Про затвердження Порядку формування та ведення Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів та внесення змін до деяких нормативно-правових актів ДПА України
Наказ Державної податкової адміністрації України
від 24 листопада 2008 року N 722
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
18 лютого 2009 р. за N 154/16170
Відповідно до статті 6 Закону України "Про Державний реєстр фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів", статті 8 Закону України "Про державну податкову службу в Україні" та з метою приведення нормативно-правових актів Державної податкової адміністрації України у відповідність до законодавства НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок формування та ведення Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів, що додається.
2. Унести до Положення про картку фізичної особи - платника податків, затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 27.01.98 N 43, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 19.02.98 за N 124/2564 (із змінами), такі зміни:
2.1. У розділі 2:
пункт 2.3 викласти в такій редакції:
"2.3. До отримання документа, що посвідчує особу та підтверджує її громадянство, Картки неповнолітнім фізичним особам видаються одному з батьків за наявності свідоцтва про народження дитини та паспорта громадянина України одного з батьків або його паспортного документа з унесеними до нього відомостями про місце проживання або тимчасового перебування";
пункт 2.4 після слів "Правил в'їзду іноземців" доповнити словами "та осіб без громадянства".
2.2. Розділ 8 викласти в такій редакції:
"8. Коригування (зміна) реєстраційних даних, унесених до Картки
8.1. Інформація щодо реєстраційних даних про фізичну особу коригується у разі, якщо в установленому законодавством порядку змінилися дані, що містяться у Картці.
8.2. У разі виникнення змін у реєстраційних даних, що містяться у Картці, фізична особа протягом місяця від дня виникнення таких змін зобов'язана повідомити про необхідність коригування реєстраційних даних про неї орган державної податкової служби за місцем свого постійного проживання, а особи, які не мають постійного місця проживання в Україні, за місцем отримання доходів або місцезнаходженням іншого об'єкта оподаткування.
8.3. Видача Карток після коригування інформації здійснюється відповідно до цього Положення".
2.3. У тексті Положення слова "іноземні громадяни" в усіх відмінках замінити словами "іноземці та особи без громадянства" у відповідних відмінках.
2.4. Додаток 9 виключити.
3. Визнати такими, що втратили чинність:
Наказ Головної державної податкової інспекції України від 31.07.95 N 66 "Про затвердження Інструкції про порядок і умови передачі державним податковим інспекціям інформації для реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 07.08.95 за N 289/825;
наказ Державної податкової адміністрації України від 29.08.2005 N 371 "Про затвердження Змін до Інструкції про порядок і умови передачі державним податковим інспекціям інформації для реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 09.09.2005 за N 1025/11305.
4. Управлінню реєстрації та обліку платників податків (Калєніченко Н. Г.) забезпечити подання цього наказу в п'ятиденний строк у встановленому законодавством порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.
5. Департаменту інформаційно-аналітичного забезпечення процесів оподаткування (Шевченко С. С.), Управлінню реєстрації та обліку платників податків (Калєніченко Н. Г.) забезпечити приведення функціонуючого програмного забезпечення у відповідність до цього наказу в порядку та терміни, визначені для створення інформаційних систем.
6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Голови Буханевича О. М.
|
Голова |
С. В. Буряк |
|
ПОГОДЖЕНО: |
|
|
Голова Державного комітету
України з питань регуляторної
політики та підприємництва |
К. Ващенко
|
|
Міністр фінансів |
В. М. Пинзеник |
|
Т. в. о. Голови Служби
безпеки України |
В. О. Наливайченко
|
|
Голова Державної служби
спеціального зв'язку та захисту
інформації України |
Ю. Б. Чеботаренко
|
|
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Державної податкової адміністрації України
від 24 листопада 2008 р. N 722
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
18 лютого 2009 р. за N 154/16170 | |
Порядок
формування та ведення Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів
I. Загальні положення
1. Цей Порядок розроблено відповідно до Законів України "Про Державний реєстр фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів" (далі - Закон), "Про державну податкову службу в Україні" та інших нормативно-правових актів з метою визначення єдиної методики формування та ведення Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (далі - Державний реєстр) в органах державної податкової служби.
2. У цьому Порядку визначено механізм реєстрації фізичних осіб, які зобов'язані сплачувати податки і збори (обов'язкові платежі) до бюджетів та внески до державних цільових фондів у порядку і на умовах, що визначаються законодавством (далі - фізичні особи - платники податків), у Державному реєстрі та присвоєння їм ідентифікаційних номерів, організації роботи органів державної податкової служби, їх взаємодії з підприємствами, установами, організаціями та фізичними особами - платниками податків, а також встановлено правила передачі інформації від органів державної податкової служби до Державної податкової адміністрації України для реєстрації фізичних осіб - платників податків у Державному реєстрі та окремі форми документів з питань такої реєстрації.
3. Унесенню до Державного реєстру підлягає інформація щодо фізичних осіб, які:
постійно проживають в Україні, мають об'єкти оподаткування, передбачені законодавством, і зобов'язані сплачувати податки і збори (обов'язкові платежі);
не мають постійного місця проживання в Україні, але відповідно до законодавства зобов'язані сплачувати податки і збори (обов'язкові платежі) в Україні.
