Не противоречит ли действующему законодательству использование амбарных книг при ведении складского учета Лига 2009-08-16

? При ведении складского учета, кроме компьютерных программ, используются амбарные книги. Не противоречит ли это действующему законодательству. Каким документом регламентируется порядок ведения складского учета?

Складской учет – это постоянный сортовой, количественный учет, который осуществляется на складе при помощи карточек складского учета материалов.

Карточка складского учета материалов, типовая форма № М-12 которой утверждена Приказом № 193, применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру. Она заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, зав. складом). Записи в карточке выполняют на основании первичных приходно-расходных документов в день, когда происходит операция.

По такому же принципу ведется складской учет с применением амбарных книг и компьютерных программ.

В соответствии с п. 5 ст. 8 Закона о бухучете каждое предприятие самостоятельно:

• определяет учетную политику предприятия;

• разрабатывает систему и формы внутрихозяйственного (управленческого) учета, отчетности и контроля хозяйственных операций;

• утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации, дополнительную систему счетов и регистров аналитического учета.

Следовательно, документом, регламентирующим порядок ведения складского учета, является приказ об учетной политике предприятия или отдельное приложение к нему, в котором устанавливаются основные принципы системы складского учета, правила документооборота, технология обработки учетной информации и прочее.

В п. 3.1 Положения № 88 определено, что учетные регистры – это носители специального формата (бумажные, машинные) в виде сведений, ордеров, книг, журналов, машинограмм и т. п., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного нагромождения, группировки и обобщения информации из первичных документов, принятых к учету.

Предприятия, составляющие учетные регистры на машиносчитываемых носителях, обязаны обеспечить технические средства для их воссоздания в удобном для чтения виде. Это означает, что любые регистры компьютерной программы, включая материальный отчет и ведомость учета остатков материалов на складе должны не реже одного раза в месяц выводиться на печать.

В любом случае ответственность за правильность регистрации информации в учетных регистрах несут лица, их составившие и подписавшие (п. 3.4 Положения № 88). Поэтому если на предприятии для ведения складского учета, кроме компьютерных программ используются амбарные книги, то учетная информация независимо от технологии ее обработки должна быть идентичной, т. е. не иметь расхождений.

В заключение «Б&З» отмечает, что карточки, складские и амбарные книги, описи, приходные и расходные накладные, ордера по учету прихода, расхода, наличия, остатков товаров и материалов на складах, базах в соответствии со ст. 1112 р. 10.2 Перечня № 41 должны храниться 3 года при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров, следственных или судебных дел – хранятся до принятия окончательного решения.

Правовой глоссарий:

1. Закон о бухучете – Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

2. Положение № 88 – Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88.

3. Приказ № 193 – приказ Министерства статистики Украины «Об утверждении типичных форм первичных учетных документов из учета сырья и материалов» от 21.06.96 г. № 193.

4. Перечень № 41 – Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41.