Порядок приема електрон отчетов Постанова Фонда травматизма 2009-02-16

ПОРЯДОК ПОДАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ЗВІТІВ ДО РОБОЧИХ ОРГАНІВ ВИКОНАВЧОЇ ДИРЕКЦІЇ ФОНДУ СОЦІАЛЬНОГО СТРАХУВАННЯ ВІД НЕЩАСНИХ ВИПАДКІВ НА ВИРОБНИЦТВІ ТА ПРОФЕСІЙНИХ ЗАХВОРЮВАНЬ УКРАЇНИ

Затверджено Постановою правління Фонду соціального страхування

від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України

від 26 лютого 2009 р. № 16

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблений відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності", а також Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 р. № 1452.

1.2. Цей Порядок визначає загальні принципи організації інформаційного обміну під час подання Страхувальниками електронних звітів до Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (далі - Фонд).

1.3. У цьому Порядку терміни вживаються у такому значенні:

Засіб криптографічного захисту інформації - програмний, апаратно-програмний, апаратний або інший засіб, призначений для криптографічного захисту інформації, у тому числі накладання та перевірка електронного цифрового підпису, який має сертифікат відповідності або позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації;

Звіт - документальні відомості, які створюються та подаються Страхувальниками у строки, в порядку та за формою, що встановлені Фондом.

Електронний звіт - звіт, що формується Страхувальником за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення і подається ним до робочих органів виконавчої дирекції Фонду відповідно до цього Порядку;

Електронний документ в системі подання електронних звітів - електронний звіт та електронна квитанція, включаючи обов'язкові реквізити електронного документа;

Формат електронного звіту (квитанції) - формалізований опис складу та структури даних звіту або квитанції, включаючи опис електронного цифрового підпису, що робить звіт або квитанцію електронними документами, придатними для обробки електронними засобами системи електронної звітності;

Подання електронних звітів - визначена цим Порядком послідовність дій суб'єктів електронної звітності, спрямованих на відправлення та одержання електронних звітів в межах системи електронної звітності.

Електронна квитанція - повідомлення про певний електронний звіт, що сформоване у відповідності до формату електронної квитанції в системі електронної звітності;

Система електронної звітності - сукупність організаційно-правових заходів та електронних засобів суб'єктів електронної звітності, що забезпечує подання електронних звітів;

Суб'єкти електронної звітності - Страхувальники, Оператори, Центр обробки електронних звітів, робочі органи виконавчої дирекції Фонду, Акредитовані центри сертифікації ключів, які є окремими учасниками системи електронної звітності.

Спеціалізоване програмне забезпечення - програмне забезпечення, призначене для створення, передачі та обробки електронних документів згідно з цим Порядком;

Страхувальники - роботодавці та інші юридичні або фізичні особи, які відповідно до Закону України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності" зобов'язані сплачувати страхові внески до Фонду та Інструкції про порядок перерахування, обліку та витрачання страхових коштів Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України, затвердженої постановою правління Фонду від 12.07.2007 року № 36 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 01.08.2007 року за № 867/14134, зобов'язані подавати звіти до робочих органів виконавчої дирекції Фонду.

Центр обробки електронних звітів - структурний підрозділ виконавчої дирекції Фонду, який виконує функції інформаційно-технічного адміністратора Архіву електронних документів в системі електронної звітності.

Квитанція про відправлення електронного звіту (далі - перша квитанція) - електронна квитанція, що створюється Оператором електронної звітності за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення та засвідчує факт, дату і час відправлення (не відправлення) електронного звіту від Страхувальника.

Квитанція про одержання електронного звіту (далі - друга квитанція) - електронна квитанція, що створюється Центром обробки електронних звітів за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення та засвідчує факт, дату та час одержання електронного звіту Центром обробки електронних звітів та подання його до відповідних робочих органів виконавчої дирекції Фонду.

Квитанція про прийняття (неприйняття) електронного звіту (далі - третя квитанція) - електронна квитанція, що створюється Центром обробки електронних звітів за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення та засвідчує факт, дату та час доставки та прийняття (не прийняття) електронного звіту відповідним робочим органом виконавчої дирекції Фонду.

Архів електронних документів - централізоване сховище електронних звітів та електронних квитанцій, що знаходиться в Центрі обробки електронних звітів та призначене для реєстрації, накопичення та багаторазового використання даних з електронних звітів в автоматизованій інформаційній системі Фонду.

Оператор електронної звітності (далі - Оператор) - юридична особа, яка на договірних засадах надає послуги, в тому числі, з обміну електронними документами в системі електронної звітності між Страхувальниками, Центром обробки електронних звітів та Акредитованими центрами сертифікації ключів відповідно до цього Порядку та відповідає технічним та кваліфікаційним вимогам до Оператора, визначеними виконавчою дирекцією Фонду.

1.4. Інші терміни застосовуються у значеннях, наведених у законах України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності", "Про електронний цифровий підпис", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про телекомунікації", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах".

