные работники кадровых служб должны ставить не свою личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию, без сокращений и объединения с инициалами. Об этом указано под чертой для подписи – «разборчиво». |
|
4. У работника не проставлена печать на титульном листе трудовой книжки. Это обнаружено по истечении нескольких лет работы на других предприятиях. |
Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впервые заполняется трудовая книжка, или печатью кадровой службы этой организации (п. 2.12 Инструкции). Для исправления ошибки работник должен обратиться на предприятие, которое не проставило печать. Если оно ликвидировано, то изменения может внести правоприемник, а в случае его отсутствия – вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации – городские (областные) архивные учреждения (п. 2.8 Инструкции). |
|
5. Печать на титульном листе трудовой книжки закрывает подпись владельца трудовой книжки и лица, заполнившего этот документ. |
Печать ставится на месте, установленном на бланке трудовой книжки (М. П.), и не должна закрывать ничьих подписей. |
|
6. После заполнения первой страницы (титульного листа) трудовой книжки и вкладышей к ней не проставляется подпись владельца трудовой книжки. |
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных записей (п. 2.12 Инструкции). |
|
7. Запись об изменении фамилии, сделанная на внутренней стороне обложки, не заверена печатью. |
Изменения персональных данных подтверждаются паспортом, свидетельством о браке, о расторжении брака со ссылкой на номер и дату этих документов. Изменения вносятся на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или работника кадровой службы и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.13 Инструкции). |
|
8. При изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки прежняя запись замазана корректором или зачеркнута так, что не читается. |
Правилами пункта 2.13 Инструкции установлено, что при изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения прежняя запись зачеркивается одной чертой (при этом должна легко читаться). Сверху, снизу, либо на той же строке записывают новые данные. В ином случае бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению по акту формы № П-11, а работнику должен быть выдан дубликат. |
|
9. Работнику оформили изменение фамилии на титульном листе трудовой книжки, но не внесли эти изменения во вкладыш трудовой книжки. |
Если в трудовой книжке есть вкладыш, то изменения на титульном листе трудовой книжки дублируются и на титульном листе вкладыша. |
|
10. В трудовую книжку запись внесена ручкой с зелеными или красными чернилами. |
Записи в трудовую книжку вносятся аккуратно шариковой или перьевой ручкой черными, синими или фиолетовыми чернилами (п. 2.4 Инструкции). Записи другими цветными чернилами со временем могут выцвести и стать нечитаемыми, и работнику придется подтверждать справками периоды работы, в которые они были сделаны. |
|
11. При оформлении новой трудовой книжки вместо утраченной или поврежденной не ставятся надписи «Дубликат» или «Выдан дубликат». |
Согласно пунктам 5.1 и 5.5 Инструкции в случае утери трудовой книжки оформляется новая с указанием в правом верхнем углу первой (титульной) страницы «Дубликат». В случае повреждения трудовой книжки (обгорела, порвана, испачкана) на первой странице непригодной трудовой книжки делается надпись «Выдан дубликат». При последующем трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявлять дубликат трудовой книжки. |
|
12. При заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» (графа 3) не вносится запись об общем стаже работника в прошлом. |
Если работник до трудоустройства на данное предприятие имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки перед первой записью в разделе «Сведения о работе» в графе 3 в первую очередь вносится запись об общем стаже его работы. При этом данные об общем стаже записываются суммарно: «До приема на работу общий трудовой стаж составляет девять лет три месяца двадцать пять дней». Затем на основании предоставленных работником справок или заверенных в установленном порядке копий приказов с предыдущих мест работы вносятся записи о предыдущих периодах работы в порядке, предусмотренном пунктом 5.3 Инструкции. |
|
Примечание: Если трудовая книжка была повреждена (утеряна) в период работы на предприятии, которое является для работника первым местом работы, записи в раздел «Сведения о работе» вносятся в обычном порядке на основании приказов данного предприятия. | |
|
13. В трудовой книжке не проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш». Вкладыш не вшивается в трудовую книжку. |
Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов, выдается вкладыш к трудовой книжке. При этом порядковая нумерация записи (графа 1 соответствующего раздела) продолжается во вкладыше. |
|
Примечание: Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом в обложку в самом конце. К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца. | |
|
14. При приеме на работу в разделе «Сведения о работе» не записывается, в виде заголовка, полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Порой встречаются сокращенные наименования, например: АТП, ТИТ НПКФ, СП К.А.С.Т. ЛТД, Тов. УКМ группа. |
