Реестр налоговые накладных: заполняем новую форму Баланс 2010-01-18

РЕЄСТР ПОДАТКОВИХ НАКЛАДНИХ: ЗАПОВНЮЄМО НОВУ ФОРМУ

"Баланс"

№ 4, від 18 січня 2010 р.

Ірина Мартинова

головний бухгалтер

У поточному році бухгалтерам доведеться заповнювати реєстр отриманих і виданих податкових накладних (далі — Реєстр) за новими правилами. Нові правила — це нові запитання, які можуть виникнути при заповненні форми. На допомогу бухгалтеру пропонуємо покрокову інструкцію із заповнення Реєстру.

Повнота відображення даних у Реєстрі

У Реєстрі відображаються всі операції з придбання і поставки товарів (послуг) — як ті, що обкладаються ПДВ, так і звільнені від оподаткування, а також ті, що не є об'єктом оподаткування (п. 6 Порядку, затвердженого наказом ДПАУ від 30.06.05 р. № 244, далі — Порядок № 244).

Не відображаються в Реєстрі операції, які не відповідають поняттю "поставка" з п. 1.4 Закону про ПДВ. Наприклад, отримання поворотної фінансової допомоги не відповідає цьому поняттю, а отже, така операція не відображається в Реєстрі (розд. II).

У платників часто виникає запитання про доцільність відображення в Реєстрі абсолютно всіх операцій із придбання товарів, послуг. Адже одна справа — відобразити дані отриманих податкових накладних та інших документів, що дають право на податковий кредит, і зовсім інша — урахувати в повному обсязі придбання товарів (послуг), що не є об'єктами оподаткування, і придбання у неплатників ПДВ (тобто ті придбання, на які постачальниками не виписуються податкові накладні). Наприклад, відобразити в Реєстрі придбання послуг із розрахунково-касового банківського обслуговування дуже трудомістке. Адже зазвичай окрім банківських виписок платники не мають інших документів для підтвердження факту отримання послуг.

Якщо не відобразити в Реєстрі всі придбання, це буде порушенням порядку ведення податкового обліку, за яке посадовій особі платника загрожує адміністративний штраф у розмірі від 85 до 170 грн. (ст. 163¹ КУпАП). Перенесені з Реєстру в декларацію дані також не будуть повністю достовірними. Але на практиці багато платників податків уважають за краще періодично сплачувати адмінштрафи, щоб "не возитися" з докладним обліком придбань, які не впливають на суму податкового кредиту (просто тому, що це дешевше).

А ось повноту відображення в Реєстрі (і відповідно у звітності з ПДВ) усіх поставок — таких, які обкладаються і не обкладаються податком (якщо такі здійснюються), контролювати необхідно. Адже від їх співвідношення залежить правильність формування податкового кредиту у тих платників, які обрали метод розподілу вхідного ПДВ за загальногосподарськими витратами пропорційно до обсягів таких поставок.

ЗАПОВНЕННЯ РЕЄСТРУ: ВІД ГРАФИ ДО ГРАФИ

Розділ І

Графа 1. Указуємо номер за порядком, який переносимо на отриману податкову накладну або інший документ. Цей номер зручно ставити у правому верхньому кутку документа, тоді в підшивці можна швидко знайти шукану податкову накладну (інший документ).

Графа 2. Указуємо дату отримання податкової накладної. Дата отримання — це обов'язковий реквізит розрахунку коригування до податкової накладної. На інших документах, що підтверджують податковий кредит або придбання товарів (послуг) без ПДВ, як правило, дата отримання не указується. І якщо підприємство не реєструє всю вхідну документацію в окремому журналі, то саме в Реєстрі вперше фіксується дата отримання документів за фактом.

Якою датою отримання відображати в Реєстрі запізнілі податкові накладні?

Який документ підтверджує отримання запізнілої податкової накладної? ДПАУ називає таким документом лист із повідомленням про вручення та відбитком календарного штемпеля, дату якого можна перенести у графу 2 Реєстру (див. лист ДПАУ від 04.11.09 р. № 24259/7/16-1517-26 див. "БАЛАНС", 2010, № 4 на с. 30). Проте не всі податкові накладні, а тим більше інші документи, що підтверджують придбання товарів, послуг, надходять на підприємство поштою. Яку ж ставити дату, якщо заповітного конвертика немає? Відповідь проста — фактичну.

