Персонифицированная отчетность за 2007 год Налоги и бухучет 2008-02-11

Персонифицированная отчетность за 2007 год

Предприятия-страхователи ежемесячно подают отчетность в территориальные органы Пенсионного фонда относительно начисленных страховых взносов. А один раз в год предприятия обязаны подавать сведения о застрахованных лицах, необходимые для назначения пенсии в виде персонифицированной отчетности. В данной статье речь пойдет об особенностях предоставления персонификации по итогам 2007 года.

Екатерина СКРИПКИНА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Документы статьи

Закон № 1058 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV.

Порядок № 7-6 — Порядок формирования и предоставления органам Пенсионного фонда Украины сведений о застрахованном лице, которые используются в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 10.06.2004 г. № 7-6.

Инструкция № 16-6 — Инструкция о порядке исчисления и уплаты предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами сбора на обязательное государственное пенсионное страхование, других платежей, а также учета их поступления в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 19.10.2001 г. № 16-6.

Инструкция № 21-1 — Инструкция о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 19.12.2003 г. № 21-1.

Сведения о застрахованных лицах в виде персонифицированной отчетности обязаны предоставлять все страхователи: работодатели и прочие лица, уплачивающие страховые взносы на общеобязательное государственное пенсионное страхование согласно Закону № 1058. Круг страхователей определен в ст. 14 Закона № 1058:

— предприятия, учреждения и организации, независимо от формы собственности, вида деятельности и хозяйствования, объединения граждан, профсоюзы, политические партии, физические лица — субъекты предпринимательской деятельности и другие лица (включая юридических и физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности, избравших особый способ налогообложения), которые используют труд физических лиц на условиях трудового договора или на других условиях, предусмотренных действующим законодательством, или по договорам гражданско-правового характера;

— коллективные и арендные предприятия, сельскохозяйственные кооперативы и фермерские хозяйства, в том числе избравшие особый способ налогообложения;

— дипломатические представительства, консульские учреждения Украины, филиалы, представительства, прочие обособленные подразделения предприятий и организаций (в том числе международных), которые имеют обособленный баланс и самостоятельно осуществляют расчеты с застрахованными лицами;

— физические лица — субъекты предпринимательской деятельности, в том числе избравшие особый способ налогообложения, и члены семей указанных физических лиц, которые принимают участие в осуществлении ими предпринимательской деятельности;

— лица, которые обеспечивают себя работой самостоятельно, — занимаются адвокатской, нотариальной, творческой и прочей деятельностью, связанной с получением дохода от этой деятельности.

Предметом рассмотрения данной статьи являются особенности формирования персонифицированной отчетности страхователями — юридическими лицами.

Что касается предприятий, которые в течение года не имели наемных работников и не заключали гражданско-правовые договоры, то на практике работники Пенсионного фонда предлагают таким предприятиям вместо комплекта персонифицированной отчетности, заполненного с прочерками, составить справку об отсутствии деятельности и наемных работников в отчетном периоде.

Правила формирования и подачи персонифицированной отчетности в территориальные органы Пенсионного фонда регулируются Порядком № 7-6.

В соответствии с п. 1.3 Порядка № 7-6 страхователи один раз в год должны подавать территориальному органу Пенсионного фонда по месту регистрации комплект документов первичной отчетности в систему персонифицированного учета сведений (далее — СПУС) о застрахованных лицах за предыдущий год до 1 апреля текущего года согласно утвержденному графику. Если страхователь был зарегистрирован в новом территориальном органе Пенсионного фонда в связи с изменением адреса, отчет за предыдущий год должен содержать сведения за период с момента снятия с учета в предыдущем территориальном органе ПФУ.

Каждый территориальный орган Пенсионного фонда по месту регистрации страхователя составляет график предоставления персонифицированной отчетности в рамках предельного срока. В первую очередь отчитываются плательщики, имеющие небольшую численность наемных работников.

Кроме годовой персонификации, предприятия должны подавать персонифицированную отчетность в следующих случаях: если работник (бывший работник) предприятия обратился за назначением пенсии (в комплекте документов, необходимых для назначения пенсии), если страхователь подает заявление о снятии с учета в территориальном органе Пенсионного фонда. Если страхователь выявляет недостоверные сведения в персонифицированном учете, необходимо подать корректирующие или отменяющие документы относительно недостоверных отчетов о застрахованном лице.

Для удобства приведем все случаи и сроки предоставления персонифицированной отчетности в табличной форме.

Относительно комплекта персонифицированной отчетности отметим следующее. Порядком № 7-6, который действует с 2004 года, утвержден перечень форм документов персонифицированной отчетности и формы бланков этих документов. Однако в связи с недостаточной подготовкой материально-технической базы для приема персонифицированной отчетности территориальные органы Пенсионного фонда принимают отчетные формы в основном на старых бланках, утвержденных Инструкцией № 16-6. При составлении годовой персонифицированной отчетности используется только один из новых бланков — Анкета застрахованного лица (приложение 10 к Порядку № 7-6).