До Державного реєстру не вноситься інформація про фізичних осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовились від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомили про це відповідні державні органи.
4. Центральну базу даних Державного реєстру (далі - ЦБД ДРФО) створює та веде Державна податкова адміністрація України.
5. ЦБД ДРФО складається з інформаційного фонду, що міститься у базах даних Державної податкової адміністрації України, державних податкових адміністрацій в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, державних податкових інспекцій у районах, містах, районах у містах, а також міжрайонних та об'єднаних державних податкових інспекцій.
6. Регіональні бази даних Державного реєстру створюють та ведуть відповідні державні податкові адміністрації в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (регіональний рівень Державного реєстру), державні податкові інспекції у районах, містах, районах у містах, міжрайонні та об'єднані державні податкові інспекції (територіальний рівень Державного реєстру).
7. Формування та ведення Державного реєстру є одним з основних завдань органів державної податкової служби, які забезпечують:
повноту обліку фізичних осіб - платників податків;
організацію обробки інформації про сплату податків і зборів (обов'язкових платежів) фізичними особами - платниками податків;
контроль за своєчасністю, достовірністю, повнотою нарахування та сплати податків і зборів (обов'язкових платежів) фізичними особами - платниками податків.
Органи державної податкової служби зобов'язані своєчасно формувати, підтримувати в належному стані Державний реєстр та використовувати дані інформаційного фонду в межах законодавства.
8. Формування та ведення Державного реєстру здійснюються засобами програмного забезпечення, встановленого Державною податковою адміністрацією України.
9. Органи державної податкової служби формують інформаційний фонд на основі:
а) даних, наданих фізичними особами - платниками податків для реєстрації у Державному реєстрі;
б) заяв та документів, наданих для взяття на облік фізичних осіб в органах державної податкової служби як самозайнятих осіб;
в) податкових декларацій фізичних осіб - платників податків;
г) даних карток особових рахунків фізичних осіб - платників податків;
ґ) іншої інформації, що відповідно до законодавства надходить до органів державної податкової служби.
10. Для формування інформаційного фонду Державного реєстру використовується:
10.1. Інформація підприємств, установ, організацій, уключаючи Національний банк України та його територіальні управління, банки, інші фінансові установи, та фізичних осіб - підприємців, про суми виплачених фізичним особам - платникам податків доходів і утриманих з них податків і зборів (обов'язкових платежів).
10.2. Інформація державних реєстраторів про державну реєстрацію фізичних осіб - підприємців, а також інформація інших органів, уповноважених проводити державну реєстрацію (ліцензування) фізичних осіб - суб'єктів підприємницької та/або іншої діяльності.
10.3. Складовою частиною Державного реєстру є Реєстр фізичних осіб - платників податків самозайнятих осіб, до якого включається інформація з реєстраційної картки на проведення державної реєстрації фізичної особи - підприємця чи інших реєстраційних дій стосовно фізичної особи - підприємця, які надходять від державних реєстраторів до органів державної податкової служби для взяття фізичної особи - підприємця на облік, а також інформація про фізичних осіб - платників податків, які здійснюють незалежну професійну діяльність у разі взяття їх на облік відповідно до Порядку обліку платників податків, зборів (обов'язкових платежів), затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 19.02.98 N 80, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16.03.98 за N 172/2612 (із змінами).
10.4. Відомості міських і районних відділів (управлінь) внутрішніх справ про громадян, які прибули на проживання в даний район або місто чи вибули з нього.
10.5. Відомості районних, районних у місті, міських (міст обласного значення) відділів реєстрації актів цивільного стану Міністерства юстиції України про громадян, які померли.
11. Для формування інформаційного фонду ЦБД ДРФО використовуються відомості, отримані Державною податковою адміністрацією України із джерел, визначених у пунктах 9 та 10 цього розділу, та інформація всіх баз даних Державного реєстру регіонального та територіального рівнів.
12. Для формування інформаційного фонду баз даних регіонального рівня Державного реєстру використовується інформація, що отримана органами державної податкової служби регіонального рівня самостійно із джерел, визначених у пунктах 9 та 10 цього розділу, та інформація баз даних відповідних підпорядкованих державних податкових інспекцій у районах, містах, районах у містах, міжрайонних та об'єднаних державних податкових інспекцій, спеціалізованих державних податкових інспекцій.
13. Для формування інформаційного фонду баз даних територіального рівня Державного реєстру використовується інформація, отримана органом державної податкової служби із джерел, визначених у пунктах 9 та 10 цього розділу.
