Как оформить возврат товара с применением регистраторов расчетных операций

Рассмотрим ситуацию, когда субъект хозяйствования, использующий регистраторы расчетных операций (далее – РРО), продал товар, а покупатель со временем изъявил желание вернуть этот товар и забрать деньги.

Согласно ст. 2 Закона № 265 выдача наличных средств за возвращенный покупателем товар является расчетной операцией. Расчетные операции следует проводить через РРО на полную сумму покупки с распечатыванием соответствующих расчетных документов, которые подтверждают выполнение расчетных операций. При этом лицу, которое возвращает товар, необходимо выдать распечатанный на РРО расчетный документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.) на полную сумму проведенной операции, который подтверждает факт возврата товаров (п. 1 и 2 статьи 3 Закона № 265).

Формы расчетных документов установлены Положением № 614. Для выдачи денег покупателю при возврате товара подходит фискальный кассовый чек выдачи средств (расходный чек) – это расчетный документ, напечатанный РРО для проведения расчетов в случае выдачи денежных средств покупателю при возврате товара и в других случаях.

Обязательные реквизиты и рекомендованная структура расходного чека ФКЧ-2 приведены в п. 4 Положения № 614, а его форма (№ ФКЧ-2) – в приложении № 2 к Положению № 614.

В случае отсутствия хотя бы одного из обязательных реквизитов, а также несоблюдения сферы предназначения, документ не является расчетным (п. 2.1 Положения № 614).

Накопление и занесение информации в фискальную память РРО должно осуществляться отдельно для сумм, которые взимаются с покупателя, и для сумм, которые выплачиваются покупателю. Операция по возврату средств не должна уменьшать итог расчетных операций (п. 27 Требований № 199).

В связи с этим п. 4.7 Порядка № 614 требует, чтобы регистрация РРО выдачи средств в случае возврата товара осуществлялась путем регистрации отрицательной суммы только в случае обеспечения алгоритмом работы РРО отдельного накопления в фискальной памяти отрицательных сумм расчетов*.

____________
* При этом в расходном чеке, напечатанном РРО, который обеспечивает отдельное накопление в фискальной памяти положительных и отрицательных сумм, перед суммой выданных денежных средств может печататься знак «–» (минус) (п. 4.6 Положения № 614).

Если РРО не обеспечивает такого накопления, то разрешается регистрировать выдачу денежных средств при помощи операции «служебная выдача»**.

____________
** Служебная выдача денег сама по себе не является расчетной операцией, но в данном случае она является частью расчетной операции выдачи наличных средств за возвращенный покупателем товар, а расчетная операция должна сопровождаться выдачей расчетного документа (с соответствующими реквизитами) лицу, возвращающему товар.

Запрещается регистрировать через РРО отрицательные суммы с использованием операции «сторно» (п. 4.7 Порядка № 614). Таким образом осуществляется обеспечение невозможности изменения итоговой информации об объеме расчетных операций (одна из фискальных функций РРО, определенных в ст. 2 Закона № 265).

Если сумма денег, выданных при возврате товара, превышает 100 грн., материально ответственное лицо хозяйственной единицы или лицо, которое непосредственно осуществляет расчеты, должно составить акт о выдаче средств, который хранится в бухгалтерии на протяжении 3 лет.

В случае отсутствия у субъекта хозяйствования бухгалтерии акты подклеиваются на последней странице соответствующей книги учета расчетных операций (КУРО). В акте необходимо указать:

– данные документа, который устанавливает личность покупателя, возвращающего товар;

– номер, дату и время выдачи расчетного документа, который подтверждает покупку товара (п. 4.8 Порядка № 614).

Стоит отметить, что законодательством о РРО не предусмотрено изъятие у лица, возвращающего товар, расчетного документа, подтверждающего факт покупки, но такой расчетный документ лучше забрать, поскольку он подтверждает расчетную операцию, которая аннулируется.

Для записи накопленных за определенный период сумм, выданных при возврате товара, в КУРО предусмотрена графа 8, а в Отчете об использовании РРО (форма № ЗВР-1) – графа 7.

1. Закон № 265 – Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.

2. Положение № 614 – Положение о форме и содержании расчетных документов, утвержденное приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.

3. Порядок № 614 – Порядок регистрации, опломбирования и применения регистраторов расчетных операций за товары (услуги), утвержденный приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.

4. Требования № 199 – Требования относительно реализации фискальных функций регистраторами расчетных операций для различных сфер применения, утвержденные постановлением КМУ от 18.02.2002 г. № 199.