Командировка регионального представителя Зарплата 2010-03-03

Командировка регионального представителя

Нормативная база

• ХКУ – Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

• ГКУ – Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

• Национальный классификатор профессий – Национальный классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Госпотребстандарта Украины от 26.12.2005 г. № 375. 

• Инструкция № 59 – Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59.

• Приказ № 440 – Приказ ГНАУ «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка составления указанного Отчета» от 19.09.2003 г. № 440.

• Постановление № 490 – Постановление КМУ «О надбавках (полевом обеспечении) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтовым методом, постоянно проводится в дороге либо имеет разъездной (передвижной) характер» от 31.03.99 г. № 490.

• Постановление № 663 – Постановление КМУ «О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.

Как оформляется на работу региональный представитель

Региональный представитель, как и любое другое физлицо, выполняет свои обязанности на основании договора. Форма договора зависит от обязанностей физлица и порядка выполнения им работы.

Если физлицо нанимается для выполнения разовой работы, которую будет выполнять на свой страх и риск, не подчиняясь трудовому распорядку, и если оплата его труда будет производиться не за отработанное время, а по результатам работы, то с ним заключается гражданско-правовой договор.

Однако надо учесть, что если такие работы выполняются не однократно, а систематически, либо если физлицо заключает гражданско-правовые договора на аналогичные услуги и с другими юридическими лицами или предпринимателями, то деятельность такого физлица может рассматриваться как предпринимательская, и в таком случае ему нужно пройти соответствующую регистрацию. И вот почему: в пп. 1 ст. 42 ХКУ установлено, что предпринимательство – это самостоятельная, инициативная, систематическая, на собственный риск хозяйственная деятельность, осуществляемая субъектами хозяйствования (предпринимателями) с целью достижения экономических и социальных результатов и получения прибыли. Аналогичное разъяснение приведено в письме Госкомпредпринимательства от 28.12.2004 г. № 9166. Как видим, определение полностью описывает случай систематического выполнения работ (услуг). Единственное, что требует отдельного определения, так это систематическое осуществление деятельности. По мнению ГНАУ, изложенному в письме от 24.12.2003 г. № 10506/6/17-0516, систематической является деятельность, которая осуществляется более одного раза в год. Поэтому, например, юрист, регулярно предоставляющий субъектам предпринимательской деятельности услуги по регистрации подразделений в других городах на основании договоров поручения, обязан зарегистрироваться как СПД. Аналогичной регистрации подлежит и физлицо, которое на основании договоров комиссии осуществляет реализацию товаров, принадлежащих предприятию-комитенту, или закупает товары по поручению комитента более одного раза в год.

Как видим, заключение гражданско-правового договора в случае, когда необходимо постоянное осуществление определенной деятельности региональным представителем, не имеющим статуса предпринимателя, не целесообразно.

Если же физлицо осуществляет деятельность по поручению или по приказу работодателя на основании трудового договора (контракта) и при этом все выгоды (доходы) от выполнения им поручений, а также все риски, связанные с таким выполнением или невыполнением, получает (несет) работодатель, то такая деятельность не является предпринимательской для такого физлица, и ее регулирует трудовое, а не гражданское право. А для трудового договора характерно, что в случае его заключения физлицу оплачивается рабочее время, а не результат его работы, и, как уже упоминалось, риски (доходы) несет (получает) работодатель.

Как правило, региональный представитель нужен в тех населенных пунктах, в которых у предприятия нет подразделений (филиалов). Поэтому и трудовой, и гражданско-правовой договор будут заключены предприятием с таким представителем по юридическому адресу предприятия, а фактически региональный представитель будет находиться в других населенных пунктах. Возможны два варианта таких перемещений регионального представителя:

• он проживает по месту нахождения предприятия, а в другие населенные пункты ездит по поручению работодателя (заказчика);

• он проживает в другом населенном пункте и там же осуществляет свою деятельность в рамках гражданско-правового либо трудового договора.

Рассмотрим оба эти варианта подробнее.

