Подотчетные суммы и авансовый отчет: законодательные основы Лига 2010-04-11

Подотчетные суммы и авансовый отчет: законодательные основы

Бухгалтер&Закон 05.04.2010 – 11.04.2010, № 14 (45)

Общие положения

Многие по умолчанию понимают под авансом денежные средства, выдаваемые подотчетным лицам из кассы предприятия в счет его предстоящих расходов и платежей.

Ранее точное определение термина «аванс» можно было найти в уже утратившей свою силу Инструкции по бухгалтерскому учету запасов товарно-материальных ценностей коммерческих банков Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 20.08.99 г. № 419:

«Аванс – сумма денежных средств, которые выплачиваются (перечисляются) в соответствии с условиями заключенного договора в счет будущих платежей за материальные ценности или сумма денежных средств, которая выдается под отчет работнику банка на хозяйственные нужды» (Прим. – Выделено ред.).

Также упоминание о денежном авансе встречалось и в одном из писем НБУ: от 14.02.2003 г. № 11-113/336. В нем же НБУ разъяснял необходимость предоставления авансового отчета и других документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм.

Отметим, что ныне в нормативных актах, регулирующих наличное обращение в Украине, в частности, в Положении № 637 отсутствуют термины «подотчетное лицо», «подотчетная сумма» или «авансовый отчет».

Однако о том, кто и что такое «подотчетное лицо» и «подотчетная сумма» можно узнать из Инструкции № 242:

подотчетное лицо – работник учреждения, который получил под отчет денежные средства для будущих расходов;

подотчетная сумма – денежные средства, выданные работнику учреждения на расходы, связанные со служебными командировками и/или на административно-хозяйственные расходы.

Со столь же привычным для нашего слуха словосочетанием «авансовый отчет» несколько сложнее. Так, исходя из сложившейся в юриспруденции практики применения терминов, слов или словосочетаний авансовый отчет – это документальный отчет работника об использовании аванса, полученного под отчет для выполнения служебного поручения (командировки, хозяйственные расходы и т. п.). В нем указывают полученные под отчет суммы, фактически понесенные расходы, остаток неиспользованных денежных средств или сумму их перерасхода. К авансовому отчету прилагаются соответствующие документы, которые подтверждают использование подотчетных сумм.

В настоящее время прототипом «авансового отчета» является Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, форму и порядок заполнения которого утвердил приказ ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440.

С порядком заполнения авансового отчета можно ознакомиться здесь.

Подтверждает вышесказанное и уже упомянутая Инструкция № 242, в п. 6.13 которой сказано:

– подотчетные лица об израсходовании полученных сумм отчитываются в авансовом отчете;

– условия выдачи денег под отчет и порядок сдачи авансовых отчетов определены Положением № 637.

Поэтому по традиции далее будем именовать Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет авансовым отчетом.

Типы подотчетных лиц, виды подотчетных сумм и авансовый отчет об их использовании

Командировка работника в пределах Украины и за рубеж

По общему правилу (см. Инструкцию № 59) служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации (далее – предприятие) на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

При этом предприятие, командирующее работника, обязано обеспечить его денежными средствами (авансом) в установленных размерах. Аванс может быть выдан наличными средствами или перечислен в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

При зарубежных командировках предприятие обязано обеспечить работника денежными средствами (авансом) в национальной валюте страны командирования или в свободно конвертируемой валюте (1-я или 2-я группа Классификатора инвалют) по установленным нормам с учетом требований пп. 5.4.8 Закона о прибыли.

То есть в вышеописанном случае работник, получивший аванс на командировку, является подотчетным лицом, а сумма аванса (в гривнях или иностранной валюте), соответственно, считается подотчетной суммой.

Если аванса, выданного на командировку, работнику не хватило и ему пришлось задействовать собственные средства, такому работнику в рамках, утвержденных по авансовому отчету сумм, возместят все понесенные расходы.

Окончательный расчет предприятие с работником должно провести в течение 3-х банковских дней после утверждения авансового отчета (пп. 1.15, п. 1.17 Инструкции № 59). Следовательно, начиная с 4-го дня ведется отсчет сроков исковой давности по компенсации командировочных расходов. Его длительность – 3 месяца, поскольку командировка происходила в рамках трудовых отношений и работник может обратиться в суд для разрешения трудового спора только в течение 3-х месяцев с момента, когда он узнал или мог узнать о нарушении своих прав (ст. 233 КЗоТ).

Для справки! Минтруда в письме от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09 привел разъяснения порядка расчетов в случае использования работником собственных средств.

Сроки отчета по командировке

Сроки предоставления авансового отчета продиктованы способом выплаты аванса:

– если работнику выданы наличные средства (гривня или иностранная валюта), а также при получении им наличных с платежной карточки (корпоративной или личной) – до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем завершения командировки (пп. 9.10.2 Закона № 889). В эти же сроки работник обязан вернуть неизрасходованные средства в кассу предприятия;

– при применении безналичных расчетов при помощи платежной карточки – не позднее 10 банковских дней. При наличии уважительных причин работодатель может продлить этот срок до 20 банковских дней (до выяснения вопросов относительно выявления расхождений между отчетными документами) (пп. 9.10.4 Закона № 889).

При этом к авансовому отчету должны быть приложены подтверждающие документы. В частности, Инструкция № 59 в качестве таких документов называет расчетные документы, перечисленные в Законе № 265 и Законе о прибыли.

