Расходы без аванса: о чем важно знать Лига 2010-04-11

Расходы без аванса: о чем важно знать

В командировку без аванса

Прежде всего давайте определимся с тем, насколько небезопасно не выплатить аванс работнику перед командировкой. Инструкцией № 59 никаких штрафных санкций за это не установлено. Но поскольку командировка относится к разряду операций, осуществляемых в рамках трудовых отношений, то и ответственность за нарушение возложенной на него обязанности в соответствии с трудовым законодательством будет нести работодатель.

Напоминаем, что нарушение трудового законодательства предполагает все четыре вида ответственности: дисциплинарную, административную, финансовую и уголовную. А установить нарушение  может лишь Минтруда, в рамках проверки работодателя: например, по жалобе на это или другое нарушение трудового законодательства. Подробнее об этом рассказывается в статье «Подотчетные суммы и авансовый отчет: законодательные основы».

Перейдем к оформлению расходов, которые работник понес из собственных средств, так как аванс не был выдан. Для того чтобы получить возмещение указанных средств, право на которое предоставлено работнику п. 1.5 – 1.6 Раздела 1 и п. 1.4 Раздела 2 Инструкции № 59, ему следует подать в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной Приказом № 440. По мнению и НБУ, и Минфина, и ГНАУ такой отчет работник должен подать в общие сроки, установленные ст. 9 Закона № 889, то есть, до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем, в котором он завершает командировку.

К авансовому отчету должны прилагаться оригиналы документов, подтверждающих сумму понесенных расходов, а также командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке. Если период пребывания работника за рубежом устанавливается по отметкам в паспорте, то обязательно нужно приложить и копии страниц паспорта с такими отметками.

Если:

– подтверждающие расходы документы работник предоставить не может,

– работник не имеет командировочного удостоверения, оформленного в установленном законом порядке,

– расходы, понесенные им, не связаны с целью командировки и хозяйственной деятельностью работодателя,

– расходы, понесенные работником, не относятся к тем, которые обязательны к возмещению в соответствии с Приказом № 59, или работник претендует на получение возмещения в большем, чем это установлено законодательством размере,

то в этих случаях получить возмещение работник может только по письменному решению руководителя.

Такое возмещение работодатель вправе выплатить только за счет собственных средств, остающихся после налогообложения.

Приобретение без аванса активов для СПД

Приобретение активов без получения на то аванса – ситуация весьма распространенная. Вместе с тем она настолько же неправильная, как и непредоставление аванса на командировку, хотя это и не установлено ни одним нормативным документом.

По логике, без распоряжения руководителя ни один работник не будет совершать операций от лица предприятия. Более того, получение активов, приобретаемых от имени другого лица, требует оформления на фактического их получателя доверенности, что невозможно, если работодатель не знает о расходах работника.

С другой стороны, работодатель не может заставить работника потратить его собственные средства на приобретение активов, которые нужны и будут принадлежать и использоваться в хозяйственной деятельности работодателя.

И если норма, защищающая интересы работника в такой абсурдной ситуации, не содержится в КЗоТ, то как минимум она приведена в п. 2 ст. 1007 ГКУ:

если работник приобретает активы для работодателя, то документы на эти активы должны быть оформлены на имя работодателя. А это предполагает отношения поручения, которые в свою очередь предполагают обязанность поручителя обеспечить исполнителя всеми средствами, необходимыми для выполнения поручения.

Однако, как уже было сказано, трудовое законодательство не содержит установленных сроков выдачи аванса для выполнения подобных поручений «не в рамках командировки». Поэтому вопрос, является ли данная ситуация нарушением или нет, предмет длительных споров между Минфином, ГНАУ и налогоплательщиками.

Данная ситуация характерна для тех работодателей, которые невнимательно ведут бухгалтерский учет собственных активов. Потому что если учет активов на предприятии ведется правильно, то у работодателя уже на дату появления в его распоряжении каких-либо неучтенных активов возник бы вопрос: откуда они появились? «Виновное» в излишке лицо было бы немедленно обнаружено, и авансовый отчет согласно подтверждающим расходы документам был бы немедленно оформлен.

Чтобы избежать неприятных вопросов при проверке, руководителю целесообразно издать приказ по предприятию, которым:

а) устанавливался бы круг лиц, ответственных за контроль за наличием определенных видов активов (например, канцелярских товаров в офисе);

б) в случае острой необходимости позволялось бы данному кругу лиц приобретать эти виды активов за свои средства, с составлением в кратчайшие сроки авансового отчета по форме, установленной Приказом № 440;

в) устанавливалось, что на основании авансовых отчетов и подтверждающих расходы документов, лицу, понесшему расходы, такие расходы возмещались бы через кассу или на личный счет в банке.

Вторым, и, пожалуй, наиболее простым вариантом является использование вышеупомянутыми в приказе руководителя ответственными лицами корпоративной карточки предприятия, эмитированной в соответствии с Положением № 137. Таким образом, можно будет избежать процедуры получения аванса, поскольку получение денег с корпоративной карточки из банкомата или оплата ею товаров, работ или услуг, приравнивается к получению денег под отчет. Однако не стоит забывать, что корпоративная карточка позволяет физлицу доступ не к определенной сумме, а ко всем средствам, которые находятся на корпоративном счете предприятия в банке. Поэтому работодатель, предоставляющий работникам возможность использовать корпоративную карточку, обязан самостоятельно принять все меры по финансовой безопасности и контролю движения средств по своему счету (п. 3.15 Положения № 137).  

автор: Анна Быкова,
консультант по вопросам
учета и налогообложения

Правовой глоссарий:

1. КЗоТ – Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

2. ГКУ – Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

3. Закон № 889 – Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.

4. Положение № 137 – Положение о порядке эмиссии платежных карт и осуществлении операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. № 137.

5. Инструкция № 59 – Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

6. Приказ № 440 – приказ ГНАУ «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка составления указанного Отчета» от 19.09.2003 г. № 440.