Багато платників ведуть облік надходження документів, наприклад, у журналі вхідної кореспонденції. Проте часто в ньому фіксують тільки документи, що надійшли поштою. Або відповідальна особа проставляє на документі дату його отримання без реєстрації в журналі. Ураховуючи загострену увагу органів ДПС до запізнілих податкових накладних, радимо платникам ПДВ вести первинний облік надходження всіх вхідних документів в окремому журналі і задокументовану дату надходження переносити в Реєстр.

Якщо за родом діяльності у вас не буває запізнень вхідних документів та облік їх надходження не ведеться, у графі 2 зручно дублювати дату виписування документа (простіше буде знайти запис у Реєстрі за датою документа при звірянні).

Коли реєструвати податкові накладні, за якими право на податковий кредит виникає не в періоді їх отримання?

Реєстр — це єдиний регістр податкового обліку з ПДВ, у якому реєструються всі отримані та видані податкові накладні та інші документи. Виникає запитання: коли реєструвати в Реєстрі отримані податкові накладні, які не дають право на відображення податкового кредиту у звітному періоді? А таких випадків немало. Наприклад, якщо ваше підприємство:

• веде облік ПДВ із застосуванням касового методу (пп. 7.3.9, п. 11.11 Закону про ПДВ);

• здійснює посередницькі операції, наприклад, отримує товари (і податкову накладну) для передачі довірителю в одному податковому періоді, а оплачує постачальнику (та отримує право на податковий кредит) у наступному (п. 4.7 Закону про ПДВ);

• отримує розрахунок коригування до податкової накладної раніше, ніж саму податкову накладну (див. "БАЛАНС", 2009, № 99, с. 29);

• продає легковий автомобіль, який служив до продажу основним фондом підприємства.

Уважаємо, що такі податкові накладні повинні бути відображені в Реєстрі в тому періоді, у якому виникне право на податковий кредит. Адже Реєстр — основа для заповнення декларації з ПДВ (п. 7 Порядку № 244). Логічно його заповнити так, щоб підсумкові дані за звітний період можна було перенести в податкову декларацію з ПДВ. Крім того, саме з даних Реєстру формується інформація для заповнення додатка 5 "Розшифровка контрагентів..." до декларації, у тому числі імпорт із бухгалтерських програм. При автоматичному формуванні додатка 5 наявність у Реєстрі податкової накладної, за якою ще немає права на податковий кредит, призведе до помилки у звітності.

Нагадаємо, що сторінки Реєстру не нумеруються, не прошнуровуються і не підлягають реєстрації в органі ДПС — це не передбачено порядком його ведення. І навіть факт невключення отриманої податкової накладної до Реєстру не є підставою для відмови у праві на податковий кредит, якщо у вас є її оригінал (пп. 7.2.8 Закону про ПДВ). Як бачите, у платників є достатній ступінь свободи і вони можуть самі вирішувати, як їм відобразити в Реєстрі документи, щоб надалі було зручно формувати звітність за даними Реєстру (особливо в ситуаціях, прямо не передбачених порядком його ведення).

Графи 3, 4. У ці графи переносяться дата виписування та номер податкової накладної або іншого документа, що підтверджує податковий кредит або придбання товарів, послуг без ПДВ.

Графа 5. За новими правилами в цій графі відображаються умовні позначення документів залежно від виду: ПН — податкова накладна, РК — розрахунок коригування, ВМД — вантажна митна декларація, ЧК — товарний (касовий) чек, ТК — транспортний квиток, ГР — готельний рахунок, ПЗ — рахунок на послуги зв'язку, ПО — рахунок на послуги згідно з приладами обліку, ЗП — заява платника, якщо він відображає податковий кредит зі скаргою на постачальника.

Порядком № 244 не передбачені умовні позначення для інших документів, які відображаються в цьому розділі Реєстру, але платники можуть затвердити ці умовні позначення самостійно в наказі про облікову політику. Наприклад, при придбанні товарів (послуг) у неплатників ПДВ указувати ВН — видаткова накладна (постачальника), АП — акт приймання-передачі послуг і т. д.

