Легализация:
особенности подтверждения некоторых документов

В статье «Легализация или апостиль? Кто и как подтверждает документы» «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН» рассмотрел такие понятия, как консульская легализация и апостиль, а также затронул общие моменты, касающиеся проведения этих формальностей. А сейчас мы поговорим об особенностях подтверждения отдельных официальных документов и рассмотрим существующие нормативные требования к проведению таких процедур.

Как показывает практика, наибольший интерес вызывает подтверждение официального статуса резидентности. Напомним, что в соответствии с п. 4 Порядка № 470 основанием для освобождения (уменьшения) от налогообложения доходов с источником их происхождения из Украины является справка (или ее нотариально засвидетельствованная копия), предоставленная нерезидентом лицу, которое выплачивает ему доходы. Эта справка должна подтверждать, что нерезидент является резидентом страны, у которой с Украиной заключен международный договор об избежании двойного налогообложения.

Такой документ выдается компетентным органом соответствующей страны, определенным международным договором, по форме согласно приложению 1 к Порядку № 470 или согласно законодательству такой страны. В последнем случае справку нужно должным образом легализовать и перевести в соответствии с законодательством Украины.

Здесь следует иметь в виду, что по установленным правилам консульская легализация справки может быть заменена проставлением апостиля. Или же вообще никакой легализации не требуется, если резидент происходит из страны – участницы договора о правовой помощи.

Важно! Справка обязательно должна содержать следующую информацию:

– подтверждение того, что нерезидент является лицом, на которого распространяется действие положения международного договора, то есть в соответствии с законодательством соответствующей страны подлежит налогообложению в этой стране на основании постоянного местопребывания (местожительства) или на другом основании;

– название компетентного органа, фамилию и подпись уполномоченного лица компетентного органа, которое удостоверяет подтверждение;

Перечень государств, с которыми по состоянию на 01.01.2010 г. действуют международные договоры об избежании двойного налогообложения, приведен в письме ГНАУ от 26.01.2010 г. № 1315/7/12-0117.

Отметим нюансы легализации документов, выданных в отдельных странах.

Скажем, между Украиной и Венгерской Республикой действуют:

– Договор о правовой помощи в гражданских делах (2001 года);

– и по правопреемству Договор между Союзом Советских Социалистических Республик и Венгерской Народной Республикой о предоставлении правовой помощи в гражданских, семейных и криминальных делах от 15 июля 1958 года (1958 года).

Несмотря на это, существуют особенности признания на территории Украины официальных документов, выданных органами государственной власти Венгерской Республики. Об этом ГНАУ рассказала в письме от 15.06.2009 г. № 12525/7/12-0117.

Так, на территории Украины от граждан и юридических лиц Венгерской Республики могут приниматься официальные документы, выданные компетентными государственными органами Венгерской Республики и засвидетельствованные гербовыми печатями, лишь при условии засвидетельствования их апостилем согласно Конвенции.

Этот подход будет применяться до тех пор, пока стороны не договорятся о другом.

Кроме вышеуказанного разъяснения, ГНАУ еще в ряде своих писем предоставила полезную информацию об особенностях подтверждения резидентности иностранных лиц, получающих доходы источником происхождения из Украины.

Например, ГНАУ привела образцы справок, подтверждающих статус налогового резидента таких государств:

– Королевства Бельгия (см. письмо от 10.04.2009 г. № 7597/7/12-0117);

– Российской Федерации (см. письмо от 17.06.2008 г. № 12273/7/12-0117);

– Республики Казахстан (см. письмо от 25.12.2007 г. № 26384/7/12-0117).

Еще в одном письме от 17.05.2004 г. № 8780/7/12-0117 ГНАУ – для целей налогообложения – разъяснила действие Конвенции.

Подтверждение иностранных документов об образовании

Действующие в сфере образовательных услуг законодательные акты предоставляют широкий доступ иностранным гражданам к высшему образованию в Украине. Такое образование должно быть качественным, должно обеспечивать соблюдение требований Болонского процесса и направлено на выполнение государственных программ борьбы с нелегальной миграцией. В этой связи при зачислении граждан с иностранным образованием в учебные заведения в соответствии с договорами, заключенными с юридическими или физическими лицами необходимо легализовать иностранные документы об образовании и провести их оценку (нострификацию).

Информация, изложенная по этому поводу в письме Министерства образования и науки Украины от 01.08.2007 г. № 1/9-456, будет интересна украинским субъектам хозяйствования, которые, например, планируют принять на работу иностранных граждан и способствовать в дальнейшем их обучению в Украине.