Предприятия, на которых работает менее 5 человек, могут подавать персонификацию только в бумажном виде. В случае если количество работников предприятия больше 5 человек, страхователь должен подавать персонифицированную отчетность в электронном виде (п.п. 6 п. 1.3 Порядка № 7-6).

Обычно для предоставления персонифицированной отчетности в электронном виде всем страхователям в территориальном органе ПФУ по месту регистрации бесплатно предоставлялась обновленная версия специального комплекса программ «Автоматизированное рабочее место работодателя для подготовки отчетов по системе персонифицированного учета сведений о доходах, трудовом стаже и размере взносов» («АРМ-Р»). С 2007 года страхователям предоставляется новая программа «АРМ-ЗС». В связи с этим поддержка и обновление АРМ 2.37 прекратились. Однако персонификация по итогам 2007 года может быть предоставлена в старой программе. Подробнее об этом см. на с. 51.

Обратите внимание: если страхователь подает персонификацию в электронном виде, он одновременно предоставляет распечатанный экземпляр.

Все формы персонифицированной отчетности заполняются на украинском языке. Если отчетность подается на бумажном носителе, бланки заполняются печатными буквами без помарок и исправлений ручкой с синими или черными чернилами. Каждый документ комплекта отчетности, за исключением ярлыка, подписывается руководителем и скрепляется печатью предприятия. Ярлык подписывает только лицо, ответственное за предоставление персонифицированной отчетности.

Перечень документов, которые входят в комплект персонифицированной отчетности, представим в таблице.

Далее остановимся на особенностях заполнения формы «ІНДАНІ».

Заполнению формы ІНДАНІ следует уделить особое внимание, поскольку именно этот документ содержит данные о заработной плате, страховом стаже и уплаченных страховых взносах всех застрахованных лиц, которые работали на предприятии в течение 2007 года на основном месте работы, по совместительству, по гражданско-правовым договорам.

Порядок заполнения данной формы отчетности определен в п. 8 Порядка № 7-6.

Годовая форма подается с кодом периода — 0. Отчетный год определяется по начислению заработной платы. Год выплаты заработной платы совпадает с отчетным годом независимо от того, что на практике периоды начисления и выплаты заработной платы, как правило, не совпадают.

При предоставлении персонификации за 2007 год в графе «Початкова» проставляется отметка «Х». Если для работника данное предприятие является основным местом работы, отметку «Х» необходимо проставить в строке «трудовая книжка находится у этого страхователя».

В графе «Код типа ставки страхового сбора» указывается код, согласно которому начислялись страховые взносы. Все коды указаны в Таблице соответствия, которая приведена в приложении 2 к Порядку № 7-6. Вот основные из них:

— 1 — для наемных работников, получающих выплаты по трудовым договорам, а также для физических лиц, получающих вознаграждение по договорам гражданско-правового характера;

— 2 — для работающих инвалидов;

— 3 — для наемных работников из числа лиц летного состава гражданской авиации;

— 4 — для членов коллективных и арендных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов и фермерских хозяйств, в том числе избравших упрощенный способ налогообложения.

В графе «Усього» формы ІНДАНІ указывается база для начисления и удержания взносов в Пенсионный фонд согласно ст. 19 Закона № 1058, а именно: суммы фактических расходов на оплату труда, которые включают расходы на выплату основной и дополнительной заработной платы и других поощрительных и компенсационных выплат, в том числе в натуральной форме, выплату вознаграждений физическим лицам за выполнение работ (услуг) по договорам гражданско-правового характера, подлежащие обложению налогом с доходов физических лиц, а также суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособие по временной нетрудоспособности. При определении выплат, подлежащих отражению в указанной графе, следует руководствоваться Инструкцией № 5.

Выплаты, не относящиеся к фонду оплаты труда (п. 3 Инструкции № 5), в форме ІНДАНІ не отражаются, за исключением сумм оплаты периода временной нетрудоспособности, которые отражаются, в том числе в отдельной графе «Сумма больничных».

В графу «Усього» формы ІНДАНІ попадут только суммы материальной помощи, которые входят в фонд оплаты труда и облагаются пенсионными взносами (материальная помощь, имеющая систематический характер, предоставленная всем или большинству работников на оздоровление, в связи с экологическим состоянием). Материальная помощь разового характера, предоставляемая отдельным работникам по семейным обстоятельствам, на оплату лечения, оздоровление детей, погребение, в расчете пенсии не участвует, т. е. в графе «Усього» не отражается.

В соответствии с п. 8.3 Порядка № 7-6 суммы заработной платы учитываются в том месяце, за который они начислены.

