Важные аспекты осуществления кассовых операций:
в гривнях и инвалюте

Об осуществлении кассовых операций написано довольно большое количество статей и консультаций, поэтому в данной публикации «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН» остановится на особо важных или спорных их моментах. Тем более что за нарушения в сфере наличного денежного обращения законодательством предусмотрены довольно жесткие финансовые санкции в совокупности с административной ответственностью.

Поскольку контролирующие органы имеют дело с первичной документацией предприятия и, в первую очередь, обращают внимание на правильность ее оформления, а уж потом на законность бухгалтерских операций, на основании которых составлена данная документация, напомним о документальном оформлении кассовых документов.

Каждая операция с денежной наличностью должна быть документально подтверждена соответствующими кассовыми документами.

В п. 1.2 Положения № 637 кассовые документы определены как документы (кассовые ордера и ведомости на выплату денежных средств, расчетные документы, квитанции программно-технических комплексов самообслуживания, ведомости закупки сельхозпродукции, другие приходные и расходные кассовые документы), с помощью которых в соответствии с законодательством Украины оформляются кассовые операции, отчеты об использовании денежных средств, а также соответствующие журналы установленной формы для регистрации этих документов и книги учета.

Наличные денежные средства, поступающие в кассу предприятия, должны своевременно приходоваться (учитываться в кассе предприятия) в день их поступления и в полной сумме. Поэтому чтобы деньги считались оприходованными, любое их поступление в кассу (поступление выручки, внереализационные поступления, поступление денежных средств из банка) оформляется приходным кассовым ордером по форме № КО-1 (далее – ПКО). Согласно п. 3.3 Положения № 637 ПКО должен быть подписан главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это директором предприятия. Подтверждением таких полномочий является приказ по предприятию.

За неоприходование денежной наличности или не своевременное ее оприходование, или не в полной сумме предприятию грозит:

• финансовая санкция в 5-кратном размере неоприходованной суммы (или оприходованной с опозданием) (ст. 1 Указа № 436);

• админштраф в размере от 8 до 15 НМДГ (от 136 до 255 грн.) (ст. 164² КоАП).

Обратите внимание, что контролирующие органы будут проверять соблюдение условий заполнения ПКО, указанных в п. 4.1 Методических рекомендаций № 210:

отсутствие исправлений, зачеркиваний и т. д., которые являются недопустимыми;

наличие подписей служебных лиц и получателей наличных;

указание соответствующих дат, сумм, оснований для их выписки;

ПКО оформляется бухгалтером, а не кассиром, чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств или другими способами для надлежащей сохранности записей в течение установленного для хранения документов срока (п. 3.10 Положения № 637).

При приеме денежной наличности в кассу предприятия по ПКО выдается заверенная его печатью квитанция (которая является отрывной частью ПКО), подписанная главным бухгалтером или работником предприятия, уполномоченным на это руководителем (п. 3.3 Положения № 637).

Документы, которые являются основаниями для проведения операции приема денег в кассу предприятия и указываются в ПКО, представим в таблице 1.

№ п/п	Кассовая операция	Основание (документ)
1	Получение денежной наличности из банка	корешок чека чековой денежной книжки
2	Получение оплаты от покупателя за реализованную ему продукцию (предоставленные услуги)	накладная, акт предоставленных услуг, счет-фактура, договор
3	Получение аванса от покупателя в счет будущей реализации	счет-фактура, договор
4	Получение неиспользованных подотчетных сумм	отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или подотчет
5	Поступление финансовой помощи (возвратная, безвозвратная)	договор
6	Получение денежных средств в уставной капитал	устав, протокол общего собрания участников
7	Поступление погашения недостачи по результатам инвентаризации кассы	акт инвентаризации и протокол заседания комиссии
8	Оприходование излишка денежных средств по результатам инвентаризации кассы	акт инвентаризации и протокол заседания комиссии

ПКО заполняется в одном экземпляре и регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме № КО-3 или № КО-3а, который ведется отдельно по приходным и расходным операциям. ПКО является основанием для записи в Кассовой книге (ф. № КО-4).

При приеме денежных средств в кассу существует определенное ограничение. Так, согласно п. 2.3 Постановления № 637 и п. 1 постановления Правления НБУ «Об установлении предельной суммы наличного расчета» от 09.02.2005 г. № 32 предельная сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам не должна превышать 10000 гривен. При этом количество предприятий (предпринимателей), с которыми осуществляются расчеты, в течение дня не ограничивается. Это правило не действует в определенных случаях, перечень которых приведен в ч. 3 п. 2.3 Положения № 637.

