ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ СВЕРКИ
“Ориентир”
№ 11, от 20 марта 2009 г.
Подгородецкая Марина
практикующий бухгалтер
Наш заказчик предлагает нам подписывать акт сверки взаиморасчетов каждый месяц. Это не совсем удобно. Когда нужно составлять акт сверки? Как часто? По какой форме?
Для начала давайте разберемся, что собой представляет акт сверки взаиморасчетов и для чего он нужен.
1. Акт сверки взаиморасчетов — документ, в котором покупатель и продавец отражают состояние своих расчетов друг с другом на определенную дату. Он составляется при инвентаризации расчетов предприятия.
Упоминание о нем находим в п. 11.11 а) Инструкции № 69:
«11.11. При инвентаризации расчетов:
а) всем дебиторам предприятия-кредиторы должны передать выписки про их задолженность, которые предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальности задолженности. Предприятия-дебиторы обязаны на протяжении 10 дней со дня получения выписок подтвердить задолженность или заявить свои возражения».
2. Инвентаризация — проверка и документальное подтверждение фактического наличия и состояния активов и обязательств предприятия, которые сопоставляются с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация имеет свою определенную методику.
3. Инвентаризацию обязаны проводить все предприятия.
Это требование закреплено ст. 10 Закона № 996:
«Ст. 10 Инвентаризация активов и обязательств.
1. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, во время которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
2. Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным согласно законодательству».
4. Когда инвентаризация является обязательной? Об этом упоминает п. 12 Порядка № 419 и п. 3 Инструкции № 69:
|
Случаи обязательной инвентаризации |
Дата проведения инвентаризации |
|
1 |
2 |
|
Перед составлением годовой финансовой отчетности |
Не раньше 1 октября (кроме случаев, когда установлены иные сроки) |
|
При смене материально-ответственных лиц |
На день приемки-передачи дел |
|
При выявлении фактов кражи или злоупотреблений, порчи ценностей |
На день выявления таких фактов |
|
После пожара или стихийного бедствия (наводнение, землетрясение и т.д.) |
Немедленно после ликвидации пожара или стихийного бедствия |
|
При ликвидации предприятия |
На дату принятия решения о ликвидации |
|
По предписанию судебно-следственных органов |
На день получения предписания, если другой срок не установлен в предписании |
|
При передаче имущества в аренду |
На последнее число месяца, на которое осуществляется оценка имущества, которое передается в аренду |
|
При передаче предприятия и его структурных подразделений из одного подчинения в другое |
На дату передачи |
Из всего вышеперечисленного следует, что проведение ежемесячно инвентаризации расчетов не является обязательной с точки зрения действующего законодательства.
Объяснить такую частоту ее проведения можно, желанием собственника (директора) предприятия или учетной политикой, принятой на предприятии.
Ваше беспокойство по данному вопросу понятно. У бухгалтера достаточно своей текущей работы, чтобы еще заниматься и ежемесячными сверками.
РЕКОМЕНДУЕМ попытаться найти с вашим заказчиком компромисс. Например, сверяться один раз в квартал.
Что касается формы акта. В приведенных выше нормативных документах нет утвержденной формы акта сверки, поэтому она может быть произвольной.
Акт является первичным документом, значит, к нему предъявляются те же требования, что и к любому первичному документу.
Они указаны в пункте 2 ст.9 Закона Украины № 996:
«2. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие реквизиты:
- название документа (формы);
- дату и место составления;
- название предприятия, от имени которого составлен документ;
- содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
- личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции».
Ниже приводим примерный образец акта сверки взаиморасчетов.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Акт звіряння розрахунків № 1
за субрахунком 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями»
«31» березня 2009 р. м. Запоріжжя
Згідно з даними бухгалтерського обліку станом на 01.04.09 р. за покупцем ПП «Сонечко» числиться дебіторська заборгованість у сумі 10 000 грн. (Десять тисяч гривень 00 коп.)
|
Підстава |
Згідно з даними ТОВ «Хмарка» |
Згідно з даними ПП «Сонечко» (заповнює контрагент) |
| ||
|
Відвантажено |
Отримано |
Отримано |
Сплачено |
||
|
Договір купівлі-продажу № 111 від 31.12.08 р. |
Накладна № 15 від 01.02.09 р. на суму 10 000 грн. |
На поточний рахунок 5 000 грн. (п/п № 12 від 22.02.09 р.) |
Накладна № 15 від 01.02.09 р. на суму 10 000 грн. |
З поточного рахунка 5 000 грн. (п/п № 12 від 22.02.09 р.) |
|
|
Накладна № 16 від 28.02.09 р. на суму 5 000 грн. |
|||||
|
Накладна № 16 від 28.02.09 р. на суму 5 000 грн. |
|||||
|
Разом |
15 000 |
5 000 |
15 000 |
5 000 |
|
Головний бухгалтер ТОВ «Хмарка» Іванова І. І.
М. П. ТОВ «Хмарка»
Підтверджую заборгованість ПП «Сонечко» перед ТОВ «Хмарка» станом на 01.04.09 р. у сумі 10 000 грн. (Десять тисяч гривень 00 коп.).
Головний бухгалтер ПП «Сонечко» Петрова П. П.
Список использованных нормативно-правовых актов
1 .Закон Украины № 996-XIV от 16 июля 1999 г. «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» с изменениями и дополнениями.
2. Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов утв. Приказом № 69 Минфина Украины от 11.08.1994 г. с изменениями и дополнениями.
3. Порядок предоставления финансовой отчетности утв. Постановлением КМУ № 419 от 28.02.2000 г. с изменениями и дополнениями.