Отдельные моменты проведения инвентаризации в бюджетных учреждениях Лига 2009-11-01

Отдельные моменты проведения инвентаризации в бюджетных учреждениях

Бухгалтер&Закон 26.10.2009 – 01.11.2009, № 22 (22)

Не секрет, что об инвентаризации в основном вспоминают перед таким важным событием в финансовой жизни бюджетника, как составление годовой финансовой отчетности. Это условие прописано в п. 12 Порядка № 419. Поскольку главная задача инвентаризации – обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета.

Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяет руководитель бюджетного учреждения, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным.

Не поленимся и назовем еще ряд предпосылок, способствующих ее проведению (п. 12 Порядка № 419). Так, инвентаризация обязательна в случае:

– смены материально ответственных лиц – на день приемки-передачи дел;

– краж, злоупотреблений или порчи ценностей - на день установления указанных фактов;

– наличия предписания судебно-следственных органов;

– пожара, стихийного бедствия или техногенной аварии – сразу после ликвидации пожара (стихийного бедствия);

– ликвидации бюджетного учреждения.

А теперь напомним сроки проведения инвентаризации.

Периодичность проведения инвентаризации объектов бюджетного учреждения см. в таблице 1.

Таблица 1

____________
¹ Периодичность проведения инвентаризации библиотечных фондов может быть установлена в соответствии с Методрекомендациями, о чем и пойдет речь далее.

Сроки, установленные Инструкцией № 90 для библиотечных фондов, на практике не всегда было возможно реализовать. Учитывая специфику библиотечного фонда, инвентаризация наличия всех его экземпляров вызывала определенные трудности, поскольку их количество в некоторых бюджетных учреждениях составляет довольно значительную величину. Позитивным в этом смысле является появление Методрекомедаций, разработанных Минкультуры. Именно оно предложило применять дифференцированный подход к проведению инвентаризации библиотечных фондов. Периодичность проведения инвентаризации библиотечных фондов представим также в таблице (см. таблицу 2).

Таблица 2

Безусловно, порядок инвентаризации в бюджетных учреждениях идентичен порядку ее проведения у других субъектов хозяйствования. Однако существуют отдельные особенности. На некоторых из них мы и остановимся. 

Инвентаризация библиотечных фондов

Как известно, формой ведения индивидуального учета книг и брошюр является Инвентарная книга (п. 4.10 Инструкции № 22). Задача инвентаризации – сверить данные бухгалтерского учета, а также Инвентарной книги с имеющимися в наличии документами и записями в формулярах пользователей.

Напомним: упорядоченное собрание документов, которые хранятся в библиотеке, и составляет библиотечный фонд (книги, брошюры, газеты, кино- и фотодокументы, электронные издания и т. д.).

С практической и рациональной точки зрения инвентаризацию библиотечного фонда можно провести такими способами:

1) используя контрольные талоны;

2) сверяя фактическое наличие экземпляров с данными Инвентарной книги (учетного каталога, описей и др.).

Начнем с первого способа. Суть его заключается в следующем. Условно проводится сплошная перепись каждого экземпляра. Уточним, что под экземпляром понимается единица учета библиотечного фонда, т. е. каждая отдельная единица, которая включается в состав библиотечного фонда или выбывает из него. Сначала сотрудником библиотеки на каждый экземпляр вручную выписывается контрольный талон. В нем достаточно указать некоторые сведения об объекте инвентаризации: инвентарный номер, фамилию автора или название. После этого талоны вкладывают в каждую книжку.

Талоны заполняют также и на книги, выданные читателям или переданные в обменные фонды. Информацию берут из формуляров. При этом в самом формуляре делают отметку о проверке данного экземпляра.

Следующий шаг: контрольные талоны извлекают из книг. После чего группируют их в порядке возрастания инвентарных номеров. И последнее: сверяют имеющиеся сведения из талонов с данными инвентарных книг.

