Важные аспекты осуществления кассовых операций:
в гривнях и инвалюте

Предприятия, направляя своего работника в командировку, руководствуются нормами п. 4 Постановления № 663, обязывающими обеспечить работника авансом, который рассчитывается с учетом суточных расходов, установленных п. 1 данного Постановления, стоимости проезда и расходов на проживание.

Вместе с тем конкретного срока выдачи аванса до начала командировки действующее законодательство не содержит (письмо НБУ от 06.02.2007 г. № 11-113/454-1255, письмо Минфина от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780).

Выдавать наличные в подотчет (как на хозяйственные нужды, так и на служебные командировки) из кассы можно при условии полного отчета данного подотчетного лица по ранее выданным суммам.

В сроки, установленные действующим законодательством, подотчетное лицо должно отчитаться за выданные ему из кассы предприятия денежные средства в случае:

• командировки – до окончания третьего банковского дня после возвращения из командировки (п. 1.11 Инструкции № 59);

• хозяйственных расходов – не позднее двух рабочих дней, включая день получения наличных денежных средств под отчет (п. 2.11 Положения № 637);

• закупки сельхозпродукции и вторсырья – в течение десяти дней со дня выдачи наличных денежных средств под отчет (п. 2.11 Положения № 637).

За превышение установленных сроков использования наличности, выданной под отчет, или за выдачу аванса без полного отчета за ранее выданные суммы на предприятие налагается штраф в размере 25 % выданных под отчет сумм (ст. 1 Указа № 436) и админштраф от 8 до 15 НМДГ (от 136 до 255 грн.) (ст. 164² КоАП).

Кроме того, за указанное нарушение согласно пп. 9.10.3 Закона № 889 на подотчетное лицо налагается штраф в размере 15 % суммы наличных денежных средств, возвращенных с нарушением установленных сроков.

Однако согласно пп. 9.10.2 Закона № 889 отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, должен быть представлен до окончания третьего банковского дня или после возвращения из командировки, или после выполнения любого другого отдельного действия. То есть для целей налогообложения в случае закупки сельскохозяйственной продукции и вторсырья действует трехдневное, а не 10-дневное ограничение по срокам.

НБУ в письме от 29.09.2005 г. № 11-113/3341-9712 разъяснил, что такие вопросы урегулированы в законодательно установленном порядке, а не требованиями Положения № 637 и выходят за пределы компетенции Нацбанка.

Лимит кассы – предельный размер суммы денежной наличности, которая может оставаться в кассе во внерабочее время.

Вся наличность, находящаяся в кассе предприятия сверх установленного лимита, должна сдаваться в банк в сроки, с ним согласованные и определенные в договорах расчетно-кассового обслуживания, с соблюдением условий, изложенных в п. 5.1 Положения № 637.

Лимит кассы устанавливается предприятиями самостоятельно на основании Расчета установления лимита остатка наличных в кассе и утверждается внутренним приказом по предприятию.

Предприятия, начинающие свою деятельность, а также предприятия, деятельность которых ранее была связана исключительно с безналичными расчетами, на первые три месяца работы лимит кассы устанавливают согласно прогнозным расчетам. В дальнейшем он пересматривается по фактическим показателям деятельности в соответствии с требованиями Положения № 637. НБУ в письме от 09.02.2007 г. № 11-113/543-1414 разъяснил, что указанные предприятия должны вести отсчет первых трех месяцев своей работы со дня проведения ими первого расчета наличными.

Лимит кассы предприятия устанавливают на основании расчета среднедневного поступления наличных в кассу или их среднедневной выдачи из кассы по решению руководства.

Правила установления лимита в зависимости от особенностей работы предприятия, изложенные в п. 5.8 Положения № 637, для наглядности приведем в таблице.

