? Подскажите, как правильно заполнить расходный кассовый ордер при сдаче наличности в банк? Нужно ли в строках «Одержав», «___» ____________ 20__ р.», «Підпис отримувача» и «За (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)» указывать фамилию и паспортные данные кассира предприятия? Могут ли контролирующие органы оштрафовать за неправильное заполнение расходного кассового ордера?

Бухгалтер&Закон 31.08.2009 – 06.09.2009, № 14 (14)

В п. 3.7 Положения № 637 указано, что выдача наличности из кассы для сдачи ее в банк оформляется расходным кассовым ордером (далее – РКО) с отражением такой кассовой операции в кассовой книге.

Документом, подтверждающим сдачу выручки в банк, является соответствующая квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, заверенная подписями ответственных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка.

Документом, подтверждающим сдачу выручки в банк через инкассаторов, является копия сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой (наличностью), заверенная подписью и оттиском печати инкассатора-собирателя.

Документом, подтверждающим прием наличности программно-техническим комплексом самообслуживания для дальнейшего ее перевода, является квитанция, содержащая обязательные реквизиты документа на перевод наличности и подтверждающая внесение соответствующей суммы наличности в такой комплекс самообслуживания и осуществление инициирования операции по переводу наличных.

Следовательно, основным документом, подтверждающим сдачу выручки в банк, является соответствующая квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, для выдачи и отражения которой оформляется РКО. Такая квитанция является обязательным приложением к РКО, о чем делается запись в реквизите «Додаток».

В п. 3.10 Положения № 637 установлено, что РКО должны заполняться бухгалтером, с указанием основания для их составления и перечислением приложенных к ним документов. Следовательно, в реквизите «Підстава» указывается причина сдачи наличных в банк: торговая выручка, депонированная зарплата, возврат денежных средств, полученных на закупку товаров и услуг, и т. д. В реквизите «Додаток» – название документа: соответствующая квитанция или сопроводительная ведомость.

В кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличности по расходным ведомостям, платежным карточкам, сдача наличности в банк и т. п.), реквизит «Одержав» не заполняется.

Несмотря на то что в реквизите «Видати» в форме РКО предусмотрено указание фамилии, имени и отчества получателя, в данном случае в этом реквизите делается запись «банку по квитанции» или «банку по ведомости».

Это связано с тем, что в п. 3.5 Положения № 637 определен порядок выдачи отдельным физическим лицам денежной наличности (в т. ч. работникам предприятия) по РКО или по расходной ведомости. В этом случае кассир требует предъявления паспорта или документа, его заменяющего (удостоверения, пропуска, прав водителя и т. п.), записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в РКО или расходной ведомости о получении наличных с указанием полученной суммы (гривен – словами, копеек – цифрами).

При сдаче денежной наличности в банк в РКО не может указываться фамилия кассира (или лица, выполняющего его функции), поскольку деньги выдаются не под отчет работнику, а для внесения на расчетный счет. Об этот свидетельствует также корреспондирующий субсчет, который указывается в графе 4 РКО.

При заполнении РКО в бухгалтерской программе, например «1С: Бухгалтерия», при введении корреспондирующего субсчета 311 может открыться перечень субконто только по текущим счетам, если у предприятия их несколько, но никак не перечень субконто по работникам или подотчетным лицам.

Следовательно, при сдаче наличных денег в банк в реквизите РКО «Видати» указывается «Банку». Если текущих счетов несколько в разных банках, то номер счета, на который вносится денежная наличность, а в реквизите «Підпис отримувача» – подпись кассира предприятия.

Реквизит «Отримав» и реквизит, предназначенный для паспортных данных, не заполняются (см. образец).

Образец

Типова форма № КО-2

Додаток 3 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні

___     _____       ТОВ «Маркіза»______ ___ (найменування підприємства (установи, організації))

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ __34500345___

Видатковий касовий ордер
від «31» серпня 2009 р.

Видати ____банку по кв.________________________________________________________________
                                                                                                 (прізвище, ім'я, по батькові)

Підстава: ___виручка_10000 грн., підзвітні кошти на відрядження 2000 грн.___________________

Сума Дванадцять тисяч------------------------------------------------------------------------------------– грн. _00 коп.
                                                                                                               (словами)
Додаток: __кв._________________________________________________________________________

Керівник ___ Іваненко Іваненко_____            Головний бухгалтер _____ Петренко Петренко_____
                             (підпис, прізвище, ініціали)                                                                                       (підпис, прізвище, ініціали)

Одержав: _____-_____________________________________________________________ грн. __ коп.
                                                                                                               (словами)

«31» серпня 2009 р.                                             Підпис одержувача   ____Сидоров_Сидоров

За _________-__________________________________________________________________________
                                (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)

                                Видав касир _____ Сидоров_Сидоров_____
                                                                                   (підпис, прізвище, ініціали)

В заключение «Б&З» отмечает, что во время проверки выясняется правильность заполнения всех реквизитов РКО (указание нужных дат, номеров, сумм, указание оснований для их выписки, наличие подписей должностных лиц и получателей денежных средств, оттисков печатей и штампов, подписей о получении наличности и т. п.) (п. 7.9 Положения № 637).

Поскольку на квитанции к приходному документу банка или копии сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой (наличностью), которые прилагаются к РКО, разрешительная подпись руководителя предприятия не предусмотрена, то его подпись и подпись главного бухгалтера на РКО обязательны (п. 3.4 Положения № 637).

автор: Елена Бондаренко, эксперт-аналитик

Правовой глоссарий:

1. Положение № 637 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.