Второй способ не менее трудоемкий. Здесь работают одновременно несколько человек. С полки снимают каждую книгу и по номеру находят запись в Инвентарной книге. На книжке ставят штемпель о проверке.

В обоих случаях в Инвентарной книге в графе «Отметка об инвентаризации фонда» ставится условное обозначение. Следуя логике вещей, если напротив какой-либо единицы фонда нет такого знака, значит, этой книги нет в наличии.

Результатом проделанной работы является составление списка книг, которых не хватает на момент проведения инвентаризации.

Инвентаризация расчетов

Задача данного вида инвентаризации состоит в установлении реальной суммы задолженности, числящейся в учете. При этом особенное место отводится задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Инструкция № 90 требует, чтобы на счетах дебиторов и кредиторов оставались только согласованные суммы (п. 11.2).

Всем дебиторам учреждения-кредиторы передают акты сверки взаиморасчетов по данным своего учета. Дебиторы в течение 10 дней со дня получения акта подтверждают полученные данные либо заявляют свои возражения.

По результатам сверки инвентаризационная комиссия составляет Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (приложение 9 к Инструкции № 90). В нем указывают:

– проинвентаризованные субсчета по учету задолженности;

– суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности;

– суммы безнадежных долгов;

– суммы кредиторской и дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек.

Неотъемлемой частью акта инвентаризации является справка (приложение 10 к Инструкции № 90). Ее предназначение – конкретизировать контрагентов: наименования и адреса дебиторов и кредиторов, сумму задолженности по каждому из них, за что она числится в учете, с какого времени и на основании каких документов.

Задолженность с истекшим сроком исковой давности списывают. Это делают так: дебиторскую списывают согласно Инструкции № 90, кредиторскую – в соответствии с Порядком № 73.

Так, дебиторскую задолженность, по которой истек срок исковой давности, списывают по решению руководителя учреждения (в виде приказа) и относят на результат исполнения сметы учреждения за прошлый год. Это субсчета 431 «Результат исполнения сметы по общему фонду» или 432 «Результат исполнения сметы по специальному фонду» (п. 11.5 Инструкции № 90), которые корреспондируют с субсчетами 363 «Расчеты по возмещению причиненного ущерба» или 364 «Расчеты с прочими дебиторами» (п. 4.6.5 Практических рекомендаций).

При этом неплатежеспособность должника не является основанием для отмены задолженности. Несмотря на списание с учета информация о такой задолженности будет храниться на забалансовом счете 07 «Списанные активы и обязательства» еще на протяжении 5 лет. Ведь не исключено, что финансовое состояние должника улучшится. 

К списанию кредиторской задолженности относятся с особым вниманием. Учитывают задолженность с истекшим сроком исковой давности, которая является безнадежной для погашения, по общему и специальному фондам госбюджета (кроме собственных поступлений). 

По такой задолженности акт инвентаризации, утвержденный руководителем учреждения, представляют главному распорядителю бюджетных средств для принятия решения о ее списании. В п. 1.2 Порядка № 73 указано, что такой акт может быть составлен в произвольной форме. Однако следует учесть, что на момент его появления не существовало утвержденной формы такого акта. С момента внесения изменений в Инструкцию № 90 считаем возможным представление акта по форме, изложенной в приложении 9 к Инструкции № 90.

В акте указывают:

– сумму задолженности (срок исковой давности которой истек и которая является безнадежной для погашения);

– название и местонахождение кредитора;

– дату и причины ее возникновения;

– меры, принятые для ее устранения (письма в учреждения высшего уровня по поводу выделения средств для погашения данной задолженности и т. п.).

Вышестоящее учреждение издает приказ о списании кредиторской задолженности с учета подведомственного учреждения. Для учреждений, имеющих двойную подчиненность, такое решение принимает то учреждение высшего уровня, которое утверждает смету доходов и расходов.

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения списание просроченной кредиторской задолженности отражают по Дт субсчета 675 «Расчеты с другими кредиторами» и Кт субсчетов 431, 432.

После списания просроченная кредиторская задолженность на забалансовом счете не учитывается.

