Переход на внешний расчет заработной платы.

Наличие в компании достаточных ресурсов, как профессиональных, так и технологических, которые могут без ущерба для профилирующего вида деятельности организации быть задействованы для расчета заработной платы, склоняют чашу весов в пользу применения внутренней системы управления фондом оплаты труда.

Однако опыт многих ведущих международных компаний показывает, что даже в этом случае, нет гарантий защиты от ошибок в расчетах, задержек в выплате заработной платы, нарушения конфиденциальности, несоблюдения сроков подготовки и сдачи обязательной отчетности и, как следствие, наложения штрафных санкций регулирующими государственными органами. Специфика управления фондом оплаты труда заключается в том, что расчет заработной платы, являясь непрерывном процессом и независимым направлением деятельности компании, требует специализированной технологической базы и наличия у персонала узко специализированных знаний и навыков. В такой ситуации все больше руководителей современного бизнеса склоняются к переводу своих организаций на внешнюю систему расчета заработной платы.

Подготовительный период — изучите свои потребности.

Внимательно изучите свои потребности в области расчет заработной платы услуги, оцените объем финансовых, трудовых и временных ресурсов, которые планируется выделять или которые в настоящее время выделяются для решения этой задачи, сравните данный показатель со стоимостью перехода на внешнюю систему расчета заработной платы с точки зрения экономической эффективности.

Шаги, которые помогут вам правильно подготовиться к переходу на внешнюю систему расчета заработной платы, а также выработать требования к новой системе управления и получить четкое представление о том, каким должен быть этот механизм:

Определите роль системы расчета заработной платы в достижении основных целей компании:

Какие виды деятельности входят в область вашей компетенции и являются бизнес-образующими?
Каковы стратегически важные направления деятельности?
Какую роль в достижении намеченных целей должна играть система управления фондом оплаты труда?
Насколько эффективно финансовый персонал компании справляется с этой задачей?

Проанализируйте, как в настоящее время организуется процесс расчёта заработной платы:

Каковы положительные и отрицательные стороны использования внутреннего метода расчета заработной платы для вашей компании?
Какие элементы системы работают хорошо, а какие оставляют желать лучшего.

Оцените эффективность действующей системы расчета заработной платы:

Определите, насколько ее уровень соответствует предъявляемым требованиям с учетом специфики вашей организации.
Проведите сравнительный анализ желаемых результатов с реальными параметрами эффективности системы.
Пройдите наш on-line тест на аутсорсинг, результаты которого лягут в основу принятия решения, какая система расчета заработной платы будет оптимальна для Вашего бизнеса — внутренняя или внешняя.

Изучите опыт других компаний, работающих в вашем сегменте рынка:

Какая форма управления фондом оплаты труда применяется ведущими предприятиями вашей отрасли?
Используют ли они для расчета заработной платы аутсорсинг.
Если да, то в каком объеме и для решения каких именно задач?

Изучите рынок услуг по расчёту заработной платы и оцените качество предлагаемых решений:

Во избежание нежелательных дополнительных расходов, уже на начальном этапе определите четкий перечень необходимых вам услуг.
Рассчитайте не только ежемесячную, но и годовую стоимость обслуживания, в частности, с учетом подготовки обязательной годовой отчетности, в том числе персонализированной (например, справки о доходах, налоговые карточки и т.д.).
В процессе общения с потенциальным поставщиком услуг:
- Оцените его возможности и уровень клиентского сервиса. Специальный раздел нашего сайта: Какие вопросы задавать при выборе внешнего расчетчика? поможет вам подготовиться к грамотному диалогу с провайдером услуг.
- Обратите внимание на то, как специалист компании отвечает на ваши вопросы и насколько полно он их раскрывает. Это должно стать первым важными показателем успешности дальнейшего сотрудничества.
- Убедитесь в наличии у компании отзывов других обслуживаемых организаций, смежного с вами профиля. Они позволят вам сделать правильный вывод о том, насколько эффективно компания-поставщик услуг готова решать поставленные перед ней задачи.

