Легализация или апостиль: Кто и как подтверждает документы Лига 2010-03-28

Легализация или апостиль?
Кто и как подтверждает документы

Консульская легализация

Консульская легализация официальных документов – процедура подтверждения действительности оригиналов официальных документов либо удостоверения подлинности подписей должностных лиц, уполномоченных удостоверять подписи на документах, а также действительности отпечатков штампов, печатей, которыми скреплен документ. При этом консул не несет ответственности за содержание документа.

Легализация документа в установленном порядке предоставляет ему право на применение в международном обращении.

Под официальными документами следует понимать письменные подтверждения фактов и событий, имеющих юридическое значение, либо с которыми действующее законодательство связывает возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей физических и юридических лиц.

В соответствии с п. 1.4 Инструкции № 113:

• документы и акты, которые противоречат законодательству Украины либо могут по своему смыслу нанести ущерб интересам Украины, либо содержат ведомости, порочащие честь и достоинство граждан;

• оригиналы, копии и фотокопии паспортов, воинских билетов, трудовых книжек, документов, имеющих характер переписки, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверения водителя, нормативно-правовые акты и разъяснения по их применению;

• документы, выданные органами и должностными лицами с превышением их полномочий.

Проведение консульской легализации официальных документов относится к компетенции Департамента консульской службы МИД Украины, Представительств МИД на территории Украины, зарубежных дипломатических учреждений Украины.

Департамент консульской службы МИД Украины и Представительства МИД Украины принимают на легализацию официальные документы, которые составлены и удостоверены на территории Украины органами государственной власти и местного самоуправления либо при их участии, и предназначены для использования за рубежом:

• оригиналы свидетельств о регистрации актов гражданского состояния; справок органов регистрации актов гражданского состояния; документов об образовании – дипломов и выписок из зачетных ведомостей (международного образца), свидетельств о специализированной подготовке по медицине, дипломов кандидата и доктора наук; архивных справок, которые выдаются архивными подразделениями Госкомитета архивов Украины и ведомственными архивами;

• иные официальные документы после нотариального удостоверения их копий и оформления Минюстом.

После легализации в Департаменте консульской службы¹ либо Представительствах МИД Украины (в городах Донецк, Львов, Одесса, Симферополь, Ужгород) официальные документы должны быть удостоверены в дипломатическом представительстве той страны, в которой они подлежат использованию.

____________
¹ Департамент консульской службы МИД Украины находится по адресу: 01018, г. Киев, ул. Большая Житомирская, 2

Кроме того, Департамент консульской службы МИД Украины принимает на легализацию:

• официальные документы, кроме документов коммерческого характера, составленные и удостоверенные на территории иностранных государств органами государственной власти, уполномоченными подтверждать их действительность, и предназначенные для применения в Украине при условии их удостоверения в МИД страны происхождения документа и ее дипломатического представительства в Украине в установленном порядке;

• официальные документы, составленные и удостоверенные непосредственно в дипломатических представительствах иностранных государств в Украине;

• официальные документы, составленные и удостоверенные компетентными органами государств, с которыми Украина имеет двусторонние (многосторонние) договоры о правовой помощи, предусматривающие отказ от легализации официальных документов, для применения в третьих странах, при условии их удостоверения в дипломатических представительствах этих государств в Украине.

Зарубежные дипломатические учреждения Украины принимают на легализацию официальные документы, составленные и удостоверенные на территории государства пребывания либо консульского округа органами государственной власти, в компетенцию которых входит проведение процедуры консульской легализации, для их дальнейшего использования на территории Украины.

Так, например, по информации, приведенной на сайте посольства Украины в Германии, удостоверение официальных документов, составленных компетентными учреждениями Германии, осуществляют:

• судебные и нотариальные документы – Президент земельного (участкового) суда;

• документы административных органов – Администрация округа;

• торговые документы – Торгово-промышленная палата;

• документы, подтверждающие благонадежность, – Федеральная генеральная прокуратура – Федеральный центральный реестр.