Особое внимание при заполнении формы ІНДАНІ нужно обратить на порядок отражения «переходящих» выплат: отпускных и больничных.

Начнем с отпускных. Согласно п.п. 1.6.1 Инструкции № 5 суммы начислений за время отпусков, в отличие от их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, которое приходится на дни отпуска в соответствующем месяце. Если бухгалтер действовал согласно такому правилу, то проблем с заполнением персонификации не будет ни в части отражения сумм отпускных, ни в части отражения начисленных и удержанных с этих сумм пенсионных взносов.

Если вся сумма «переходящих» отпускных начислялась наперед, т. е. в месяце их выплаты, то при заполнении формы ІНДАНІ их необходимо отразить в составе дохода того месяца, за который они начислены. Это означает, что начисленная сумма отпускных вносится в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце, а сумма отпускных, начисленная за дни отпуска в следующем месяце, включается в поле следующего месяца.

Необходимо помнить, что сумма отпускных за январь 2007 года, начисленных в декабре 2006 года, должна быть отражена в персонификации за 2007 год. В свою очередь, если в декабре 2007 года была начислена сумма отпускных за январь 2008 года, январские отпускные в персонифицированной отчетности за 2007 год не отражаются.

При отражении в форме ІНДАНІ взносов, начисленных и удержанных с суммы отпускных, необходимо учитывать правила, которые действуют при определении их суммы.

Сравнение выплат с максимальной величиной, на которую начисляются взносы, осуществляется отдельно за каждый месяц в размере, действовавшем в периоде, за который осуществляется начисление отпускных. Это подтверждается в письме Пенсионного фонда от 06.03.2006 г. № 2584/03-02 (см. «Налоги и бухгалтерский учет, 2006, № 35-36). Так, если отпускные начислялись в сентябре 2007 года за сентябрь — октябрь 2007 года, с целью определения суммы пенсионных взносов сумма отпускных, приходящаяся на сентябрь 2007 года, в составе заработной платы сравнивается с суммой 8415 грн., а сумма отпускных, приходящаяся на октябрь 2007 года, в составе заработной платы за октябрь 2007 года — с суммой 8520 грн.

Сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности также отражаются в форме ІНДАНІ в том месяце, за который они начислены. Сумма выплат, начисленная за дни временной нетрудоспособности, вносится в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни временной нетрудоспособности в этом месяце. Сумма оплаты больничного за дни следующего месяца включается в поле следующего месяца.

Обращаем внимание: начисленные в январе 2008 года больничные, приходящиеся на рабочие дни декабря 2007 года по графику работы предприятия, в форме ІНДАНІ отражаются в составе дохода декабря 2007 года. Аналогичным образом должны были распределяться больничные, начисленные в январе 2007 года и приходящиеся на рабочие дни декабря 2006 года по графику работы предприятия.

При отражении в форме ІНДАНІ пенсионных взносов с сумм «переходящих» больничных, необходимо учитывать, что:

— сравнение выплат с максимальной величиной, на которую начисляются взносы, осуществляется отдельно за каждый месяц в размере, действовавшем в периоде, за который осуществляется начисление суммы больничных;

— применяется размер взноса, действующий на день начисления выплат.

Надо отметить, что в прошлом году возникали проблемы с распределением страховых взносов в части удержаний, так как с 1 января 2007 года начали действовать дифференцированные ставки: 0,5 % из части суммы, не превышающей прожиточного минимума на трудоспособное лицо (в январе 2007 года — 525 грн.), и 2 % — из суммы превышения. По разъяснениям Пенсионного фонда (см. письмо от 20.03.2007 г. № 2526/3-11), сумма взноса должна распределяться пропорционально количеству рабочих дней по графику работы предприятия в декабре 2006 года, за которые начислена сумма больничных, и количеству рабочих дней по графику работы предприятия, приходящихся на период временной нетрудоспособности в январе 2007 года.

Что касается распределения пенсионных взносов, начисленных и удержанных с суммы больничных за декабрь 2007 года — январь 2008 года, которые были начислены в январе 2008 года, то тут все проще. С 1 января 2008 года пенсионные взносы удерживаются из заработной платы (дохода) по ставке 2 %, поэтому для отражения в форме ІНДАНІ пенсионных взносов, удержанных из декабрьских больничных, начисленных в январе 2008 года, сумма больничных за дни нетрудоспособности, приходящиеся на декабрь 2007 года, умножается на 2 %.

В графу «Ураховується для пенсії» включаются те же суммы, что и в графу «Усього», но с учетом максимальной величины дохода, с которой взимаются пенсионные взносы. В 2007 году предельный размер дохода составлял в:

— январе — марте — 7875 грн.;

— апреле — сентябре — 8415 грн.;

— октябре — декабре — 8520 грн.