2. Загальні вимоги до електронних документів в системі електронної звітності

2.1. Електронні документи (електронний звіт, перша квитанція, друга квитанція) передаються між суб'єктами електронної звітності тільки з накладеним електронним цифровим підписом (далі - ЕЦП).

2.2. Електронні звіти з обов'язковими реквізитами, у тому числі з ЕЦП Страхувальника (його посадових осіб), сформовані та подані відповідно до цього Порядку, згідно з законодавством України є оригіналами та мають юридичну силу.

2.3. Формати електронних документів визначаються виконавчою дирекцією Фонду та підлягають оприлюдненню.

3. Система електронної звітності

3.1. Звіт до робочих органів виконавчої дирекції Фонду в районах, містах або районі у місті, де Страхувальник знаходиться на обліку, може бути поданий (надісланий):

на паперових носіях;

в електронному форматі через Оператора за допомогою програмних засобів та будь-яких засобів телекомунікаційного зв'язку, які гарантують доставку електронного звіту протягом двох годин.

3.2. Подання звітів на паперових носіях регулюється нормами Інструкції про порядок перерахування, обліку та витрачання страхових коштів Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України, затвердженої постановою правління Фонду від 12.07.2007 року № 36 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 01.08.2007 року за № 867/14134.

3.3. Подання Страхувальником звітів в електронному форматі здійснюється за його ініціативою у відповідності до вимог цього Порядку та чинного законодавства. Подання електронного звіту у відповідності до даного Порядку надає Страхувальнику право не подавати відповідні звіти на паперових носіях.

Електронні звіти з обов'язковими реквізитами, у тому числі з ЕЦП Страхувальника (його посадових осіб), подані відповідно до цього Порядку, згідно з законодавством є оригіналами, мають юридичну силу та можуть використовуватися як доказ в суді або під час розгляду спорів у досудовому порядку.

3.4. Робочі органи виконавчої дирекції Фонду забезпечують оприлюднення інформації щодо можливості подання електронних звітів, порядку їх подання, адрес та контактних телефонів Операторів.

Питання організаційно-технічного характеру функціонування системи електронної звітності не врегульовані цим Порядком, визначаються окремими регламентами (протоколами).

3.5. Після укладання договору із Страхувальником Оператор інформує про це робочий орган виконавчої дирекції Фонду в районі, місті або районі у місті, де Страхувальник знаходиться на обліку як платник страхових внесків.

3.6. Електронний звіт подається Страхувальниками за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем до Оператора, який перевіряє та передає електронний звіт до Центру обробки електронних звітів.

3.7. Відносини Страхувальника з Оператором та Оператора з Виконавчою дирекцією Фонду з виконання цього Порядку визначаються на договірних засадах.

3.8. Всі інші дії та умови щодо інформаційного обміну та надання додаткових послуг в системі електронної звітності, що не врегульовані цим Порядком, визначаються окремими документами між суб'єктами електронної звітності.

3.9. Вирішення спорів щодо подання електронних звітів здійснюється у тому ж порядку, що й при поданні звітів на паперових носіях.

3.10. Якщо при поданні електронних звітів Страхувальником не було дотримано вимог цього Порядку, відповідальність за неподання звітів до Фонду несе Страхувальник.

3.11. Оператор не несе відповідальності за вміст електронних звітних документів.

3.12. Спеціалізоване програмне забезпечення повинно відповідати наступним вимогам:

3.12.1. відповідати вимогам законодавства щодо захисту інформації;

3.12.2. використовувати криптографічні алгоритми та бібліотеки, які мають позитивний висновок державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації;

3.12.3. базуватися на промислово придатних технологічних рішеннях.

3.13. Спеціалізоване програмне забезпечення повинно виконувати наступні основні функції:

3.13.1. створення електронних звітів у визначеному форматі, здійснення автоматизованого контролю за узгодженістю показників електронного звіту;

3.13.2. завірення ЕЦП, підтвердження ЕЦП, накладеного на електронний звіт або на електронну квитанцію з використанням посиленого сертифіката ключа;

3.13.3. передачі та одержання електронних документів в системі електронної звітності;

3.13.4. зберігання (архівування) електронних звітів та електронних квитанцій, можливість їх поновлення з архіву;

3.13.5. експорт електронних звітів та квитанцій на зовнішні носії даних в оригінальному форматі та в форматі, придатному для друку;

3.13.6. візуальне відображення електронних звітів, що є відображенням даних, які він містить, електронними засобами та на папері у формі, чинній для цього звіту.

3.14. Суб'єкти електронної звітності повинні використовувати сумісні засоби криптографічного захисту інформації.

4. Подання електронних звітів

4.1. Електронні звіти подаються Страхувальниками у терміни подання, встановлені законодавством для відповідних звітів у паперовій формі.

4.2. Страхувальник створює та заповнює електронний звіт відповідно до затвердженого формату за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.