II. Реєстрація фізичних осіб - платників податків у Державному реєстрі - внесення даних
1. Реєстрація фізичної особи - платника податків у Державному реєстрі (внесення даних про фізичну особу - платника податків до Державного реєстру) /далі - реєстрація/ - первинна операція ведення Державного реєстру, що передбачає надання фізичною особою - платником податків до відповідного органу державної податкової служби загальних відомостей про себе відповідно до Закону, забезпечення передачі цієї інформації до ЦБД ДРФО, надання Державною податковою адміністрацією України фізичній особі - платнику податків ідентифікаційного номера і направлення його до відповідного органу державної податкової служби для видачі картки фізичної особи - платника податків, а також внесення змін та уточнень даних, занесених до Державного реєстру під час реєстрації, чи внесення інших записів до Державного реєстру відповідно до законодавства.
2. Фізичні особи - платники податків (крім осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовилися від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомили про це відповідні державні органи) зобов'язані зареєструватися у Державному реєстрі з моменту виникнення у них об'єкта оподаткування чи сплати податків і зборів (обов'язкових платежів), після чого відповідний орган державної податкової служби видає фізичній особі - платнику податків картку фізичної особи - платника податків згідно з Положенням про картку фізичної особи - платника податків, затвердженим наказом Державної податкової адміністрації України від 27.01.98 N 43, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 19.02.98 за N 124/2564, із змінами (далі - Положення про картку фізичної особи - платника податків).
3. Приймання документів для реєстрації здійснюють:
а) державні податкові інспекції у районах, містах, районах у містах, міжрайонні та об'єднані державні податкові інспекції за місцем постійного проживання фізичних осіб - платників податків (громадян України);
б) державні податкові інспекції у районах, містах, районах у містах, міжрайонні, об'єднані державні податкові інспекції за місцем отримання доходів або місцезнаходженням іншого об'єкта оподаткування громадян України, які не мають постійного місця проживання в Україні.
в) державні податкові адміністрації в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі - іноземців та осіб без громадянства або громадян України.
г) структурний підрозділ Державної податкової адміністрації України, на який покладено функції формування та ведення ЦБД ДРФО (у виключних випадках).
4. Для реєстрації фізична особа - платник податків заповнює та подає до органу державної податкової служби облікову картку фізичної особи - платника податків та інших обов'язкових платежів за формою N 1ДР (далі - Облікова картка), наведеною в додатку 1 до цього Порядку. Облікові картки заповнюються державною мовою згідно з пам'яткою на бланку документа розбірливим почерком без виправлень відповідно до паспортного документа.
5. Облікова картка має бути подана до органу державної податкової служби згідно з цим Порядком фізичною особою - платником податків особисто, через довірену особу або юридичною особою - податковим агентом.
6. Реєстрація фізичної особи - платника податків за її особистим зверненням проводиться у такому порядку:
6.1. Фізична особа - платник податків особисто подає до органу державної податкової служби Облікову картку, заповнену згідно з пам'яткою для її заповнення, пред'являє паспортний документ, що містить необхідні для реєстрації реквізити, а саме: прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), дату народження, місце народження та місце проживання.
У виняткових випадках (хвороба, відпустка, відрядження, перебування в іншому регіоні країни та ін.) за бажанням фізичної особи - платника податків можливе подання Облікової картки іншою особою за наявності паспортного документа цієї особи та паспортного документа або його ксерокопії (з чітким зображенням) фізичної особи - платника податків, яка реєструється, а також довіреності, засвідченої у нотаріальному порядку на проведення реєстрації фізичної особи - платника податків.
До отримання документа, що посвідчує особу та підтверджує її громадянство, Облікові картки неповнолітніх фізичних осіб - платників податків подаються одним із батьків (усиновлювачем, опікуном, піклувальником) за наявності свідоцтва про народження дитини та особистого паспортного документа з унесеними до нього відомостями про місце проживання.
Реєстрація іноземців та осіб без громадянства здійснюється після виконання вимог Правил в'їзду іноземців та осіб без громадянства в Україну, їх виїзду з України і транзитного проїзду через її територію, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.95 N 1074 (із змінами).
Іноземці та особи без громадянства для реєстрації додають до Облікової картки паспортний документ та засвідчений у встановленому законодавством порядку переклад на українську мову паспортного документа. Особи, які мають довіреність, засвідчену у нотаріальному порядку, на подання Облікової картки для реєстрації іноземця чи особи без громадянства, подають особистий паспортний документ, паспортний документ іноземця чи особи без громадянства або його ксерокопію (з чітким зображенням), у якому містяться такі дані: прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), місце народження, місце проживання, дата народження, а також довіреність, засвідчену у нотаріальному порядку, на подання Облікової картки для реєстрації іноземця чи особи без громадянства - довірителя, та засвідчений у встановленому законодавством порядку переклад на українську мову паспортного документа іноземця чи особи без громадянства.
6.2. Приймання Облікових карток від фізичних осіб - платників податків здійснюється працівниками структурних підрозділів органів державної податкової служби, до функцій яких належать формування та ведення Державного реєстру.
