? На предприятии нет главного бухгалтера. Есть бухгалтер без права подписи, т. к. предприятие обслуживает аудиторская фирма, в обязанности которой входит составление и сдача отчетности. Как правильно оформлять кассовые ордера? Директор подписывается за себя, бухгалтер – за кассира (ему вменено в обязанности ведение кассы). А кто тогда будет ставить подпись за главного бухгалтера? Можно ли в ордере указать: «главный бухгалтер не предусмотрен»? То же касается и подписей в кассовой книге: можно ли бухгалтеру расписываться и за кассира, и за бухгалтера?

Подписи в кассовых ордерах

Прежде всего отметим, что в кассовых ордерах исправления запрещаются (п. 3.10 Положения № 637).

Во время получения кассовых ордеров кассир обязан проверить наличие и подлинность на документах соответствующих подписей, правильность оформления документов, наличие всех реквизитов, а в случае невыполнения хотя бы одной из указанных требований кассир возвращает документы для соответствующего оформления (п. 3.12 Положения № 637).

В соответствии с пп. 3.3 и пп. 3.4 Положения № 637 приходные кассовые ордера подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия, а расходные кассовые ордера подписываются руководителем и главным бухгалтером или работником предприятия, который на это уполномочен руководителем. В формах кассовых ордеров располагаются поля для соответствующих подписей.

Как видим, кассовые ордера вместо главного бухгалтера может подписывать уполномоченный руководителем работник. Этот вывод подтверждается п. 2.13 Положения № 88, в котором сказано, что руководителем предприятия утверждается перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества.

По мнению «Б&З», на подписание кассовых ордеров вместо главного бухгалтера можно уполномочить любого работника (в частности, кассира). Это не запрещается Положением № 637, и даже поощряется Положением № 88.

Исправления и заверение кассовой книги

Исправления в кассовой книге подписью главного бухгалтера (или заменяющего его лица) заверяются. А еще подписью главного бухгалтера заверяется количество листов кассовой книги (п. 4.2 Положения № 637). Кроме того, на главного бухгалтера (или уполномоченного руководителем работника) возлагается контроль за правильностью ведения кассовой книги (п. 4.5 Положения № 637). «Б&З» считает, что в этих случаях право подписи можно закрепить за тем же работником, который уполномочен подписывать кассовые ордера.

Подпись в кассовой книге

Согласно пп. 4.3 Положения № 637 в конце каждого рабочего дня кассир подытоживает операции за день и под подпись в кассовой книге передает в бухгалтерию отчет кассира вместе с кассовыми ордерами. Для этого в кассовой книге предусмотрено специальное поле: «Записи в касовій книзі перевірив і документи в кількості ___ прибуткових та ___ видаткових одержав». Практически таким образом фиксируется одна из стадий технологической схемы оборота кассовых документов в рамках организационного регламента учета кассовых операций при условии участия бухгалтерии.

Можно предположить, что подпись бухгалтера в кассовой книге служит подтверждением осуществления контроля за правильностью ведения кассовой книги со стороны главного бухгалтера (или уполномоченного работника) согласно п. 4.5 Положения № 637. Если же главный бухгалтер (или уполномоченный работник) и кассир представлены в одном лице (как в рассматриваемом случае), тогда получается, что один и тот же человек обязан контролировать самого себя, и подтверждать этот контроль своей подписью.

Ставить подпись о том, что документы переданы самим собой и получены самим собой, и этим самым подтверждать контроль над самим собой, как-то неразумно. Кроме того, согласно ст. 30 ГКУ дееспособные граждане осознают значение своих действий и могут руководить ими, то есть контролируют свои действия. Ведь контроль над самим собой является аксиомой и абсолютно не нуждается в любого рода подтверждениях, поскольку это один из обязательных основных признаков дееспособного человека.

Следовательно, кассир, уполномоченный подписываться в кассовых документах вместо главного бухгалтера, заполняя кассовую книгу, одновременно, мгновенно и автоматически осуществляет контроль за правильностью ведения кассовой книги. И такой контроль как бы не нуждается в подтверждении.

И все же такая формальность не повредит, иначе отсутствие подписи может быть расценено как нарушение порядка ведения кассовых операций. А это карается админштрафом по ст. 164² КоАП.

Тем более что п. 7.8 положения № 637 обязывает контролирующие органы проверять наличие подписи бухгалтера в кассовой книге.

Последний нюанс этого вопроса заключается в п. 4.3 Положения № 637 – относительно лица, являющегося автором подписи в кассовой книге, свидетельствующей о приеме от кассира кассовых документов.

В самой форме кассовой книги указан просто «бухгалтер» без упоминания уже привычных альтернатив в виде уполномоченных работников. Но в данном случае это не должно смущать кассира, поскольку он является бухгалтером. К тому же он еще перед этим выполняет работу бухгалтера, когда заполняет кассовые ордера (п. 3.10 Положения № 637), регистрирует их в журнале (п. 3.11 Положения № 637).

Следовательно, эту подпись, по мнению «Б&З», может поставить даже не уполномоченный вместо главного бухгалтера бухгалтер-кассир.

автор: Виктор Кабанец,
эксперт компании «ЛИГА ЗАКОН»

Правовой глоссарий:

1. КоАП – Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

2. Положение № 637 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

3. Положение № 88 – Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов от 24.05.95 г. № 88.