? Предприятие общественного питания (кафе) работает много лет. За период работы скопилось большое количество различных сертификатов, ветеринарных справок, подтверждающих качество поступающих продуктов. Подскажите, какой период времени нужно хранить указанные документы, чтобы не было проблем с контролирующими органами по проверке качества продукции?

Основным нормативным актом, предназначенным для использования всеми организациями во время отбора на хранение и для уничтожения типовых документов, т. е. общим для всех или большинства организаций является Перечень № 41, в котором определены состав документов и сроки их хранения.

Для облегчения работы по определению сроков хранения документов в Перечень также включены отдельные виды документов нетипового характера.

Для документов, связанных с сертификацией продуктов, установлены следующие сроки их хранения:

• 5 лет – для документов (сертификатов, экспертных заключений, актов, протоколов, решений, переписки) таможенного контроля за качеством товаров (номер статьи 1037);

• 3 года – для спецификаций, сертификатов на отгрузку и отправку товаров, а импортного оборудования – до окончания эксплуатации (номер статьи 1081);

• 1 год – для документов (актов, ведомостей, сертификатов) о наличии, движении и возврате тары (номер статьи 1124).

Госкомпредпринимательства в письме от 27.02.2009 г. № 1899 разъясняет, что исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводства.

В соответствии с п. 3.6 Перечня № 41 документы, срок хранения которых истек и которые не подлежат обязательной передаче в архив, должны уничтожаться по согласованию с государственными архивными учреждениями.

Документы, не имеющие определенной исторической ценности и постоянного срока хранения, предприятие имеет право уничтожить самостоятельно, но с соблюдением установленной законодательством процедуры, а именно: составить акт на уничтожение документов и согласовать его с соответствующим архивным учреждением.

Только таким образом можно избавиться от накопившихся и уже изживших себя сертификатов и ветеринарных справок, подтверждавших в прошлом качество поступающих продуктов.

автор: Светлана Гавриляка, эксперт-аналитик

Правовой глоссарий:

1. Перечень № 41 – Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41.