Зарубежные дипломатические представительства Украины имеют образцы подписей и оттисков печатей должностных лиц государственных органов, входящих в консульский округ страны пребывания.

Консульское должностное лицо удостоверяет официальные документы лишь после их проверки на предмет соответствия международным договорам Украины, действующему законодательству Украины и страны пребывания.

Инструкцией № 113 установлен ряд требований к оформлению документов, которые принимаются на легализацию. В частности, документы, изложенные на двух и более отдельных листах, должны быть прошиты, а листы пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Не принимаются на легализацию документы, текст которых невозможно прочитать вследствие повреждения, а также документы, написанные или подписанные карандашом либо полученные посредством факсимильной связи. Кроме того, не принимаются на легализацию документы, в которых используется несколько языков одновременно.

Подписи должностных лиц и оттиски печатей в документах должны быть четкими. Удостоверяющая надпись должна быть написана без подчисток, пустые места – перечеркнуты, дописки и исправления – оговорены.

Не принимаются на легализацию документы, удостоверенные должностными лицами, образцов подписей которых нет в Департаменте консульской службы МИД Украины, Представительствах МИД на территории Украины, зарубежных дипломатических учреждениях Украины.

В соответствии с п. 1.11 Инструкции № 113 при подаче официальных документов на консульскую легализацию:

• физическое лица подает документ, удостоверяющий личность, и заявление на проведение консульской легализации;

• юридическое лицо подает письмо-обращение о проведении консульской легализации.

За консульскую легализацию взимается консульский сбор в соответствии с Тарифами консульского сбора, которые утверждаются МИД Украины (см. Положение № 222) по согласованию с Минфином.

Легализация официальных документов производится посредством проставления легализационных штампов и надписей.

Удостоверение документов посредством проставления штампа апостиль

В конце 2003 года для Украины вступила в силу Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов 1961 года (далее – Конвенция). В соответствии со ст. 2 Конвенции каждое из государств, присоединившихся к ней, освобождает от легализации те документы, на которые распространяется Конвенция и которые должны быть представлены на его территории.

При этом под легализацией подразумевается формальная процедура, применяемая дипломатическими либо консульскими агентами страны, на территории которой документ должен быть представлен, для удостоверения аутентичности подписи, статуса, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в соответствующем случае, аутентичности оттиска печати либо штампа, которыми скреплен документ.

По сути, Конвенция освобождает от консульской легализации, о которой писалось выше.

По состоянию на 10.11.2009 г. к Конвенции наряду с Украиной присоединились еще 95 стран. Конвенция действует между присоединившимся государством и другими договорными государствами, которые не высказали возражений против его присоединения. Возражения против присоединения к Конвенции Украины высказали Бельгия и Германия (впоследствии Бельгия сняла свои возражения). Как следует из ст. 12 Конвенции, данный факт означает, что на территории Украины не принимаются документы, выданные в Германии, не прошедшие процедуру консульской легализации (соответственно документы Украины будут требовать консульской легализации для применения в Германии).

Конвенция распространяется на официальные документы, которые составлены на территории одного из договорных государств и должны быть представлены на территории другого договорного государства:

• документы, исходящие от органа либо должностного лица, действующие в сфере судебной юрисдикции государства, включая документы, исходящие от органов прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

• административные документы;

• нотариальные акты;

• официальные свидетельства, выполненные на документах, подписанных лицами, в их частном статусе, такие как официальные свидетельства о регистрации документа или факта, который существовал на определенную дату, и официальные нотариальные удостоверения подписей.

В то же время Конвенция не применяется в отношении таких документов:

• документы, составленные дипломатическими либо консульскими агентами;

• административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческим либо таможенным операциям.

Согласно ст. 3 Конвенции единственной формальной процедурой, которая может требоваться для удостоверения аутентичности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в соответствующем случае, аутентичности оттиска печати либо штампа, которыми скреплен документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором документ был составлен.

Апостиль представляет собой специальный штамп, который проставляется на самом документе либо на отдельном листе, который скрепляется с документом. Апостиль должен соответствовать образцу, приведенному в Конвенции.