6.3. Працівник органу державної податкової служби у разі подання Облікової картки зобов'язаний:
перед прийманням Облікової картки пересвідчитися, що в паспорті фізичної особи - платника податків відсутня відмітка про наявність у неї права здійснювати платежі без ідентифікаційного номера або таку відмітку анульовано;
пересвідчитись у наявності права на представництво в особи, яка подає Облікову картку для реєстрації іншої фізичної особи - платника податків, у разі, якщо реєстрація здійснюється за довіреністю, чи неповнолітньої фізичної особи - платника податків, яка не отримала паспорт громадянина України;
за даними відповідного рівня Державного реєстру, паспортного документа чи шляхом опитування фізичної особи - платника податків пересвідчитись у відсутності реєстрації фізичної особи - платника податків, установити, чи не змінювала фізична особа - платник податків прізвище, ім'я або по батькові, місце проживання, дату народження чи інші дані, які включаються до Облікової картки. У разі наявності реєстрації фізичної особи - платника податків у Державному реєстрі Облікова картка не приймається, фізичній особі - платнику податків роз'яснюються її права та обов'язки, а також порядок видачі картки фізичної особи - платника податків та/або подання повідомлення про унесення змін до Державного реєстру;
перевірити повноту заповнення поданої Облікової картки та відповідність її даним паспортного документа особи, яка реєструється. Якщо Облікова картка заповнена не повністю або не підписана, Облікова картка повертається для повного заповнення, за необхідності надаються консультації щодо заповнення відповідних рядків. Якщо відомості Облікової картки не відповідають даним паспортного документа або Облікова картка має виправлення чи підчистки, Облікова картка не приймається і видається для заповнення новий бланк Облікової картки;
прийняти належно заповнену Облікову картку, унести до неї службові позначки, дату прийняття, зазначити свої прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), підписати Облікову картку та за бажанням фізичної особи - платника податків повідомити такі дані особі, яка подала Облікову картку;
забезпечити занесення до Державного реєстру відповідного рівня відомостей відповідно до розділу IV цього Порядку;
надати фізичній особі - платнику податків контактні номери телефонів відповідного підрозділу органу державної податкової служби для подальшого інформування фізичної особи - платника податків про те, що їй необхідно з'явитися до органу державної податкової служби для одержання картки фізичної особи - платника податків або уточнення даних у разі виникнення виняткових ситуацій.
7. У разі укладення трудового договору між фізичною особою, яка не має ідентифікаційного номера, та юридичною особою така юридична особа зобов'язана згідно з цим Порядком подати до органу державної податкової служби відомості для реєстрації фізичної особи як платника податків, за винятком випадків, коли фізична особа, яка через свої релігійні або інші переконання відмовилася від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомила про це відповідні державні органи.
7.1. Юридичні особи - податкові агенти одержують від органів державної податкової служби:
бланки Облікових карток;
бланки відомостей до Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів за формою N 2ДР (далі - Відомості), форму, яких наведено в додатку 2 до цього Порядку.
7.2. Юридична особа - податковий агент готує та передає відомості про фізичну особу - платника податків для реєстрації у такому порядку:
видає фізичній особі - платнику податків бланк Облікової картки, яку фізична особа - платник податків заповнює згідно з паспортними даними за правилами, викладеними у пам'ятці на бланку Облікової картки;
контролює повноту заповнення Облікової картки та відповідність указаних у ній даних даним паспортного документа;
на підставі даних Облікових карток формує Відомості згідно з пам'яткою про заповнення таких Відомостей;
передає на паперових носіях Відомості до органу державної податкової служби, у якому така юридична особа - податковий агент перебуває на обліку. До таких Відомостей повинні бути додані Облікові картки та копії документів згідно з підпунктом 6.1 пункту 6 цього розділу.
7.3. У разі отримання від юридичної особи - податкового агента Відомостей посадова особа органу державної податкової служби здійснює візуальну перевірку повноти та правильності їх заповнення, а також відповідності кількості записів у Відомостях кількості доданих до таких Відомостей Облікових карток.
Після перевірки документів, що надійшли від юридичної особи - податкового агента, факт приймання документів фіксується в журналі реєстрації відомостей до Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів, одержаних від юридичних осіб (відокремлених підрозділів) - податкових агентів (далі - Журнал), або Відомості разом з доданими до них документами повертаються для доопрацювання, якщо вони є неповними, не підписані або не засвідчені, містять підчистки чи виправлення тощо. Форму Журналу наведено в додатку 3 до цього Порядку.
Після приймання від юридичної особи (її відокремленого підрозділу) - податкового агента Відомостей та доданих до них документів орган державної податкової служби зобов'язаний стосовно кожної фізичної особи - платника податків, яка реєструється у Державному реєстрі, здійснити дії, визначені підпунктом 6.3 пункту 6 цього розділу.
7.4. Облікові картки не приймаються та повертаються юридичній особі - податковому агенту разом із супровідним листом та роз'ясненнями, якщо:
Облікові картки заповнені неповністю або не підписані;
дані Облікової картки не відповідають даним паспортного документа чи даним Відомостей;
Облікова картка має виправлення чи підчистки;
фізична особа - платник податків уже зареєстрована у Державному реєстрі.
При поверненні Облікової картки юридичній особі органом державної податкової служби робиться відмітка у Відомостях із зазначенням причин повернення. Копія супровідного листа, яким юридичній особі повернуті для доопрацювання Облікові картки, додається до Відомостей, які зберігаються в органі державної податкової служби.