Отметим, что рынок услуг по расчету заработной платы характеризуется жесткой конкуренцией, и вы, как потенциальный клиент, вправе требовать от профессиональных компаний более широкого спектра услуг и их адаптации к вашим индивидуальным потребностям, предъявлять более жесткие требования к качеству обслуживания и уровню сервиса.

Если Вы приняли решение о реорганизации системы управления фондом оплаты труда, попросите поставщика услуг разработать детальный план перевода компании на новую систему расчета заработной платы и определить четкие сроки его выполнения.

На данном начальном этапе работы группа компаний "VS" готова предоставить вам ориентировочные стоимостные параметры комплексного решения по передачи расчета заработной платы внешнему провайдеру. Для этого нам понадобится некоторая первичная информация о вашей компании и особенностях действующей системы расчета заработной.

По вашему усмотрению наш специалист может организовать для вас специальную встречу, на которой мы более детально обсудим ваши потребности в области расчета заработной платы:

вид деятельности компании;
ее текущий статус;
перспективы роста;
количество сотрудников и юридических лиц;
количество ежемесячных выплат;
используемая общая финансовая система, банк, через который проводятся платежи;
потребности в специализированной отчетности и т.д.

В ходе встречи мы ответим на все Ваши вопросы и выработаем такое решение, которое будет наиболее полно соответствовать Вашим ожиданиям.

Данный этап позволит Вам получить четкое представление о том, какая система расчетов (внутренняя или внешняя) будет наиболее эффективно работать для Вашей компании. При аутсорсинге расчета заработной платы в зависимости от Ваших потребностей Вы можете выбрать наш комплексный базовый пакет услуг или попросить наших специалистов разработать индивидуальное решение специально для Вашей компании. И в первом, и во втором случае группа компаний "VS" гарантирует Вам качество услуг и высокий уровень клиентского обслуживания.

Сбор и передача первичных данных. Отправка данных аутсорсинговой компании.

Второй этап начинается со сбора и передачи независимому расчетчику первичных данных по компании для настройки системы расчетов.

Группа компаний "VS" обеспечивает вам быстрое и комфортное подключение к внешней системе расчета заработной платы. Одно из уникальных преимуществ, предлагаемых группой компаний "VS" — работа с различными форматами данных, на основе которых мы произведем контрольную сверку баз по фонду оплаты труда, что гарантирует точность производимых расчетов.

С момента предоставления первичных данных вся работа по подключению и настройке необходимых алгоритмов расчетов производится специалистами группы компаний "VS" самостоятельно. Независимо от того, когда осуществляется переход — в начале, середине или конце года — мы сделаем этот процесс максимально удобным и комфортным для Вас.

Простота внедрения услуги.

Независимо от того, являетесь ли Вы новой организацией, только начинающей свою деятельность, ведете расчет заработной платы самостоятельно или используете для этой цели другого провайдера, мы:

подключим вас к нашей системе расчета заработной платы в любое время – в начале, в середине или в конце года.
завершим этап внедрения всего за 10-14 рабочих дней.
примим от Вас первичные данные для подключения в любом формате.
самостоятельно выгрузим первичные данные из вашей системы.

При переходе на внешнюю систему расчета заработной платы Вам просто нужно передать нам первичные данные. С этого момента всю работу по подключению мы возьмем на себя.

Собрать и передать первичные данные и документы для подключения	←	Клиент
↓
Проверить предоставленные первичные данные и ввести их в систему	←	Группа компаний «VS»
↓
Настроить алгоритмы расчета	←	Группа компаний «VS»
↓
Настроить расчетные и отчетные документы	←	Группа компаний «VS»
↓
Установить и настроить интернет-систему «Банк-Клиент» для подготовки перечисления зарплаты на счета сотрудников, а также налогов и сборов	←	Группа компаний «VS»
↓
Настроить файл импорта проводок по зарплате из программного комплекса исполнителя в компьютерные системы клиента	←	Группа компаний «VS»
↓
Настроить систему для сдачи обязательной отчетности в налоговую инспекцию, фонды социального страхования и органы статистики в электронном формате	←	Группа компаний «VS»
↓
Провести тестирование системы	←	Группа компаний «VS»

Мы сделаем этот процесс максимально безболезненным для вас и вашей компании. Вы можете быть уверены в том, что расчеты будут произведены точно и в установленные Вами сроки.