Апостиль может быть составлен на официальном языке органа, который его выдает. Типовые пункты в апостиле могут быть изложены также другим языком. Заголовок «Apostille» (Conventio № de la Haye du 5 octobre 1961) указывается в обязательном порядке на французском языке.

Статьей 5 Конвенции предусматривается, что апостиль проставляется по требованию лица, подписавшего договор, либо какого-либо предъявителя документа. Заполненный должным образом апостиль удостоверяет:

• действительность подписи;

• качество, в котором выступает лицо, подписавшее документ;

• аутентичность оттиска печати либо штампа, которыми скреплен документ.

Подпись, оттиск печати либо штампа на апостиле не требует никакого удостоверения.

В соответствии со ст. 6 Конвенции каждое договорное государство определяет органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля, указывая их официальные функции (с перечнем уполномоченных органов других стран можно ознакомиться здесь).

Во исполнение вышеприведенных положений Конвенции КМУ постановлением от 18.01.2003 г. № 61 предоставил полномочия по проставлению апостиля:

– Министерству образования и науки – на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, относящимися к сфере образования и науки;

– Министерству юстиции – на документах, выдаваемых органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины;

– Министерству иностранных дел – на всех прочих видах документов.

Порядок проставления апостиля определен Правилами № 237/803/151/5.

Для проставления апостиля необходимо подать соответствующим органам:

1) оригинал документа, на котором проставляется апостиль, либо его копию, удостоверенную в установленном порядке;

2) документ банковского учреждения об оплате услуг по проставлению апостиля либо копию документа, подтверждающего право на освобождение от оплаты.

Плата за проставление апостиля составляет (установлена приказом Министерства юстиции Украины от 18.12.2003 г. № 161/5, приказом МИД Украины от 22.12.2003 г. № 253, приказом Минобразования Украины от 16.01.2004 г. № 21 для тех видов документов, которые находятся в компетенции соответствующего министерства):

• для граждан Украины, иностранных граждан и лиц без гражданства – 3 необлагаемых минимума доходов граждан (т. е. 51 грн.);

• для юридических лиц – 5 необлагаемых минимумов доходов граждан (т. е. 85 грн.).

Срок рассмотрения документов для проставления апостиля составляет 5 рабочих дней. Компетентные органы выясняют:

• подлежат ли поданные документы проставлению апостиля;

• действительность подписи и качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, а также действительность оттисков печати и/или штампа, проставленных на документах.

С этой целью должностные лица соответствующих министерств должны иметь образцы подписей должностных лиц, от которых исходят либо могут исходить официальные документы, а также образцы оттисков печатей и/или штампов, проставляемых на соответствующих документах.

При отсутствии у компетентного органа образца соответствующей подписи, оттиска печати и/или штампа апостиль может быть проставлен только после получения такого образца. В этой связи срок рассмотрения документов на проставление апостиля может быть продлен до 20 рабочих дней.

Согласно правилам в проставлении апостиля может быть отказано в таких случаях:

• документ предназначается для использования в стране, не присоединившейся к Конвенции либо являющейся участницей Конвенции, высказавшей возражения против присоединения Украины к такой Конвенции;

• текст документа невозможно прочитать вследствие повреждения;

• документ написан или подписан карандашом, либо получен посредством факсимильной связи;

• в документе имеют место неоговоренные исправления либо дописки;

• компетентному органу не удалось получить образцы соответствующих подписей, оттисков печати и/или штампа.

Апостиль проставляется в форме оттиска штампа размером 10 х 10 см, образец которого приведен в приложении к Правилам № 237/803/151/5.

Размножение и копирование (фотокопирование) апостиля не разрешается.

Апостиль проставляется непосредственно на свободном от текста месте документа или на его обратной стороне, либо на отдельном листе. В случае проставления апостиля на отдельном от документа листе документ и такой лист с апостилем скрепляются путем прошивания ниткой (лентой) белого либо красного цвета способом, который делает невозможным их разделение без повреждения листа, и удостоверяется подписью и печатью должностного лица компетентного органа. Количество скрепленных листов подтверждается подписью должностного лица, проставляющего апостиль. На листе с апостилем проставляется печать компетентного органа так, чтобы одна ее часть была на листе с апостилем, а другая – на последней странице самого документа.