Поездка в другие населенные пункты в рамках договора ГПХ

Напомним, что разделом «Общие положения» Инструкции № 59 определено, что служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации (далее – предприятие) на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

В рамках гражданско-правового договора, например, агентского договора или договора подряда, физлицо является исполнителем, а не работником. Согласно же Инструкции № 59, в служебные командировки можно отправлять только работников предприятия. Соответственно, только они имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи с выполнением своих обязанностей в служебной командировке.

Однако цена работ по гражданско-правовому договору может включать в себя возмещение понесенных исполнителем расходов. Например, согласно ст. 843 ГКУ, по договору подряда цена включает в себя возмещение расходов подрядчика и плату за выполненную им работу. Такие расходы, а, соответственно, и цена договора подряда могут быть определены в смете, составленной подрядчиком и утвержденной заказчиком. При этом смета может быть жесткой или приблизительной (п. 2 ст. 844 ГКУ). Приблизительная смета предполагает окончательное определение цены договора после того, как все фактические расходы подрядчика будут понесены и подсчитаны. Жесткая же смета предполагает установление суммы расходов, которые будут компенсироваться заказчиком до их фактического возникновения. Изменение сметы расходов допускается только по согласию на то заказчика. Единственное, чего исполнитель не может занести в смету, так это суточных, поскольку они являются гарантией государства, установленной только в рамках трудовых отношений и только для работников, пребывающих в командировке. Компенсация расходов, связанных с выполнением задания по договору подряда, входит в цену договора, поэтому она является налогооблагаемым доходом физлица-подрядчика.

Иная ситуация складывается в рамках договора поручения. В рамках этого договора одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия (ст. 1000 ГКУ). А пункт 2 ст. 1007 ГКУ гласит, что доверитель обязан, если иное не установлено договором:

• обеспечить поверенного средствами, необходимыми для выполнения поручения;

• возместить поверенному расходы, связанные с выполнением поручения.

Поэтому, по мнению Госкомпредпринимательства, приведенному в письме от 19.05.2006 г. № 3705, доходом частного предпринимателя (поверенного) является только сумма полученного вознаграждения за исполненные обязательства. Сумма же полученной компенсации расходов, как и сами расходы поверенного, осуществленные им в рамках договора поручения, на налогооблагаемый доход физлица не повлияют.

Поездка в другие населенные пункты в рамках трудового договора

Хотя должность регионального представителя, как мы уже упоминали, понятие довольно неопределенное, согласно Национальному классификатору профессий он может быть оформлен, например, руководителем регионального структурного подразделения или менеджером по вопросам регионального развития.

Поездка такого работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный данным распоряжением срок в другие населенные пункты для выполнения поручения вне места его постоянной работы является служебной командировкой.

Следовательно, определяющим моментом служебной командировки будет место постоянной работы. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения предприятия находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором (контрактом). Поэтому место постоянной работы регионального представителя следует установить в трудовом договоре, если он заключается в письменном виде, или в приказе о принятии на работу.

Работник, направляемый в командировку с места постоянной работы в другое подразделение предприятия, имеет право на все гарантии, предусмотренные Инструкцией № 59: возмещение документально подтвержденных расходов, связанных с выполнением поручения, оплату проезда туда и обратно, оплату услуг по проживанию, суточные и так далее.

Перед тем как отправить работника в командировку, работодатель обязан обеспечить его средствами на предстоящие расходы. Для этого составляется плановая смета расходов, являющаяся приложением к приказу об отправке работника в командировку. На основании данной сметы и приказа работнику выдается аванс.

Об использовании полученных под отчет средств работник обязан отчитаться в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки на место работы. Отчет подается по типовой форме, утвержденной Приказом № 440. Неиспользованный остаток денежных средств, а также средства, использование которых не подтверждено документами, работник обязан возвратить работодателю в те же сроки (три рабочих дня по возвращении из командировки).

Распоряжение руководителя о поручении работнику выполнить работу в других населенных пунктах должно быть оформлено приказом. На основании данного приказа на работника выписывается командировочное удостоверение. В этом удостоверении должны быть проставлены даты выбытия с места работы, прибытия по месту командировки, выбытия оттуда и прибытия на работу. Такие отметки ставятся уполномоченным служебным лицом, удостоверяются его подписью и печатью предприятия.