Как правило, документы подтверждающие расходы работника в зарубежной командировке, составлены на иностранном языке. Как сказано в пп. 5.4.8 Закона о прибыли, в этом случае по запросу налогового органа налогоплательщик должен обеспечить за свой счет перевод отчетных и подтверждающих документов, выданных на иностранном языке. И все же лучше заранее позаботиться о соблюдении этой законодательной нормы и самим подготовить соответствующий перевод иноязычных документов. Ведь по Положению № 88 документы, являющиеся основанием для записей в бухучете и составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский или, например, русский язык.

Несколько слов о том, кто должен подписывать авансовый отчет.

Прежде всего само подотчетное лицо, которое заполнив отчет, подписывает его и передает в бухгалтерию предприятия. Бухгалтер или другое лицо, ответственное за ведение бухучета на предприятии, оформляет соответствующую часть авансового отчета и подает его на утверждение руководителю предприятия, которое также подписывает авансовый отчет.

Ответственность за невыдачу аванса на командировку

Такую ситуацию расценивают как нарушение трудового законодательства. И к должностным лицам предприятия, учреждения и организации могут применить штраф от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КоАП). Если норма об обязательной выдаче аванса зафиксирована в коллективном договоре предприятия, сумма штрафа составляет от 50 до 100 НМДГ (от 850 до 1700 грн.) (ст. 41² КоАП).

Отметим, что невыдача аванса считается разовым нарушением. Обращаем внимание, что ст. 255 КоАП право составления протокола о нарушении предоставлено уполномоченным лицам Минтруда. Рассматривают же дела о подобном нарушении районные, районные в городе, городские и горрайонные суды (ст. 221 КоАП).

Поэтому применить взыскание могут только в течение 3-х месяцев со дня такого нарушения (ст. 38 КоАП).

Приобретение сельскохозяйственной продукции и заготовка вторичного сырья, прочие расходы на производственные (хозяйственные) нужды.

Понятное дело, что в этом случае подотчетными лицами считаются работники, получившие авансом необходимые для этого суммы денежных средств, которые в свою очередь рассматриваются как подотчетные суммы.

Сразу же отметим некоторые особенности документального оформления таких операций.

Факт закупки сельскохозяйственной продукции у населения может быть подтвержден двусторонним закупочным актом. Форму такого акта можно позаимствовать из приложения 5 к Методрекомендациям № 157.

При приобретении подотчетным лицом товаров, оплате услуг и работ документами, подтверждающими осуществленные расходы, выступают:

чеки (кассовые и товарные), расчетные квитанции, квитанции к приходным кассовым ордерам, другие расчетные документы, счета-фактуры, накладные (налоговые, товарно-транспортные), договоры на поставку продукции (предоставление услуг, выполнение работ) и т. п.

Выдают наличные средства под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, на срок не больше 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств под отчет, а на все другие производственные (хозяйственные) нужды – на срок не больше 2-х рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет.

Если подотчетному лицу одновременно выданы наличные как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), срок, на который выданы деньги под отчет для выполнения этих задач, может быть продлен до завершения срока командировки.

Ответственность за нарушение сроков предоставления авансового отчета

Если работник отчитался и возвратил деньги позднее, но в пределах отчетного месяца, в котором истек граничный срок представления авансового отчета согласно пп. 9.10.2 Закона № 889, на него наложат штраф в размере 15 % от всей суммы долга, рассчитанного по пп. 9.10.1 Закона № 889.

Когда отчет и возврат проходит по окончании отчетного месяца, в котором истек граничный срок, с работника удержат сумму налога на полученный доход: 15 % от суммы невозвращенных средств, увеличенных на коэффициент 1,176471 (п. 3.4 и пп. 9.10.1 Закона № 889). Отметим, что доход считают полученным с момента признания невозвращенной суммы излишне израсходованной, т. е. после окончания вышеуказанных сроков (пп. 4.2.5 Закона № 889).

Кроме вышеперечисленных штрафа и налога на доход физического лица, за невозвращение работником инвалютного аванса, с него взыщут еще и 3-кратную его сумму. С этой целью стоимость таких валютных ценностей пересчитывают в гривни по курсу НБУ на день погашения задолженности. Из этой суммы предприятие в первую очередь погашает свои убытки, а остаток перечисляет в бюджет (ст. 3 Закона № 217/95). Заметим, что законодательством не установлены сроки такого перечисления.

автор: Елена Рыжикова, редактор

Правовой глоссарий:

1. КЗоТ – Кодекс Законов о труде Украины от 10.12.71 г.

2. КоАП – Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

3. Закон о прибыли – Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий», в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

4. Закон № 889 – Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.

5. Закон № 265 – Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.

6. Закон № 217/95 – Закон Украины «Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей» от 06.06.95 г. № 217/95-ВР.

7. Постановление № 663 – постановлением КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж» от 23.04.99 г. № 663.

8. Положение № 637 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

9. Положение № 72 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72.

10. Классификатор инвалют – Классификатор иностранных валют, утвержденный постановлением Правления НБУ от 04.02.98 г. № 34.

11. Инструкция № 242 – Инструкция по учету денежных средств, расчетов и прочих активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 26.12.2003 г. № 242.

12. Инструкция № 59 – Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

13. Положение № 88 – Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88.

14. Методрекомендации № 157 – Методические рекомендации о внедрении национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета в сфере общественного питания и бытовых услуг, гармонизированных с международными стандартами, утвержденные приказом Министерства экономики Украины от 17.06.2003 г. № 157.