8. Після реєстрації фізичної особи - платника податків орган державної податкової служби інформує юридичну особу про можливість отримання фізичною особою - платником податків картки фізичної особи - платника податків.
9. Прийняті органами державної податкової служби Облікові картки обробляються засобами програмного забезпечення.
Дані вносяться до відповідного рівня Державного реєстру.
На основі таких даних формуються файли-запити на реєстрацію фізичних осіб - платників податків у Державному реєстрі, які передаються до ЦБД ДРФО.
10. У разі надходження до ЦБД ДРФО файла-запиту на реєстрацію фізичної особи - платника податків у такій базі даних проводиться пошук інформації на наявність у Державному реєстрі фізичної особи - платника податків з даними, які повністю або частково співпадають з даними про фізичну особу - платника податків, указаними у файлі-запиті.
Якщо фізична особа - платник податків, стосовно якої надійшов файл-запит, уже зареєстрована, повторна реєстрація не проводиться та органу державної податкової служби, який направив файл-запит, направляється файл-відповідь про наявність у зазначеної особи ідентифікаційного номера.
Якщо в Державному реєстрі не виявлено реєстрації фізичної особи - платника податків, на підставі даних, поданих фізичними особами - платниками податків та юридичними особами - податковими агентами, Державна податкова адміністрація України вносить до Державного реєстру дані про фізичну особу - платника податків і надсилає її ідентифікаційний номер до органу державної податкової служби, який направив файл-запит про реєстрацію фізичної особи - платника податків.
11. Реєстрація фізичної особи - платника податків здійснюється у двотижневий строк від дня подання до органу державної податкової служби Облікової картки.
12. Після реєстрації фізичної особи - платника податків і формування баз даних документи фізичної особи - платника податків щодо її реєстрації в Державному реєстрі передаються в архів відповідного органу державної податкової служби.
Облікові картки, Відомості та повідомлення про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів за формою N 5ДР (далі - Повідомлення) разом з іншими реєстраційними документами зберігаються три роки від дня їх надходження до органу державної податкової служби. Форму Повідомлення наведено в додатку 4 до цього Порядку. Журнал зберігається три роки від дня внесення до нього останнього запису.
Облікові картки, подані фізичними особами - платниками податків особисто, зшиваються в пачки не більше ніж по 500 штук у порядку їх подання до органу державної податкової служби. Кожна пачка має свій номер, а кожна Облікова картка - порядковий номер у цій пачці.
Облікові картки та Відомості, подані юридичними особами - податковими агентами, а також супровідні листи (за наявності) зшиваються разом у кількості не більше ніж 500 штук Облікових карток та супровідних листів.
III. Зміни та уточнення даних, занесених до Державного реєстру під час реєстрації
1. У разі виникнення змін та/або уточнень у реєстраційних даних фізична особа - платник податків протягом місяця від дня виникнення таких змін зобов'язана подати Повідомлення до органу державної податкової служби за місцем свого постійного проживання (у разі зміни місця проживання - до органу державної податкової служби за новим місцем проживання), а фізичні особи - платники податків, які не мають постійного місця проживання в Україні, - за місцем отримання доходів або місцезнаходженням іншого об'єкта оподаткування.
2. Посадова особа органу державної податкової служби реєструє Повідомлення, після чого вносить відповідні зміни до Державного реєстру.
3. Інформація про коригування реєстраційних даних направляється електронною поштою до інформаційного фонду ЦБД ДРФО.
4. Видача карток фізичної особи - платника податків після коригування даних здійснюється відповідно до Положення про картку фізичної особи - платника податків.
5. Працівники підрозділів, до повноважень яких належать формування та ведення Державного реєстру, зобов'язані обробляти файли-відповіді, що надходять із ЦБД ДРФО до відповідного рівня Державного реєстру.
Якщо на файл-повідомлення про внесення змін у дані про фізичну особу - платника податків до Державного реєстру із ЦБД ДРФО до відповідного рівня Державного реєстру надійшов файл-відповідь про можливість повторної реєстрації фізичної особи - платника податків у Державному реєстрі чи інші виняткові ситуації, посадова особа органу державної податкової служби здійснює заходи, визначені розділом V цього Порядку.
6. До Державного реєстру вноситься відмітка про закриття ідентифікаційного номера у разі:
якщо проведена зміна ідентифікаційного номера та фізична особа - платник податків отримала картку фізичної особи - платника податків, що відповідає вірному (переприсвоєному) ідентифікаційному номеру, та довідку про зміну ідентифікаційного номера згідно з Положенням про картку фізичної особи - платника податків;
якщо за результатами аналізу даних у виняткових ситуаціях установлено факт повторної реєстрації фізичної особи - платника податків;
смерті фізичної особи - платника податків;
якщо фізична особа через свої релігійні або інші переконання відмовилась в установленому законодавством порядку від ідентифікаційного номера.
IV. Організація роботи органів державної податкової служби
1. Функції реєстрації фізичних осіб - платників податків виконують підрозділи реєстрації та обліку платників податків органів державної податкової служби.