Наименование организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. При приеме на работу в 3-й графе трудовой книжки сначала в виде заголовка пишется полное наименование организации в соответствии с учредительными документами. Например: «Киевский завод по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники». Ниже, без пропуска строки пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером с соответствующей датой и ссылкой на приказ (п. 2.14 Инструкции). |
|
15. В графе 3 трудовой книжки в заголовке наименования организации допускаются ошибки, например: вместо «Закрытое акционерное общество «Буран» написано «Открытое акционерное общество «Буран». |
Если при заполнении трудовой книжки допущена и замечена ошибка в заголовке наименования организации, то строкой ниже ошибочной записи вносится правильная. Пишется: «В наименовании организации допущена ошибка. Запись изменена на «Закрытое акционерное общество «Буран». |
|
16. В графе 3 трудовой книжки обнаружена ошибка в заголовке наименования организации в период работы работника на других предприятиях. |
В Инструкции нет ответа, как исправить ошибку, допущенную много лет назад в записи о наименовании организации. У кадровиков сложилась следующая практика решения этого вопроса. Они посылают письменный запрос в организацию, допустившую ошибку. Полученный документ с предыдущего места работы, в котором указано правильное название, хранят в трудовой книжке. |
|
17. В трудовые книжки не вносятся сведения об изменении наименования организации. |
17. Согласно пункту 2.15 Инструкции записи о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносятся в раздел трудовых книжек «Сведения о работе», например: «Общество с ограниченной ответственностью «Солнечный свет» с 25 февраля 2008 г. переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Добрый путь». В графе 4 приводится основание – приказ о переименовании. |
|
Примечание: Невнесение в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации может привести к трудностям при оформлении пенсии, поскольку могут потребоваться дополнительные документы (справки с прежнего места работы или архивных учреждений) для подтверждения периодов работы. | |
|
18. Записи об изменении наименования организации, внесенные в трудовую книжку, удостоверяются печатью. |
Печать в разделе «Сведения о работе» ставится только при оформлении увольнения из организации после подписи руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции). |
|
19. Неточные или неправильные записи, внесенные в раздел «Сведения о работе», зачеркиваются и исправляются пометкой «Исправленному верить». |
Зачеркивание неправильных записей не допускается. Необходимые исправления вносятся согласно пункту 2.10 Инструкции в следующем порядке: |
|
Примечание: Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки без внесения в дубликат записи, признанной недействительной (п. 2.10 Инструкции). | |
|
20. При внесении сведений о приеме на работу переписана почти вся информация из приказа. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора с месячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию». |
Инструкция предусматривает внесение сведений о названии отдела и должности без указания отдельных особенностей и характера работы. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора». |
|
21. Приказы о приеме на работу не содержат сведений о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, участок, отдел), а также разряде. |
Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. При его оформлении указывается структурное подразделение, должность, разряд, а также другие условия приема на работу. Соответственно, необходимые сведения указываются и в трудовой книжке, например: «Принят столяром четвертого разряда в столярный цех». |
|
22. Наименование должности или профессии, записанное в трудовую книжку, не соответствует Классификатору профессий. Например: «Принята на должность офис-менеджера». |
Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносятся в трудовою книжку в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий (п. 2.14 Инструкции). В случае обнаружения несоответствия исправление осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Например: «Запись № 18 недействительна. Принята на должность секретаря руководителя». |
|
Примечание: Исправлению в трудовой книжке записи о наименовании должности или профессии, не соответствующей Классификатору профессий, как правило, предшествует внесение изменений в штатное расписание и соответствующий приказ о приеме на работу. | |
|
23. Наименование должности или профессии в трудовой книжке не соответствует должности, указанной в приказе о приеме на работу. |
Все записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции). Неправильная запись исправляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. |
|
24. В раздел «Сведения о работе» вносятся записи: |
Записи о временном переводе работников на другую работу, совмещении ими профессий (должностей) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника в трудовую книжку не вносятся. |
|
25. Запись о приеме на работу заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия. |
Печатью заверяются только записи об увольнении после подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции). |
|
26. Название предприятия включается в текст записи о приеме на работу. Например: «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ в автотранспортное предприятие «Перевозчик». |
Название предприятия пишется в графе 3 в виде заголовка, а далее отдельной строкой «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ» (п. 2.14 Инструкции). |
|