Все пункты апостиля заполняются на украинском языке. Исправления либо изменение текста апостиля не допускаются.

Освобождение от процедуры легализации официальных документов

В соответствии со ст. 3 Конвенции соблюдение процедуры легализации не может требоваться, если законы, правила либо практика, действующие в стране, в которой документ представляется, либо соглашение между двумя или несколькими договорными государствами отменяют либо упрощают такую процедуру, либо освобождают сам документ от легализации.

Так, Украина присоединилась к Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (22 января 1993 года, г. Минск). Статьей 13 Конвенции о правовой помощи предусмотрено, что документы, которые на территории одной из Договаривающихся сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других Договаривающихся сторон без какого-либо специального удостоверения.

Кроме того, документы, которые на территории одной из Договаривающихся сторон рассматриваются как официальные документы, пользуются на территориях других Договаривающихся сторон доказательной силой официальных документов.

Наряду с Украиной данная Конвенция вступила в силу для таких государств: Беларусь, Узбекистан, Казахстан, Российская Федерация, Таджикистан, Армения, Киргизская Республика, Молдова, Азербайджан, Грузия, Туркменистан.

Как следует из письма Минюста от 09.07.2004 г. № 26-38-290, на двустороннем уровне следующие договоры, заключенные Украиной, содержат положения об отмене легализации иностранных официальных документов:

• Договор между Украиной и Вьетнамом о правовой помощи и правовых отношениях в гражданских и уголовных делах, от 06.04.2000 г. (ст. 12);

• Договор между Украиной и Грузией о правовой помощи и правовых отношениях в гражданских и уголовных делах, от 09.01.95 г. (ст. 13);

• Договор между Украиной и Эстонией о правовой помощи и правовых отношениях в гражданских и уголовных делах, от 15.02.95 г. (ст. 13);

• Договор между Украиной и Латвией о правовой помощи и правовых отношениях в гражданских, семейных, трудовых и уголовных делах, от 23.05.95 г. (ст. 13);

• Договор между Украиной и Литвой о правовой помощи и правовых отношениях в гражданских, семейных и уголовных делах, от 07.07.93 г. (ст. 13);

• Договор между Украиной и Молдовой о правовой помощи и правовых отношениях в гражданских и уголовных делах, от 13.12.93 г. (ст. 15);

• Договор между Украиной и Польшей о правовой помощи и правовых отношениях в гражданских и уголовных делах, от 24.05.93 г. (ст. 15);

• Договор между Украиной и Узбекистаном о правовой помощи и правовых отношениях в гражданских и семейных делах, от 19.02.2008 г. (ст. 13);

• Договор между Украиной и Венгрией о правовой помощи и правовых отношениях в гражданских делах, от 02.08.2001 г. (в настоящий момент между странами имеют место разногласия в отношении применения данного договора, см. письмо Минюста от 02.06.2009 г. № 26-26/201);

• Договор между Украиной и Чешской Республикой о правовой помощи и правовых отношениях в гражданских делах, от 28.05.2001 г. (ст. 18).

Соответственно во взаимоотношениях с вышеуказанными странами (кроме Венгрии) процедуры легализации в отношении официальных документов, составленных в Украине и подлежащих использованию в таких странах, а также составленных в таких странах и подлежащих применению в Украине, не требуются и не проводятся.

автор: Сергей Касаткин, аудитор

Правовой глоссарий:

1. Положение № 222 – Положение о консульском сборе в Украине, утвержденное приказом МИД Украины от 13.12.2005 г. № 222.

2. Инструкция № 113 – Инструкция о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за рубежом, утвержденная приказом МИД Украины от 04.06.2002 г. № 113.

3. Правила № 237/803/151/5 – Правила проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, утвержденные приказом МИД Украины, Министерства образования и науки Украины, Министерства юстиции Украины от 05.12.2003 г. № 237/803/151/5.