Расчеты с подотчетными лицами:
отдельные нюансы учета и налогообложения

Как вы уже заметили, основной темой этого номера «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН» являются вопросы, связанные с подотчетными лицами и подотчетными суммами. Поэтому в этой статье мы предлагаем рассмотреть некоторые жизненные ситуации на эту тему, а именно, нюансы учета и налогообложения отдельных расчетов с подотчетными лицами.

Начнем с командировок. Как показывает практика, наибольший интерес все-таки вызывает учет выдачи аванса на зарубежные командировки.

Поэтому безотлагательно рассмотрим пример. Но прежде напомним, что в «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН», 08.06.2009 – 14.06.2009, № 02 (02) (см. статью «Возвращение кросс-курса или примеры расчета суточных») рассказано, как рассчитать сумму суточных расходов на зарубежную командировку.

Работнику был выдан аванс в сумме 1500 евро (курс НБУ на эту дату – 11,05 грн./1 евро). Балансовая стоимость выданной инвалюты – 16800 грн.

По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет на сумму 1450 евро (курс НБУ на день утверждения отчета – 11,10 грн./1 евро). Остаток инвалютных средств работник в этот же день сдал в кассу предприятия. Порядок отражения операций приведен в таблице 1.

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма	Налоговый учет, грн.
№ п/п	Содержание операции	Д-т	К-т		ВД	ВР
1	Выдан аванс на командировку (1500 евро х 11,05 грн./1 евро)	372	302	EUR1500 16575 грн.	–	–
2	Представлен авансовый отчет на сумму 1450 евро (1450 евро х 11,100 грн./1 евро)	92	372	EUR1450 16095 грн.	–	16240*
3	Пересчитана задолженность работника (1500 евро х (11,10 грн./1 евро – 11,05 грн./1 евро)	372	301	75	–	–
4	Сдан работником остаток средств в кассу предприятия (50 евро х 11,10 грн./1 евро)	945	372	EUR50 555 грн.	–	–
По авансовому отчету в валовые расходы можно включить: 16095 грн. (1450 евро х 11,10 грн./1 евро). Вместе с тем, в соответствии с пп. 7.3.2 Закона о прибыли расходы, понесенные налогоплательщиком в инвалюте, в том числе и на командировку, равны балансовой стоимости израсходованной инвалюты. Это составляет: 16240 грн. (16800 грн. : 1500 евро х 1450 евро)

Работнику был выдан аванс на приобретение товарно-материальных ценностей в сумме 1200 грн.

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.	Налоговый учет, грн.
№ п/п	Содержание операции	Д-т	К-т		ВД	ВР
1	Выдан аванс в гривнях на приобретение товарно-материальных ценностей	372	301	1200,00	–	–
2	Оприходованы запасы, приобретенные подотчетным лицом	20	372	1000,00	–	1000,00
3	Отражен налоговый кредит по НДС на основании налоговой накладной	641	372	200,00	–	–

Работником по доверенности приобретены товарно-материальные ценности в сумме 1200 грн. за счет собственных средств.

№ п/п	Содержание операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.	Налоговый учет, грн.
№ п/п	Содержание операции	Д-т	К-т		ВД	ВР
1	Оприходованы запасы, приобретенные подотчетным лицом	20	372	1000,00	–	1000,00
2	Отражен налоговый кредит по НДС на основании налоговой накладной	641	372	200,00	–	–
3	Погашена задолженность перед работником	372	301	1200,00	–	–

В отношении налогового учета по примеру 3 отметим, что он ничем не должен отличаться от учета по примеру 2. То есть на дату утверждения авансового отчета у предприятия в общем порядке возникает право на начисленные расходы в соответствии с пп. 5.2.1 Закона о прибыли. Также на основании пп. 7.4.1 Закона о НДС у него возникает право на начисленный налоговый кредит по НДС.

1. Закон о прибыли – Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий», в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

2. Закон о НДС – Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.