Для подальшого наповнення Державного реєстру іншими структурними підрозділами органів державної податкової служби України здійснюється формування інформації з податкових розрахунків сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб - платників податків, і сум утриманого з них податку, які подаються податковими агентами, податкових декларацій та звітів фізичних осіб - платників податків, даних карток особових рахунків фізичних осіб - платників податків щодо стану розрахунків з бюджетом за податками і зборами (обов'язковими платежами).
2. Для забезпечення формування та ведення Державного реєстру органи державної податкової служби у межах компетенції виконують такі дії:
забезпечують та організовують прийом громадян з питань реєстрації в Державному реєстрі, видачі карток фізичної особи - платника податків, унесення до Державного реєстру змін та уточнень реєстраційних даних фізичних осіб - платників податків, надання фізичним особам - платникам податків відомостей з Державного реєстру;
надають консультації та роз'яснення фізичним особам - платникам податків та юридичним особам - податковим агентам з питань реєстрації фізичних осіб - платників податків, подання та отримання відповідних документів в органах державної податкової служби;
забезпечують безкоштовно фізичних осіб - платників податків та юридичних осіб - податкових агентів бланками Облікових карток, Відомостей та Повідомлень;
приймають від фізичних осіб - платників податків та юридичних осіб - податкових агентів Облікові картки, Відомості, Повідомлення та перевіряють документи, що подаються для внесення даних до Державного реєстру, фіксують факт їх надходження у журналах чи надають умотивовані відмови в їх прийманні;
заносять дані про фізичних осіб - платників податків, указані в Облікових картках, Відомостях та Повідомленнях, з паперових носіїв до баз даних відповідного рівня Державного реєстру;
формують файли-запити на присвоєння фізичним особам - платникам податків ідентифікаційних номерів та передають їх до ЦБД ДРФО;
видають фізичним особам - платникам податків картки фізичної особи - платника податків;
опрацьовують відомості, отримані від відділів реєстрації актів цивільного стану, про фізичних осіб, які померли;
опрацьовують відомості, отримані від міських і районних відділів (управлінь) внутрішніх справ, про фізичних осіб - платників податків, які прибули на проживання в даний район або місто чи вибули з них;
формують файли-повідомлення різних типів про внесення змін до Державного реєстру і направляють їх до ЦБД ДРФО;
отримують з ЦБД ДРФО файли-відповіді про присвоєні ідентифікаційні номери, унесені зміни до Державного реєстру та інші дані;
контролюють повноту передачі та завантаження в ЦБД ДРФО даних, перевіряють отримання файлів-відповідей про наявність помилок у вхідних даних, аналізують причини відмов у присвоєнні ідентифікаційних номерів та внесенні змін до Державного реєстру, уносять необхідні коригування та формують повторно відповідні файли-запити та файли-повідомлення до ЦБД ДРФО;
формують файли-повідомлення для внесення та файли-запити для отримання до/із ЦБД ДРФО інформації;
формують файли-запити для перевірки достовірності ідентифікаційного номера фізичної особи - платника податків та звірки даних про фізичну особу - платника податків, унесених до Державного реєстру;
відповідно до законодавства опрацьовують звернення фізичних осіб - платників податків щодо надання інформації про них з Державного реєстру, формують відповідні файли-запити до ЦБД ДРФО, обробляють файли-відповіді з відомостями про фізичну особу - платника податків, які надійшли з ЦБД ДРФО, та видають такі відомості особисто фізичній особі - платнику податків (за місцем проживання даної особи) за умови пред'явлення паспортного документа або іншій особі на підставі засвідченої у нотаріальному порядку довіреності та паспортного документа довіреної особи;
надають іншим державним органам відомості з Державного реєстру відповідно до законодавства;
здійснюють адміністрування бази даних та програмно-технічного комплексу відповідного рівня Державного реєстру.
3. При формуванні та веденні Державного реєстру Державна податкова адміністрація України здійснює такі дії:
одержує від державних податкових адміністрацій в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі файли-запити та файли-повідомлення, необхідні для реєстрації фізичних осіб - платників податків у Державному реєстрі, унесення змін до реєстраційних даних фізичної особи - платника податків, та надання даних з інформаційного фонду Державного реєстру;
присвоює фізичним особам - платникам податків ідентифікаційні номери, заносить інформацію про фізичну особу - платника податків до Державного реєстру, уносить зміни до Державного реєстру, обробляє файли-запити щодо надання інформації з інформаційного фонду Державного реєстру, формує файли-відповіді;
фіксує факти отримання файлів-запитів, файлів-повідомлень у відповідних журналах ЦБД ДРФО;
розподіляє сформовану вихідну інформацію до відповідних органів державної податкової служби. Підготовлені дані засобами телекомунікації передаються в електронному вигляді з використанням засобів захисту інформації Державної податкової адміністрації України до державних податкових адміністрацій в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.