С самого начала работы за Вашей компанией закрепляется группа специалистов, состоящая из представителей расчетного отдела и отдела по работе с клиентами, которая оперативно проведет Вас через все этапы подключения. Все, что требуется от компании клиента — это при помощи наших специалистов собрать первичные данные и передать их для загрузки в расчетный комплекс. Существующая методика тестирования гарантирует правильное подключение и настройку системы расчетов для новых компаний, начиная с первого расчетного периода.

ИТ-специалисты воссоздают в нашем расчетно-технологическом комплексе образ той системы расчетов, которая существовала в период с начала календарного года до момента подключения, настраивают и загружают в программный комплекс необходимые алгоритмы расчетов по всем используемым видам начислений и удержаний, разрабатывают необходимые формы отчетов.

Вы поможете нам значительно ускорить процесс подключения, если заранее подготовите для передачи пакет первичных данных, необходимый для настройки внешней системы расчета заработной платы.

Расчет заработной платы в первом расчетном периоде. Договор с аутсорсинговой компанией.

В назначенный день направьте нам рабочую форму с исходными данными для расчета заработной платы в текущем расчетном периоде (Образец рабочей формы).

Группа компаний "VS" максимально упрощает для Вас расчет заработной платы, начиная со сбора информации по сотрудникам и заканчивая расчетом и уплатой налогов и социальных взносов. Каждый расчетный период достаточно просто передать своему бухгалтеру по расчету заработной платы изменения в ФОТ за месяц, используя любой удобный для Вас канал связи – электронную почту, факс, телефон или курьерскую службу.

Для упрощения процесса передачи исходных данных фиксируйте все изменения в рабочей форме, специально разработанной для Вас компанией Unistaff Payroll Solutions. Это позволит обеспечить быстрый и безошибочный ввод исходных данных в расчетный комплекс.

Зарплата расчет станет максимально простым и удобным, потому что всю основную работу мы будем выполняем за Вас.

Инструкция по заполнению рабочей формы с исходными данными

Рабочая форма помогает Вам быстро собрать и правильно организовать исходные данные, необходимые для расчета заработной платы в текущем расчетном периоде.

С таблицей очень легко и просто работать — вам достаточно внести в нее информацию о количестве часов или дней, отработанных каждым сотрудником, и всех изменениях по фонду оплату труда за месяц, которые имели место быть.

По каждому сотруднику в форме отображается следующая информация:

Ф.И.О.;
табельный номер;
отдел;
дата приема на работу;
коэффициент больничного листа;
даты больничного;
количество дней отпуска;
данные по всем видам начислений и удержаний;
оклад и/или почасовая ставка заработной платы и т.д.

Для обеспечения конфиденциальности информации колонки с данными по окладам, почасовым ставкам и другим видам начислений могут скрываться. У Вас есть возможность сгруппировать колонки таблицы удобным для вас образом, добавлять новые или удалять ненужные столбцы с данными.

Получение результатов расчетов. Выплата заработной платы.

Ваш бухгалтер в группе компаний "VS":

произведет расчет заработной платы для каждого сотрудника с учетом всех действующих в Вашей компании начислений и удержаний;
начислит предусмотренные законодательством налоги и взносы;
оформит результаты расчета комплектом расчетных документов и отчетов;
подготовит банковские ведомости и платежные поручения на перечисление заработной платы и уплату налогов и социальных взносов;
подготовит информацию для загрузки в вашу бухгалтерскую программу.

Каждый отчетный период мы готовим и сдаем за Вас обязательные квартальные и годовые отчеты по фонду оплаты труда, как общие по компании, так и персонализированные на каждого сотрудника.

Вернуться на страницу Ведение кадрового учета (кадровое администрирование) и расчет заработной платы