№ п/п	Особенности работы предприятия	Правила установления лимита
1	Срок сдачи наличности – в день ее поступления в кассу или на следующий день	В размерах, необходимых для обеспечения работы в начале следующего дня, но не более среднедневного поступления, рассчитанного за любые 3 месяца подряд из последних 12
2	Срок сдачи наличности – не реже одного раза в пять рабочих дней	В размере, не превышающем 5-кратного размера среднедневных поступлений, рассчитанных за любые 3 месяца подряд из последних 12
3	Предприятия, лимит кассы которым устанавливается согласно фактическим расходам наличных	Не более размера среднедневной выдачи наличных (за любые 3 месяца подряд из последних 12)
4	Среднедневной показатель наличного оборота равен нулю или не более 10 НМДГ (170 грн.) (кроме небанковских финансовых учреждений и операторов почтовой связи)	В размере, превышающем рассчитанный среднедневной показатель, но не более 10 НМДГ (170 грн.)
5	Небанковские финансовые учреждения и операторы почтовой связи	С учетом особенностей деятельности и режима работы, объема наличности, сроков сдачи и т. д.
6	Религиозные организации	Не устанавливается
7	Предприятия, производящие и перерабатывающие сельхозпродукцию	Могут устанавливать лимит кассы на период заготовки и переработки сельхозпродукции согласно фактическим показателям кассовых оборотов за любые 3 месяца сезона производства сельхозпродукции предыдущего года
8	Бюджетные организации	Устанавливается Госказначейством

Если лимит кассы установлен с превышением предельных размеров, то он считается установленным на уровне предельных размеров. В данном случае сумма превышения считается сверхлимитной.

Если предприятием лимит кассы не установлен (независимо от причин), то лимит кассы считается нулевым.

Порядок и условия использования наличной иностранной валюты содержатся в Правилах № 200, в которых представлен исчерпывающий перечень случаев, в которых юридическое лицо имеет право использовать наличную иностранную валюту на территории Украины.

Но нормативного документа, который бы устанавливал порядок ведения кассовых операций в иностранной валюте в Украине и утверждал бы типовые формы бланков аналогично Положению № 637, нет.

Согласно п. 1.2 Положения № 88 хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования. Записи в учетных регистрах производятся на основании первичных документов. При этом положениями п. 3 ст. 9 Закона о бухучете установлено, что операции в иностранной валюте отражаются также в валюте расчетов и платежей по каждой иностранной валюте отдельно.

Следовательно, можно сделать вывод, что независимо от валюты осуществления операции необходимо составлять первичные документы и вести кассовую книгу, причем по каждой валюте отдельно. Тем более что аналогичное мнение высказывает и НБУ в письме от 27.01.2006 г. № 11-113/353-954.

Как же быть с бланками кассовых ордеров и самой кассовой книги? Госкомстат в письме от 24.11.2006 г. № 04/4-6/191 разъясняет, что учет кассовых операций по поступлению/выдаче иностранной валюты может осуществляться на разработанных предприятием первичных документах с указанием в них обязательных реквизитов. Поэтому не запрещено использовать типовые формы, утвержденные Положением № 637, с указанием конкретной валюты.

Что касается лимита кассы, то согласно п. 8.11 Правил № 200 банк устанавливает лимит остатков иностранной валюты в кассе субъектов предпринимательской деятельности, которым разрешается использовать наличную иностранную валюту как средство платежа, если остатки иностранной валюты остаются во внерабочее время в кассе (в расчет лимита кассы не включаются средства, предусмотренные для выплаты зарплаты нерезидентам и на командировку работников за границу). Сверхлимитные остатки наличной иностранной валюты подлежат полной инкассации в уполномоченный банк и зачислению на текущий счет в иностранной валюте. Если субъекты предпринимательской деятельности работают круглые сутки, то истечением рабочего дня является начало операционного дня банка, в котором они обслуживаются.

Теперь о хорошем: в отношении иностранной валюты ответственность за превышение лимита остатка в кассе, предусмотренная ст. 1 Указа № 436, не применяется. За нецелевое использование иностранной наличности предприятием ответственность также не предусмотрена.

автор: Ольга Костина, консультант
по налогообложению
и бухгалтерскому учету

1. КоАП – Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8074-X.

2. Указ № 436 – Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

3. Закон № 889 – Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.

4. Закон о бухучете – Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

5. Постановление № 663 – постановление КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.

6. Положение № 88 – Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88.

7. Положение № 637 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

8. Инструкция № 59 – Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59.

9. Правила № 200 – Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. № 200.