4. Обмін інформацією між різними рівнями Державного реєстру здійснюється у такому порядку:
державні податкові інспекції у районах, містах, районах у містах, міжрайонні, об'єднані та спеціалізовані державні податкові інспекції здійснюють обмін інформацією з державними податковими адміністраціями в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, яким вони підпорядковуються;
державні податкові адміністрації в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі здійснюють обмін інформацією з Державною податковою адміністрацією України;
державні податкові інспекції у районах, містах, районах у містах, міжрайонні, об'єднані та спеціалізовані державні податкові інспекції здійснюють обмін інформацією з Державною податковою адміністрацією України через відповідні державні податкові адміністрації в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, яким вони підпорядковуються.
Захист інформації на різних рівнях Державного реєстру здійснюється з застосуванням комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю.
Файли-запити та файли-повідомлення формуються та передаються в електронному вигляді телекомунікаційними каналами зв'язку із забезпеченням вимог до захисту інформації засобами комплексної системи захисту інформації.
Для супроводження комплексної системи захисту інформації створюється служба захисту інформації Державного реєстру.
V. Обробка повідомлень Державної податкової адміністрації України та організація роботи органів державної податкової служби при виникненні виняткових ситуацій
1. Працівники підрозділів реєстрації та обліку платників податків зобов'язані обробляти файли-відповіді, що надходять із ЦБД ДРФО до відповідного рівня Державного реєстру, щодо:
повторної реєстрації фізичної особи - платника податків у Державному реєстрі;
наявності помилок у вхідних даних при внесенні змін у реєстраційні дані про фізичну особу - платника податків.
2. Якщо у відповідь на файл-запит про реєстрацію фізичної особи - платника податків у Державному реєстрі або файл-повідомлення про внесення змін у дані про фізичну особу - платника податків до Державного реєстру із ЦБД ДРФО до відповідного рівня Державного реєстру надійшов файл-відповідь про можливість повторної реєстрації фізичної особи - платника податків у Державному реєстрі, орган державної податкової служби зобов'язаний проаналізувати інформацію та встановити, чи дійсно має місце такий факт. За необхідності від фізичної особи - платника податків, стосовно якої проводиться реєстрація або вносяться зміни, можуть бути отримані необхідні додаткові відомості щодо змін, які відбувались у даних фізичної особи - платника податків, що зазначаються в Обліковій картці чи Повідомленні.
3. Якщо має місце співпадіння даних різних фізичних осіб - платників податків, орган державної податкової служби направляє до ЦБД ДРФО відповідний файл-повідомлення про необхідність реєстрації фізичної особи - платника податків у Державному реєстрі як іншої особи чи файл-повідомлення про внесення змін до Державного реєстру з підтвердженням того, що можливість повторної реєстрації повністю виключається.
4. Якщо має місце факт повторної реєстрації фізичної особи - платника податків у Державному реєстрі, орган державної податкової служби зобов'язаний встановити, який ідентифікаційний номер використовувався, та спільно з фізичною особою - платником податків прийняти рішення, який з ідентифікаційних номерів закрити як подвійний.
5. Орган державної податкової служби формує відповідний файл-повідомлення щодо закриття подвійного номера і передає його до відповідної державної податкової адміністрації в Автономній Республіці Крим, області, місті Києві або Севастополі для подальшої передачі на центральний рівень, а також зберігає всі матеріали про прийняття рішення щодо закриття подвійного номера.
6. Якщо у відповідь на файл-повідомлення про внесення змін у дані про фізичну особу - платника податків до Державного реєстру із ЦБД ДРФО до відповідного рівня Державного реєстру надійшов файл-відповідь про наявність помилок у вхідних даних, орган державної податкової служби зобов'язаний проаналізувати помилки, внести необхідні виправлення та повторно сформувати відповідний файл-повідомлення.
|
Начальник Управління реєстрації
та обліку платників податків |
Н. Г. Калєніченко
|
|
Додаток 1
до Порядку формування та ведення Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів | |
Лицьовий бік
ОБЛІКОВА КАРТКА
фізичної особи - платника податків та інших обов'язкових платежів
Зворотний бік
ПАМ'ЯТКА
---------------------------------------------------------------------------------------------------
ДЛЯ ЗАПОВНЕННЯ
Облікової картки
фізичної особи - платника податків та інших обов'язкових платежів
Друкуйте або пишіть друкованими літерами, користуючись чорним або синім чорнилом. Не користуйтесь олівцем або фломастером.
Заповнюйте картку державною мовою.
За відсутності інформації рядки залишити вільними.
Прізвище, ім'я, по батькові (рядки 1, 2, 3) записуйте згідно з паспортними даними без скорочення.
Стать (рядок 4) позначайте літерою "Ч" для чоловіків, літерою "Ж" для жінок.
Дату народження (рядки 5, 6, 7) записуйте згідно з паспортними даними (число і рік - цифрами, місяць - прописом), наприклад, 4 січня 1968 року записуйте так: число - 04, місяць - січень, рік - 1968.
Місце народження (рядки 8, 9, 10, 11) записуйте відповідно до паспортних даних.
Місце проживання (рядки 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20) записуйте відповідно до паспортних даних без скорочення.