Что касается кредиторской задолженности по собственным поступлениям, исковая давность которой истекла, то для ее списания достаточно решения руководителя бюджетного учреждения. Учреждение высшего уровня при этом лишь уведомляют о списании.

Напомним: бюджетные учреждения кредиторскую задолженность, исковая давность которой истекла, по Порядку № 73 списывают ежеквартально. Согласно ст. 257 ГКУ срок исковой давности составляет три года. Исходя из этого, и инвентаризацию кредиторской задолженности следует проводить ежеквартально, а не дважды в год, как предписывает Инструкция № 90.

Отражение результатов инвентаризации

Данные инвентаризации по каждому инвентарному объекту записывают в инвентарные описи (в 2-х экземплярах, а при смене материально ответственных лиц – в 3-х) отдельно по их местонахождению и по лицам, ответственным за их сохранность. Формы инвентаризационных описей, а также актов инвентаризации денежных средств, расчетов с дебиторами и кредиторами приведены в приложениях 1 – 11 к Инструкции № 90.

Описи (акты) подписываются председателем, всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственными лицами. По окончании инвентаризации их передают в бухгалтерию учреждения (организации) для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации.

В бухгалтерии составляются сличительные ведомости результатов инвентаризации. Особенностью их заполнения является то, что в графе «Результаты инвентаризации» показывают расхождения между фактическими показателями и данными бухгалтерского учета. Относительно выявленных недостач и излишков инвентаризационная комиссия должна получить письменные объяснения лиц, ответственных за использование и хранение вверенного им имущества.

На финишной прямой за работу принимается опять-таки инвентаризационная комиссия. Теперь она уже проверяет, правильно ли бухгалтерия определила результаты инвентаризации. Досконально изучив документы, комиссия излагает выводы и предложения в Протоколе инвентаризационной комиссии (приложение 12 к Инструкции № 90).

В протоколе результаты проделанной работы видны как на ладони. Ибо в протоколе подробно описывают причины и указывают лиц, виновных в недостачах, порче, а также излишках. Но и это еще не все, обязательно следует указать, какие меры воздействия применили к виновным лицам.

Протоколы инвентаризационной комиссии утверждает руководитель учреждения. На это ему отводится 10 дней по окончании инвентаризации. Кроме этого, руководителю предстоит еще утвердить все материалы инвентаризации и решения по урегулированию расхождений.

Следует обратить внимание, что результаты инвентаризации показывают в бухгалтерском учете и отчетности за тот период, в котором была закончена инвентаризация, а также и в годовом отчете (п. 16.3 Инструкции № 90).

Как мы говорили вначале, инвентаризацию проводят с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета. Это означает, что важно не только знать остатки на счетах, но и выявить расхождения между фактическими данными и данными бухучета. В результате пересчета выявляют излишки либо недостачу. В бюджетном правовом поле идут такими путями (см. таблицу 3).

Таблица 3

____________
² На суммы выявленных излишков составляют Справку о поступлениях в натуральной форме. Ее надлежит предоставить Госказначейству не позднее последнего рабочего дня месяца. Отметим, что такого условия Инструкция № 90 не содержит. Однако на этом акцентирует внимание Госказначейство в письме от 25.11.2004 г. № 07-04/2378-10386.

³ Из сумм, взысканных с виновных лиц, возмещают убытки, причиненные бюджетному учреждению, а оставшуюся сумму перечисляют в доход госбюджета (п. 6.17 Инструкции № 242). Поступившие от возмещения ущерба суммы относят к доходам специального фонда как собственные поступления от реализации имущества (4-я подгруппа первой группы). А вот на какие цели можно использовать эти деньги, подскажет Перечень № 659.

А теперь покажем, как выявленные расхождения отражают на счетах бухгалтерского учета (см. таблицу 4). В этом нам поможет Инструкция № 61, а также письмо Госказначейства Украины от 12.05.2004 г. № 07-04/959-3875.