Практика рассмотрения дел при участии иностранных предприятий и организаций

Хозяйственный суд Украины принимает как доказательства официальные документы, которые походят из других государств, при условии их легализации дипломатическими или консульскими службами Украины.

Легализация иностранного документа является необходимым условием для представления его как доказательства в судебном процессе, но не исключает в случае необходимости проверки со стороны суда с целью установления правильности приведенной в нем информации по сути.

Хозяйственный суд имеет право принимать иностранные официальные документы без консульской легализации в случаях, предусмотренных международными договорами.

Как мы уже говорили, Конвенцией предусмотрен упрощенный порядок засвидетельствования документов путем проставления на них специальной печати – апостиля. При этом суды руководствуются п. «b» ч. 3 ст. 1 названной Конвенции, согласно которому ее действие не распространяется на административные документы, которые имеют прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (грузовые таможенные декларации, товарно-транспортные накладные, выписки банка и т. п.).

Заметим, что хозяйственный суд принимает документы, составленные на языках иностранных государств, при условии сопровождения их нотариально удостоверенным переводом на украинский или русский язык с учетом требований ст. 21 Закона Украины «О языках в Украинской ССР» от 28.10.89 г. № 8312-XI (статья 3 ХПКУ).

Подтверждение форс-мажорных обстоятельств

Хозяйственная жизнь субъектов предпринимательства не всегда безоблачна и от форс-мажора не застрахован никто. Если произошло какое-либо непредвиденное и непреодолимое событие, повлекшее за собой, например, гибель имущества за рубежом и, как следствие, нарушение сроков расчетов по внешнеэкономическому договору, важно доказать, что это был именно форс-мажор.

ГНАУ считает (см. письмо от 10.08.2004 г. № 15183/7/23-5317), что к форс-мажорным обстоятельствам следует относить:

чрезвычайную и непреодолимую при имеющихся условиях силу, действие которой может быть вызвано исключительными погодными условиями и стихийным бедствием (ураган, буря, наводнение, нагромождение снега, гололед, землетрясение, пожар, проседание и сдвиг почвы, замерзание моря, закрытие морских проливов, которые попадаются на обычном морском пути между портами отгрузки и выгрузки, другое стихийное бедствие) или непредвиденными ситуациями, которые происходят независимо от воли и желания заказчика или исполнителя (война, блокада, забастовка, авария) и приводят к нарушению условий заключенных контрактов.

Подтверждением форс-мажорных обстоятельств является соответствующая справка Торгово-промышленной палаты или другой уполномоченной организации (органа) страны местонахождения стороны договора (контракта) или третьей страны в соответствии с условиями договора.

Торгово-промышленная палата Украины удостоверяет обстоятельства форс-мажора в соответствии с условиями внешнеторговых соглашений и международных договоров Украины (ст. 14 Закона Украины «О торгово-промышленных палатах в Украине» от 02.12.97 г. № 671/97-ВР).

Официальные документы, которые свидетельствуют о наступлении форс-мажорных обстоятельств, могут предоставляться разными уполномоченными органами стран в соответствии с их национальным законодательством, и статус таких органов также будет определяться национальным законодательством этих стран.

С учетом этого ГНАУ считает, что официальным подтверждением возникновения форс-мажорных обстоятельств будет оригинал документа уполномоченного органа страны возникновения таких обстоятельств, выполненный на фирменном бланке организации с соответствующими реквизитами:

– название документа (свидетельство, сертификат, вывод, справка и тому подобное);

– указания должности лица, которое подписало документ;

Официальное подтверждение возникновения форс-мажорных обстоятельств должно легализоваться в консульском учреждении Украины в государстве, где произошли обстоятельства непреодолимой силы, или засвидетельствовано в посольстве соответствующего государства в Украине и легализовано в МИД Украины.

1. Конвенция – Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов 1961 года.

2. ХПКУ – Хозяйственный процессуальный кодекс Украины от 06.11.91 г. № 1798-XII.

3. Порядок № 470 – Порядок освобождения (уменьшения) от налогообложения доходов с источником их происхождения из Украины согласно международным договорам Украины об избежании двойного налогообложения, утвержденный постановлением КМУ от 06.05.2001 г. № 470.

4. Положение № 222 – Положение о консульском сборе в Украине, утвержденное приказом МИД Украины от 13.12.2005 г. № 222.

5. Инструкция № 113 – Инструкция о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за рубежом, утвержденная приказом МИД Украины от 04.06.2002 г. № 113.

6. Правила № 237/803/151/5 – Правила проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, утвержденные приказом МИД Украины, Министерства образования и науки Украины, Министерства юстиции Украины от 05.12.2003 г. № 237/803/151/5.