Додаток до номера будинку у вигляді літери записуйте без розділових знаків (наприклад, 154а), додаток до номера будинку у вигляді цифр записуйте через знак "/" (наприклад, 15/7).
Місце роботи записуйте за основним місцем роботи (де ведеться трудова книжка). Найменування юридичної особи записуйте згідно з даними Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), які можна одержати в бухгалтерії зазначеної юридичної особи.
Запишіть робочий і домашній телефони, поставте дату заповнення облікової картки і свій підпис.
Заповнену облікову картку передайте особисто, через довірену особу або юридичну особу - податкового агента до відповідного органу державної податкової служби.
Службові позначки вносяться посадовою особою органу державної податкової служби.
|
Додаток 2
до Порядку формування та ведення Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів | |
Відомості
до Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів
|
___________________________________________________________________________________________________________________________
(повне найменування юридичної особи (її відокремленого підрозділу) - податкового агента) |
|
Ідентифікаційний
код за ЄДРПОУ |
|
Пачка
|
|
|
N
з/п |
Прізвище, ім'я, по батькові |
Стать |
Дата народження |
Місце проживання |
Примітка |
|
число |
місяць |
рік |
поштовий індекс |
країна, область, район, населений пункт |
вулиця |
номер будинку, додаток, корпус |
квартира |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Усього ____ аркушів |
Усього ____ фізичних осіб |
Дата подання ____. ____.20_____ |
|
Керівник юридичної особи
(її відокремленого підрозділу) - податкового агента |
____________
(підпис) |
____________________
(П. І. Б.) |
|
|
|
Особа, відповідальна за формування відомостей,
М. П. |
____________
(підпис) |
____________________
(П. І. Б.) |
тел. |
|
|
Дата
прийняття |
Номер пачки |
Всього повернуто облікових карток |
Дата та вихідний номер листа |
Прізвище, ім'я, по батькові та підпис посадової особи органу державної податкової служби, яка прийняла відомості |
Прізвище, ім'я, по батькові та підпис посадової особи органу державної податкової служби, яка обробила відомості |
ПАМ'ЯТКА
ДЛЯ ЗАПОВНЕННЯ
відомостей до Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів
Відомості до Державного реєстру формуються юридичними особами - податковими агентами на підставі даних Облікових карток.
Якщо кількість Облікових карток становить понад 500 штук, ці Відомості формуються окремими пачками по 500 Облікових карток у кожній пачці, крім останньої. Нумерація пачок послідовна, починаючи з одиниці. Якщо кількість Облікових карток менше 500 штук, Відомості формуються однією пачкою без номера.
Нумерація рядків Відомостей проводиться від одиниці в межах всієї пачки. Повторення номерів рядків у межах однієї пачки не допускається. Виправлення і закреслення окремих полів у рядку не допускаються.
Кожна пачка Відомостей зшивається, і на останньому аркуші пачки проставляються кількість аркушів у пачці та кількість Облікових карток.
Відомості засвідчуються підписами керівника юридичної особи (її відокремленого підрозділу), особи, відповідальної за підготовку інформації, та посвідчуються печаткою цієї юридичної особи (її відокремленого підрозділу).
Службові позначки вносяться посадовими особами органу державної податкової служби.
|
Додаток 3
до Порядку формування та ведення Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів | |
Журнал
реєстрації відомостей до Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів, одержаних від юридичних осіб (відокремлених підрозділів) - податкових агентів
|
N
з/п |
Дата надходження |
Номер пачки |
Ідентифіка-
ційний код за ЄДРПОУ |
Найменування юридичної особи |
Пачка |
Кількість аркушів |
Кількість Облікових карток |
Прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, яка передала відомості |
Прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, яка прийняла відомості |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Додаток 4
до Порядку формування та ведення Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів | |
Повідомлення
про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів
|
N
з/п |
Реквізит |
Інформація |
|
1 |
Ідентифікаційний номер |
|
|
2 |
Прізвище |
|
|
3 |
Ім'я |
|
|
4 |
По батькові (за наявності) |
|
|
5 |
Дата народження |
|
|
Дані про зміни (заповнити тільки ті реквізити, які змінилися) |
|
6 |
Прізвище |
|
|
7 |
Ім'я |
|
|
8 |
По батькові |
|
|
9 |
Дата народження
|
Число |
|
|
10 |
Місяць |
|
|
11 |
Рік |
|
|
12 |
Місце
проживання
|
Поштовий індекс |
|
|
13 |
Країна |
|
|
14 |
Область |
|
|
15 |
Район |
|
|
16 |
Населений пункт |
|
|
17 |
Вулиця |
|
|
18 |
Номер будинку |
|
|
19 |
Корпус |
|
|
20 |
Квартира |
|
|
21 |
Телефон домашній |
|
|
22 |
Місце роботи
|
Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ |
|
|
23 |
Найменування юридичної особи чи прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи - суб'єкта підприємницької діяльності |
|
|
24 |
Дата зміни місця роботи |
|
|
25 |
Телефон робочий |
|
|
Дата заповнення |
________________________ |
|
Підпис фізичної особи |
________________________ |