Существует особый вид наемных работников, трудовая деятельность которых постоянно проходит в разъездах. В эту категорию может попасть и региональный представитель. Список должностей на предприятии, работа на которых носит разъездной (передвижной) характер, устанавливается коллективным договором или приказом руководителя по предприятию и трудовым договором с работником.

Таким работникам командировочное удостоверение не выписывается, так как их поездки не являются командировками. Сотрудники, работа которых имеет разъездной (передвижной) характер, имеют те же права, что и командированные работники. Вот только суточные им не выплачиваются. Вместо этого таким работникам устанавливается надбавка к тарифной ставке (должностному окладу) в размерах, предусмотренных коллективным договором или по согласованию с заказчиком. При этом, согласно требованиям п. 1 Постановления № 490, размер надбавки к тарифной ставке (должностному окладу) не должен превышать предельных норм суточных расходов, установленных для командировок в пределах Украины. Если же предприятие решит выплачивать надбавку в большем, чем это установлено Постановлением № 490, размере, то разницу между таким размером надбавки и размером суточных, установленных Постановлением № 663, предприятие будет выплачивать за счет собственных средств.

Работа регионального представителя в другом населенном пункте

Региональный представитель может постоянно проживать в другом населенном пункте и выполнять там поручения предприятия в рамках гражданско-правового и трудового договора.

В рамках гражданско-правового договора организация и документальное оформление деятельности региональных представителей, постоянно проживающих в другом населенном пункте, не отличается от работы их коллег, проживающих в местности нахождения юридического адреса предприятия. А вот если с физлицом заключен трудовой договор, а зарегистрированного подразделения по месту работы регионального представителя нет, то возникает особенная ситуация. Числится работник за головным предприятием, приказ о его приезде в головное предприятие и командировочное удостоверение оформляются на головном предприятии, но отметки в этом командировочном удостоверении с места поездки (населенного пункта, где он фактически выполняет трудовые обязанности) проставить некому. Головное предприятие не может сделать такие отметки, так как командировкой является поездка работника в другой населенный пункт, а в данном случае и по месту отправления, и по месту прибытия будет проставлена печать одного и того же подразделения, находящегося в одном населенном пункте.

Таким образом, имеет место пробел в законодательстве, так как Инструкция № 59 не регулирует данную ситуацию. Поскольку нет установленным образом оформленного командировочного удостоверения, то суточные такому работнику, если они будут выплачены, не относятся в валовые расходы (см. письмо ГНАУ от 17.01.2008 г. № 383/6/17-0716) и попадают в налогооблагаемый доход работника как дополнительное благо, предоставленное работодателем.

Физлица-предприниматели тоже обязаны делать такие отметки в командировочном удостоверении своих работников (см. письмо Минфина от 26.12.2007 г. № 31-18030-07-25/28774, письмо Минфина от 15.04.2004 г. № 31-03170-07-29/6353). При этом, если предприниматель работает без печати, он не сможет должным образом оформить командировочное удостоверение, так как проставление печати является обязательным (см. письмо Минфина от 17.08.2005 г. № 31-03173-07/8/17365). Поэтому у такого предпринимателя не будет права на уменьшение своих доходов (выручки) на сумму расходов, связанных с выплатой суточных работнику.

В данном случае ГНАУ рекомендовала работодателю и работнику урегулировать вопрос самостоятельно (см. письмо ГНАУ от 03.10.2007 г. № 31-18030-07-10/20122). Стороны трудового договора должны решить, имеет ли работа такого регионального представителя разъездной характер? С учетом того, что работник в данном случае числится за головным предприятием, но место его работы постоянно находится в другом населенном пункте, можно говорить именно о разъездном характере работы. Такому работнику целесообразно платить надбавку за разъездной характер работы, а не суточные. Если же поездки регионального представителя в головное предприятие происходят редко, а постоянная выплата надбавки не выгодна работодателю, то проще выплатить работнику суточные за счет собственных средств или, чтобы иметь возможность отнести выплату на валовые расходы, выплачивать работнику премии, предусмотренные положением о премировании на предприятии, по приказу руководителя.