27. При записи в трудовую книжку причины увольнения не делается ссылка на соответствующую статью КЗоТ. |
Записи в трудовые книжки о причинах увольнения должны вноситься в точном соответствии с формулировками действующего трудового законодательства и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона. Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины», «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ» (п. 2.25 Инструкции). |
|
28. Неверная запись в трудовой книжке обнаружена после оформления увольнения, когда поставлена подпись и печать. |
Сначала в трудовой книжке в виде заголовка пишется наименование предприятия. Ставится порядковый номер записи по хронологи (следующий после записи об увольнении), дата и вносится исправление в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Исправление заверяется подписью работника кадровой службы и печатью. |
|
29. Запись об увольнении заверена печатью другой фирмы. |
Эта запись признается недействительной, затем делается правильная запись в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции, и ставится нужная печать. |
|
30. Записи в разделе «Сведения о работе» не нумеруются или нумерация прерывается. Порядковые номера с 1 по 9 пишутся как 01, 02, 03 и т. д. |
Зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Сведения о работе обязательно нумеруются. В графе 1 ставят порядковый номер записи (1, 2 и т. д.), в графе 2 указывают дату приема на работу (перевода, увольнения) в соответствии с приказом, например: 04.08.2009 (п. 2.14 Инструкции). |
|
31. В графе 2 трудовой книжки даты приема на работу проставлены римскими цифрами или шестью арабскими цифрами, год написан двумя цифрам. Например, X.V.09 или 02.06.2008. |
Записи в графе 2 трудовой книжки выполняются арабскими цифрами, число и месяц – двузначными цифрами, год – четырехзначной цифрой (п. 2.4. Инструкции). Например: работник принят на работу по приказу 1 апреля 2009 г., в графе 2 трудовой книжки записывается 01.04.2009. |
|
32. В графе 2 ошибочно проставленные даты приема на работу (перевода, увольнения) зачеркиваются. |
Зачеркивать, подчищать записи с ошибочным указанием даты приема на работу, перевода на другую постоянную работу, увольнения не допускается. Порядок изменения записи о дате приведен в примере 2. Аналогично исправляются записи с ошибочным указанием реквизитов приказа. |
|
33. Даты записей в трудовых книжках не соответствуют датам, указанным в приказах о приеме, переводе на другую постоянную работу или увольнении. |
Записи в трудовых книжках должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции). |
|
34. В графе 4 слово «Приказ» пишется сокращенно «Пр.». |
В трудовой книжке лучше не допускать каких-либо сокращений. Название документа, на основании которого внесена запись, пишется полностью («Приказ» вместо «Пр.»). |
|
35. В графе 4 делается запись с нарушением самой формы записи, например: «Приказ № 34 от 14.03.2009». |
В графе 4 трудовой книжки указана необходимая последовательность внесения записи (документ, его дата и номер), поэтому следует писать: «Приказ от 14.03.2009 № 34». |
|
36. В разделе «Сведения о работе» кадровики делают пометки на страницах трудовых книжек о стаже работы работников на разных предприятиях. |
Подобный «опыт» не соответствует Инструкции. Никакие дополнительные сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в т. ч. для служебного пользования. |
|
37. Между записями в трудовой книжке пропущены строки. |
С целью предупреждения возможных нарушений (например, неправомерного дописывания периодов работы, переводов на другую должность и т. п.) пропуск строк между записями в трудовой книжке не допускается. |
|
38. Учебные заведения оформляют трудовые книжки студентам, которые их не имеют, и вносят в них записи о времени учебы на дневном отделении. |
Выпускникам учебных заведений, которые не имеют трудовых книжек, этот документ выписывается по месту работы. Отдельной строкой в него вносится запись о времени обучения в высшем учебном заведении со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (п. 2.18 Инструкции). |
|
Примечание: Студентам, слушателям курсов, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебные заведения (научные учреждения) вносят записи о времени учебы на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших учебных заведений. Основанием для таких записей являются приказы учебных заведений (научных учреждений) о зачислении на обучение и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов (п. 2.16 Инструкции). | |
|
39. В трудовые книжки лиц, отбывающих наказание в виде исправительных работ без лишения свободы, не вносится запись о том, что данный период не засчитывается в общий и непрерывный стаж работы. |
Согласно пункту 2.21 Инструкции время отбывания исправительных работ без лишения свободы не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж, о чем в трудовой книжке делается соответствующая запись, например: «Время работы с 10.05.2006 по 10.05.2008 не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж». |
|
Примечание: Указанные записи вносятся в трудовые книжки после окончания фактического срока отбывания наказания, который устанавливается по справкам органов МВД Украины. Основанием для внесения записей в трудовые книжки является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, изданный в соответствии с приговором (постановлением) суда. | |
|
40. В трудовые книжки работников не вовремя вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении. |