До умовних позначень потрібно приставити букву У, якщо запис буде відображено в уточнюючому розрахунку, поданому у звітному податковому місяці.

Графа 6. У цій графі проставляється найменування або П. І. Б. (для підприємців) постачальника. Раніше аналогічна графа 4 називалася "Назва". Із нового формулювання можна зробити висновок, що найменування повинне бути повним. Тобто із зазначенням організаційно-правової форми (ТОВ, ПП тощо).

Графа 7. Оновленим порядком передбачено умовні ІПН при обліку документів неплатників — замість значка "X":

• 10000000000 — для придбання товарів (послуг) за касовим чеком без ІПН;

• 20000000000 — для придбання товарів (послуг) у нерезидентів без права на податковий кредит;

• 30000000000 — для придбання товарів (послуг) у нерезидентів із правом на податковий кредит;

• 40000000000 — для придбання товарів (послуг) у неплатників ПДВ.

Графи 8 - 16. Заповнюються, як раніше графи 6 - 14.

Розділ II

Графа 1. Тут указується номер запису в Реєстрі, який, як правило, відповідає номеру виписаної податкової накладної. Порядком № 244 не встановлено особливостей ведення нумерації. Тому вирішуйте самі, як вам нумерувати податкові накладні: наростаючим підсумком із початку і до кінця календарного року чи починати заново з початку кожного звітного періоду. Про те, що підприємство не зобов'язане вести нумерацію наростаючим підсумком із початку року, недавно висловився Держкомпідприємництва (лист від 20.10.09 р. № 12734).

Графи 2, 3, 5, 6. У ці графи переносяться відповідні реквізити податкових накладних, розрахунків коригувань. Облік виданих податкових накладних ведеться в день виникнення податкових зобов'язань (п. 10.1 Порядку № 244).

Нагадаємо, що експорт відображається у складі податкового зобов'язання за датою фактичного перетину кордону, указаній на штампі.

Графа 4. Це нова графа, у якій відображається вид документа згідно з умовними позначеннями: ПН — податкова накладна, РК — розрахунок коригування, ВМД — зрозуміло, ПП — податкова накладна за підсумками за день, ЗЦ — податкова накладна на суму перевищення звичайної ціни над фактичною (у т. ч. за безоплатними поставками).

Графи 7 - 12. Заповнюються, як і раніше (були графами 6 - 11).

Виправлення помилок

Оновленим Порядком № 244 узаконено порядок виправлення помилок у Реєстрі. Як і роз'яснювала раніше ДПАУ (лист від 16.11.05 р. № 29253/8/15-209), помилки виправляються за правилами, передбаченими для бухгалтерського обліку (Положенням, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88). А саме двома способами:

• коректурним, який використовується тільки при виправленні помилок у Реєстрі на паперовому носії в реквізиті, що не впливає на його показники. Наприклад, якщо неправильно вказано вид документа у графі 5 розділу І, його потрібно акуратно закреслити, зробити правильний запис, поставити дату виправлення і завірити підписом особи, відповідальної за заповнення Реєстру;

• методом "сторно", коли неправильний запис треба повторити із знаком "мінус" або червоним кольором, а потім заповнити новий правильний рядок у тому періоді, у якому помилку виявлено, на підставі бухгалтерської довідки. У такий спосіб можна виправити помилки, які вплинули на вартісні показники. Наприклад, самостійно виявлено, що двічі відображено одну і ту саму податкову накладну постачальника в попередньому звітному періоді. Для виправлення потрібно в поточному періоді повторити рядок із неправильним записом із зазначенням сум у графах 8, 9,10 розділу І із знаком "мінус". Якщо виправлення буде відображене в уточнюючому розрахунку в поточному податковому періоді, потрібно додати букву "У" до позначення виду документа у графі 5 розділу І.

На наступній сторінці наведемо фрагмент заповнення Реєстру за січень 2010 року ПП "Ятрань".

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Фрагмент.

...

Реєстр отриманих та виданих податкових накладних

...

Розділ І. Отримані податкові накладні

Розділ II. Видані податкові накладні