Після підготовки Страхувальником електронного звіту на нього накладається ЕЦП Страхувальника (його посадових осіб).

Страхувальник відправляє підготовлений електронний звіт до Оператора для забезпечення гарантованої доставки електронного звіту до Центру обробки електронних звітів.

4.3. Оператор забезпечує цілодобовий прийом електронних звітів від Страхувальників з усіх адміністративно-територіальних одиниць України.

Перша квитанція надсилається протягом двох годин з моменту відправлення Страхувальником електронного звіту до Оператора.

4.4. Після одержання від Страхувальника електронного звіту Оператор виконує наступні дії:

4.4.1. перевіряє чинність сертифікатів ключів, якими підписано звіт;

4.4.2. перевіряє формат одержаного електронного звіту на відповідність затвердженим форматам електронних звітів;

4.4.3. виконує інші технологічні перевірки електронного звіту, що можуть бути визначені вимогами до Оператора;

4.4.4. формує першу квитанцію з результатами перевірок;

4.4.5. фіксує у першій квитанції дату та час відправлення (не відправлення) Страхувальником електронного звіту;

4.4.6 надсилає першу квитанцію Страхувальнику.

4.5. В разі позитивних результатів всіх проведених перевірок Оператор надсилає електронний звіт та першу квитанцію до Центру обробки електронних звітів.

4.6. В разі негативних результатів хоча б однієї з проведених перевірок Оператор не надсилає звіт до Центру обробки електронних звітів.

Страхувальник має право внести виправлення та відправити електронний звіт Оператору повторно або надати звіт на паперових носіях до робочого органу виконавчої дирекції Фонду за місцем обліку.

4.7. В разі не отримання Страхувальником першої квитанції від Оператора впродовж терміну, визначеного п. 4.3 цього Порядку, звіт вважається не відправленим.

Страхувальник має право відправити електронний звіт повторно або надати звіт на паперових носіях до робочого органу виконавчої дирекції Фонду за місцем обліку.

4.8. Центр обробки електронних звітів здійснює прийом від Операторів електронних звітів з 9:00 до 17:00 години щоденно, крім вихідних, святкових та неробочих днів.

Друга квитанція надсилається Оператору протягом двох годин з моменту одержання електронного звіту Центром обробки електронних звітів. У разі надходження електронного звіту до Центру обробки електронних звітів після 16:00 години, друга квитанція надсилається Оператору протягом перших двох годин наступного робочого дня.

Друга квитанція не являється підтвердженням факту доставки електронного звіту до відповідного робочого органу виконавчої дирекції Фонду.

4.9. Після одержання електронного звіту від Страхувальника Центр обробки електронних звітів передає його до відповідного робочого органу виконавчої дирекції Фонду, на обліку якого перебуває Страхувальник, в порядку, визначеному виконавчою дирекцією Фонду.

Відповідальний працівник робочого органу виконавчої дирекції Фонду, де страхувальник знаходиться на обліку як платник страхових внесків, за допомогою програмних засобів візуалізації перевіряє електронний звіт та приймає рішення про внесення звіту до відповідної автоматизованої системи.

Якщо робочий орган виконавчої дирекції Фонду внаслідок проведення камеральної перевірки виявляє арифметичні або методологічні помилки у поданому страхувальником електронному звіті, то Центр обробки електронних звітів надсилає страхувальнику через Оператора третю квитанцію про не прийняття електронного звіту з повідомленням та пропозицією самостійно виправити виявлені помилки та повторно направити новий звіт до робочих органів виконавчої дирекції Фонду.

Якщо результати проведення камеральної перевірки електронного звіту робочим органом виконавчої дирекції Фонду позитивні, то Центром обробки електронних звітів надсилається страхувальнику через Оператора третя квитанція про прийняття електронного звіту.

Третя квитанція надсилається Страхувальнику після проведення камеральної перевірки електронного звіту робочим органом виконавчої дирекції Фонду протягом п'яти робочих днів з моменту одержання електронного звіту Центром обробки електронних звітів від Оператора.

4.10. Електронний звіт вважається поданим у відповідності до вимог, що визначені законодавством України про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань, якщо Страхувальник отримав від Центру обробки електронних звітів третю квитанцію про прийняття електронного звіту.

4.11. Чинним вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий Страхувальником до закінчення термінів подання відповідних звітів, визначених законодавством.

5. Зберігання електронних звітів

5.1. Страхувальники, Оператор та Центр обробки електронних звітів забезпечують зберігання електронних звітів та відповідних електронних квитанцій у формі оригіналів електронних документів, з дотриманням вимог чинного законодавства щодо їх зберігання та протягом термінів, встановлених чинним законодавством для відповідних паперових документів.

5.2. Центр обробки електронних звітів надає на запит робочого органу виконавчої дирекції Фонду, на обліку якого перебуває Страхувальник, оригінал електронного звіту разом з чинними на момент його формування сертифікатами відкритих ключів Страхувальника.

Вернуться на страницу - Фонд травматизма