Обратите внимание: в случае превышения ограничения по сумме наличных расчетов средства в размере, превышающим эту сумму, прибавляются к фактическому остатку наличности в кассе на конец дня и сравниваются с установленным лимитом (ч. 9 п. 2.3 Положения № 637). Прибавление необходимо сделать расчетным путем (т. е. никакой отдельной записи в кассовой книге делать не нужно) один раз в день превышения. Данное условие действует даже в том случае, если вся наличность сдана в банк в день оприходования.

Если данная расчетная величина окажется больше установленного лимита, то предприятию грозит штраф в двукратном размере сверхлимитной наличности (ч. 2 ст. 1 Указа № 436) и в дополнение к финансовой санкции еще и традиционный админштраф от 8 до 15 н.м.д.г. (ст. 164² КоАП), который накладывается на должностное лицо предприятия. (Распространение установленных ограничений на лиц, которые принимают наличность, отмеченным выше Положением № 637 не предусмотрено. См. письмо НБУ от 27.04.2005 г. № 11-113/1430-4321).

Выдача наличных из кассы предприятия осуществляется на основании расходных кассовых ордеров (далее – РКО) ф. № КО-2 или должным образом оформленных платежных ведомостей, подписанных руководителем и главным бухгалтером предприятия или его работником, уполномоченным на это руководителем.

К РКО могут прилагаться документы: заявления на выдачу наличных, счета, платежные ведомости и т. д. Если на документах, прилагаемых к РКО, есть разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на РКО необязательна (ч. 18 п. 4.1 Методических рекомендаций № 210).

Определим основные моменты, на которые нужно обратить внимание при заполнении РКО:

• РКО или расходные ведомости сразу же после выдачи по ним денежной наличности подписываются кассиром, а на прилагающихся к ним документах ставится оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты;

• в РКО должны быть внесены серия и номер паспорта физического лица, которому выдаются деньги, кем и когда паспорт выдан (или данные другого документа, заменяющего паспорт);

• РКО, в которых отсутствует подпись получателя, считаются недействительными;

• в тексте РКО после фамилии, имени и отчества получателя наличных бухгалтер указывает Ф. И. О. лица, которому доверено получить деньги по доверенности. Доверенность прилагается к РКО или расходной ведомости.

В РКО обязательно указываются документы, на основании которых он составлен (см. таблицу 2).

№ п/п	Кассовая операция	Основание (документ)
1	Сдача наличной выручки в банк
1.1	самостоятельно	квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, заверенная подписями ответственных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка
1.2	через инкассаторов	копия сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой, заверенная подписью и отпечатком печати инкассатора-собирателя
1.3	через программно-технический комплекс самообслуживания для дальнейшего ее перевода	квитанция, содержащая обязательные реквизиты документа на перевод наличности и подтверждающая внесение соответствующей суммы наличности в этот программно-технический комплекс самообслуживания и осуществления инициирования операции перевода наличности
2	Выдача денежных средств под отчет на хозяйственные нужды	приказ (распоряжение) руководителя и отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или подотчет
3	Выдача средств на командировочные расходы	приказ (распоряжение) руководителя, смета расходов на командировку и отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или подотчет
4	Выплата заработной платы	ведомость на выплату денежных средств

Подробнее остановимся на особенностях на выплате денежных средств на оплату труда.

Согласно п. 3.8 Положения № 637 выплаты, связанные с оплатой труда, проводятся кассиром предприятия или по РКО на каждого получателя отдельно, или по расходным ведомостям.

На титульной странице расходной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денежной наличности за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных руководителем, с указанием сроков выдачи денежной наличности и суммы (гривен – словами, копеек – цифрами).

Нормами п. 2.10 Положения № 637 установлено, что предприятия имеют право хранить в своей кассе денежную наличность, полученную в банке для выплат заработной платы, свыше установленного лимита кассы в течение трех рабочих дней, включая день ее получения в банке.

Для выплаты зарплаты работникам отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов денежная наличность может храниться в кассах таких предприятий свыше установленного лимита кассы в течение 5 рабочих дней, включая день получения денежной наличности в банке.

Денежная наличность, полученная в банке для других выплат, должна выдаваться предприятием своим работникам в тот же день. Суммы денежной наличности, полученные в банке и не использованные по назначению в течение установленных выше сроков, возвращаются предприятием в банк не позднее следующего рабочего дня банка или могут оставаться в его кассе (в пределах установленного лимита).

Предприятие имеет право хранить в кассе наличность для выплаты зарплаты за счет выручки, сверх установленного ему лимита кассы в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков этих выплат в сумме, указанной в переданных в кассу ведомостях на выплату денег.

автор: Ольга Костина, консультант по
бухгалтерскому учету и
налогообложению

1. КоАП – Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8074-X.

2. Указ № 436 – Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм регулирования обращения денежной наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

3. Положение № 88 – Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88.

4. Положение № 637 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

5. Методические рекомендации № 210 – Методические рекомендации относительно порядка проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденные приказом ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210.