Отражение результатов инвентаризации

Таблица 4

____________
⁴ Считаем, что оприходование излишков, выявленных в результате инвентаризации, аналогично поступлениям в натуральной форме. Разъяснения относительно последних Госказначейство Украины предоставило в письме от 12.05.2004 г. № 07-04/960-3876.

⁵ Когда виновные лица установлены, размер ущерба от краж, недостач, уничтожения и порчи матценностей определяют в соответствии с Порядком № 116 и Законом № 217 по балансовой стоимости таких матценностей (но не ниже 50 % от нее) на момент установления факта недостачи с учетом индексов инфляции по формуле:

Р_у = [(Б_с – А) x I_инф + НДС + А_сб] x 2,

где Р_у – размер убытков;

Б_с – балансовая стоимость на момент установления факта недостачи;

А – амортизационные отчисления;

I_инф – общий индекс инфляции;

А_сб – размер акцизного сбора.

Подставив наши условные исходные данные, получим такой результат:

Р_з = ((540 x 1,008 (условно) + 270) x 2 = 1088,64 грн.

Отражение результатов инвентаризации в отчетности

Результаты инвентаризации, безусловно, отражают в отчетности в таких формах:

– «Баланс» (форма № 1) – при наличии в учете сумм задолженности по расчетам по возмещению убытков от недостач, порчи и краж средств и материальных ценностей (субсчет 363);

– «Отчет о поступлении и использовании средств, полученных в качестве платы за услуги, которые предоставляются бюджетными учреждениями» (форма № 4-1д, № 4-1м);

– «Отчет о движении необоротных активов» (форма № 5);

– «Отчет о результатах финансовой деятельности» (форма № 9);

– «Отчет о недостачах и кражах денежных средств и материальных ценностей в бюджетных учреждениях» (форма № 15);

– «Справка о суммах дебиторской и кредиторской задолженности учреждения по операциям, которые не отражаются в форме № 7д, № 7м «Отчет о задолженности по бюджетным средствам»;

– Расшифровка забалансовых счетов к Балансу (при наличии сумм задолженности на забалансовых счетах 05 и 07).

автор: Татьяна Поднебесная, выпускающий редактор

Правовой глоссарий:

1. ГКУ – Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

2. Закон № 217 – Закон Украины «Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей» от 06.06.95 г. № 217/95-ВР.

3. Порядок № 419 – Порядок представления финансовой отчетности, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2000 г. № 419.

4. Перечень 659 – Перечень групп собственных поступлений бюджетных учреждений, требования относительно их образования и направления использования, утвержденный постановлением КМУ от 17.05.2002 г. № 659.

5. Методрекомендации – Методические рекомендации по бухгалтерскому учету библиотечных фондов, утвержденные приказом Министерства культуры и туризма Украины от 27.03.2008 г. № 321/0/16/-08.

6. Практические рекомендации – Практические рекомендации по проведению ревизии финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения (по отдельным вопросам программы), одобренные Методологическим советом ГлавКРУ, протокол от 04.08.2009 г. № 9.

7. Инструкция № 90 – Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 30.10.98 г. № 90.

8. Инструкция № 242 – Инструкция по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 26.12.2003 г. № 242.

9. Инструкция № 22 – Инструкция по учету документов, находящихся в библиотечных фондах, утвержденная приказом Министерства культуры и туризма Украины от 03.04.2007 г. № 22.

10. Инструкция № 61 – Инструкция о корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения основных хозяйственных операций бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 10.07.2000 г. № 61 (в редакции приказа от 14.02.2005 г. № 28).

11. Порядок № 73 – Порядок списания кредиторской задолженности бюджетных учреждений, срок исковой давности которой истек, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 08.05.2001 г. № 73.

12. Порядок № 3 – Порядок составления годовых финансовых отчетов за отчетный год учреждениями и организациями, получающими средства государственного или местных бюджетов, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 10.01.2008 г. № 3.

13. Порядок № 116 – Порядок определения размера ущерба от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от  22.01.96 г. № 116.