Записи в трудовые книжки о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу вносятся не позднее недельного срока после издания приказа, а в случае увольнения – в день увольнения (п. 2.4 Инструкции). |
|
41. В графе 3 разделов «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» записи в трудовую книжку вносятся без указания наименования организации, которая поощряет работника. |
В графе 3 указанных разделов вначале проставляется в виде заголовка полное наименование организации, затем строчкой ниже вносятся записи о награждениях/поощрениях. |
|
42. В графе 3 разделов ««Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» допущена ошибка. |
Изменение неправильной записи в указанных разделах осуществляется в общем порядке согласно пункту 2.10 Инструкции (пример 3). |
|
43. Сведения, внесенные в разделы трудовой книжки «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях», не заверяются печатью предприятия. |
Записи о награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на предприятии, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.4 Инструкции). |
|
44. В раздел «Сведения о поощрениях» вносятся записи о всех премиях, получаемых работником. |
В трудовой книжке не отражаются записи о премиях, предусмотренных системой заработной платы или носящих регулярный характер (п. 2.23 Инструкции). |
|
45. Надпись «Сведения о награждениях» («Сведения о поощрениях») зачеркивается. Вместо нее проставляется надпись «Сведения о работе» и записи о работе делаются на страницах, предназначенных для внесения сведений о награждениях и поощрениях. |
Внесение записей о работе на страницах, не отведенных для этих целей, Инструкцией не предусмотрено. В случае отсутствия свободного места для внесения сведений о работе выписывается вкладыш к трудовой книжке (п. 3.1 Инструкции). |
|
46. После записи об увольнении не внесена информация о повышении квалификации за последние два года перед увольнением. |
После записи об увольнении в трудовые книжки работников трудоспособного возраста вносится запись о повышении квалификации, если работник проходил такое повышении в последние два года перед увольнением (п. 4.1 Инструкции) (пример 4). |
|
47. В трудовые книжки работников, имеющих право на пенсию на льготных условиях по Списку № 1 или № 2, не вносятся записи о результатах аттестации рабочих мест. |
Согласно пункту 2.14 Инструкции если работник имеет право на пенсию на льготных условиях, в трудовой книжке делается запись на основании приказа, изданного по результатам аттестации рабочих мест. Запись должна отвечать Спискам производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающим право на льготное пенсионное обеспечение (пример 5). |
|
48. Сотрудники кадровых служб не знакомят работников с записями, вносимыми в трудовые книжки на основании приказов (распоряжений), под роспись в личной карточке формы № П-2. |
Согласно пункту 2.5 Инструкции с каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (раздел IV «Назначение и переводы» типовой формы № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны Украины от 25.12.2009 г. № 495/656). |
|
49. На небольших предприятиях не ведутся книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. |
Лица, ответственные за ведение трудовых книжек, ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. № 277). В ней регистрируются все трудовые книжки работников, принятые при трудоустройстве и выданные при увольнении. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя предприятия и печатью (п. 7.1 Инструкции). |
|
50. Трудовые книжки работников хранятся в столах у физлиц-работодателей. |
Согласно пункту 2.20 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физических лиц – субъектов предпринимательской деятельности и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, кухарки, няни, водители), хранятся непосредственно у работников. |
|
51. Физлица-работодатели заполняют первую страницу (титульный лист) трудовой книжки работнику, поступающему на работу впервые. |
Физическое лицо-работодатель не вправе заполнять первую страницу трудовой книжки, т. к. документ должен быть оформлен и подписан лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать предприятия (или кадровой службы), на котором впервые заполняется трудовая книжка (п. 2.12 Инструкции). |
|
52. Чистые бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфе у работников кадровых служб. |
Согласно пункту 7.2 Инструкции бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. |
Как можно исправить в трудовой книжке ошибку, обнаруженную спустя несколько лет после увольнения?
Согласно пункту 2.6 Инструкции в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление выполняется на том предприятии, где была внесена соответствующая запись. При этом сведения о работе должны полностью соответствовать оригиналу приказа (распоряжения), а в случае его утери – другому документу данного предприятия, подтверждающему выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работника, личные карточки, расчетные ведомости и т. д.). Свидетельские показания не являются основанием для исправления внесенных ранее записей (п. 2.9 Инструкции).
Если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, то изменение вносит его правопреемник и заверяет своей печатью, а в случае его отсутствия – вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации – областной (городской) архив (п. 2.8 Инструкции).
Инструкция не предусматривает оснований для выдачи трудовой книжки работнику на руки во время его работы на предприятии. Трудовая книжка выдается работнику при увольнении в последний день работы. Поэтому исправление записей на предыдущих местах работы возможно в промежутках между увольнением и приемом на новое место работы, когда трудовая книжка находится у работника на руках (пример 6).
Напомним, что согласно пункту 2.20-1 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физлиц-СПД (без создания юрлица с правом найма) и физлиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг, хранятся непосредственно у работников. Поэтому такие работники имеют право в любое время обратиться с просьбой об исправлении ранее внесенной неверной записи на предыдущее место работы.
Пример 1
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
№ месяца |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) |
На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) | ||
|
число |
месяц |
год | |||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||
|
|
|
|
|
Закрытое акционерное общество «Искра» |
|
|
8 |
05 |
06 |
2009 |
Принят на должность старшего бухгалтера |
Приказ от 05.06.2009 № 81-к |
|
9 |
05 |
06 |
2009 |
Запись № 8 недействительна. Принят на должность заместителя главного бухгалтера |
Приказ от 05.06.2009 № 81-к |
Пример 2
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
№ месяца |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) |
На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) | ||
|
число |
месяц |
год | |||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||
|
|
|
|
|
Завод «Бетонмаш» |
|
|
4 |
06 |
04 |
2009 |
Принят токарем пятого разряда в механический цех |
Приказ от 07.04.2009 № 16-к |
|
5 |
06 |
04 |
2009 |
Запись № 4 в графе 2 недействительна. |
Приказ от 07.04.2009 № 16-к |
|
|
07 |
04 |
2009 |
Принят токарем пятого разряда в механический цех | |
Пример 3
СВЕДЕНИЯ О ПООЩРЕНИЯХ
|
№ месяца |
Дата |
Сведения о поощрениях, связанных с работой на предприятии, в учреждении или организации |
На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) | ||
|
число |
месяц |
год | |||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||
|
|
|
|
|
Завод «Электронмаш» |
|
|
1 |
10 |
11 |
2008 |
Выдана денежная премия в сумме 100 грн. за активное участие в конкурсе на звание «Лучший по профессии» |
Приказ от 10.11.2008 № 14-к |
|
2 |
21 |
11 |
2008 |
Запись № 1 недействительна. Объявлена благодарность за активное участие в конкурсе на звание «Лучший по профессии» |
Приказ от 10.11.2008 № 14-к |
Пример 4
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
№ месяца |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) |
На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) | ||
|
число |
месяц |
год | |||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||
|
18 |
15 |
02 |
2010 |
Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины. |
Приказ от 15.02.2010 № 23-к |
|
|
|
|
|
Проходил повышение квалификации в Институте лидерства, образовательного законодательства и политики с 5 по 16 октября 2009 г. |
|
|
|
|
|
|
Инспектор по кадрам Самойлова Самойлова |
|
Пример 5
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
№ месяца |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) |
На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) | ||
|
число |
месяц |
год | |||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||
|
|
|
|
|
Открытое акционерное общество «Металл» |
|
|
21 |
26 |
11 |
2008 |
Принят кессонщиком-аппаратчиком 4-го разряда цеха № 3 |
Приказ от 26.11.2008 № 84-к |
|
22 |
04 |
02 |
2009 |
Подтверждено право на пенсию по возрасту на льготных условиях по Списку № 1 (раздел XXIII позиция 23), утвержденному постановлением КМУ от 16 января 2003 г. № 36 |
Приказ от 04.02.2009 № 23-к |
Пример 6
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
№ месяца |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) |
На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) | ||
|
число |
месяц |
год | |||
|
1 |
2 |
3 |
4 | ||
|
|
|
|
|
Закрытое акционерное общество «Артем» |
|
|
11 |
03 |
08 |
2001 |
Принят на должность старшего инженера в отдел главного технолога |
Приказ от 03.08.2001 № 42-к |
|
12 |
13 |
10 |
2008 |
Уволен по собственному желанию, ст. 38 КЗоТ Украины |
Приказ от 13.10.2008 № 33-к |
|
|
|
|
|
Начальник отдела кадров Семенов А. Б. Семенов |
|
|
|
|
|
|
... |
|
|
|
|
|
|
Закрытое акционерное общество «Артем» |
|
|
16 |
23 |
11 |
2009 |
Запись № 11 недействительна. Принят на должность ведущего специалиста в отдел главного технолога |
Приказ от 03.08.2001 № 42-к |
|
|
|
|
|
Начальник отдела кадров Тополь В. И. Тополь |
|
|
Юрий Костенко |
Консультант по кадровым вопросам |