В графе «Сума лікарняних» следует отражать отдельно суммы оплаты периода временной нетрудоспособности, которые входят в состав сумм, показанных в графах «Усього» и «Ураховується для пенсії».

Таблица «У тому числі, відомості про підстави для обліку спеціального стажу» формы ІНДАНІ заполняется только в том случае, если застрахованное лицо имеет право на льготную пенсию согласно действующему законодательству.

Пример. В январе 2008 года работник предоставил листок нетрудоспособности за период временной нетрудоспособности с 24 декабря 2007 года по 4 января 2008 года. Рабочие дни на предприятии согласно распоряжениям КМУ «О переносе рабочих дней в 2007 году» от 12.12.2006 г. № 612-р, «О переносе рабочих дней в 2008 году» от 28.11.2007 г. № 1059-р не переносились. Начисленная заработная плата за расчетный период (июнь — ноябрь 2006 года) — 9000 грн., количество рабочих дней в расчетном периоде — 129. Страховой стаж работника — 9 лет 2 месяца. Оклад работника составляет 1500 грн. Заработная плата, начисленная за декабрь 2007 года, — 1071,43 грн. Сумма начисленных пенсионных взносов составила 355,71 грн., удержанных — 12,91 грн.

В январе 2008 года работнику начислена заработная плата за 18 отработанных дней января 2008 года, а также оплата больничного за 6 рабочих дней декабря 2007 года и 3 рабочих дня января 2008 года.

Средняя заработная плата для расчета оплаты больничного составляет 69,77 грн. (9000 грн. : 129 раб. дн.).

Рассчитаем сумму оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности:

69,77 грн. х 5 раб. дн. = 348,85 грн.

Определим сумму пособия по временной нетрудоспособности, приходящегося на январь 2008 года:

69,77 грн. х 4 раб. дн. = 279,08 грн.

За январь 2008 года работнику начислена заработная плата в сумме 1285,71 грн. (1500 грн. : 21 раб. дн. х 18 раб. дн.).

Таким образом, общий доход работника, начисленный за январь 2008 года, составляет:

348,85 грн. + 279,08 грн. + 1285,71 грн. = 1913,64 грн.

Рассчитаем пенсионные взносы за январь 2008 года:

— удержанные: 1913,64 грн. х 2 % = 38,27 грн.;

— начисленные: 1913,64 грн. х 33,2 % = 635,33 грн.

Оплата больничных, приходящаяся на декабрь 2007 года, в размере 418,62 грн. (69,77 грн. х 6 раб. дн.) и сумма пенсионных взносов, начисленных (418,62 грн. х 33,2 % = 138,98 грн.) и удержанных (418,62 грн. х 2 % = 8,37 грн.), должна быть отражена в форме ІНДАНІ за 2007 год.

Так, в графе «Усього» за декабрь 2007 года указывается сумма 1490,05 грн. (1071,43 грн. + 418,62 грн.), такая же сумма отражается в графе «Ураховується для пенсії», поскольку она не превышает максимальной величины дохода, с которого взимаются пенсионные взносы (8520 грн.). В графе «Сума лікарняних» указывается сумма 418,62 грн.

В графе «Сума внеску з нарахованого заробітку» за декабрь 2007 года отражается сумма 21,28 грн. (12,91 грн. + 8,37 грн.).

Сумма пенсионных взносов, начисленных на сумму больничных за декабрь 2007 года, в составе общей суммы начисленных пенсионных взносов за год указывается в графе «Сума страхового збору за звітний період, нарахованого роботодавцем на зарплату застрахованої особи».

Следует отметить, что обычно на одно застрахованное лицо заполняется только одна форма ІНДАНІ. Но в некоторых случаях бухгалтер должен заполнять две формы на одного работника.

Две формы ІНДАНІ заполняются, если в течение года изменялся код типа ставки страхового взноса. Так, если работник в течение года получил инвалидность, на него следует подавать два отдельных отчета: первый — с кодом типа ставки страхового взноса «1» (вносятся сведения о заработной плате, начисленной до получения работником инвалидности), второй — с кодом типа ставки страхового взноса «2» (отражаются сведения о заработной плате, начисленной после получения работником инвалидности).

Отдельные формы ІНДАНІ заполняются также на работников, которые имели право одновременно на обычную и научную пенсию согласно Закону Украины «О научной и научно-технической деятельности» от 13.12.91 г. № 1977-XII.

Если работник в течение года на одном предприятии получал заработную плату по основному месту работы и по совместительству, на него заполняется одна форма ІНДАНІ.

Обращаем внимание страхователей: формы ІНДАНІ на работников, находящихся в отпуске для ухода за ребенком, по итогам 2007 года не заполняются. Это связано с тем, что с 2007 года пособие для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста выплачивается за счет бюджетных средств органами труда и социальной защиты.

Ответственность за непредоставление персонификации предусмотрена п. 5 ч. 9 ст. 106 Закона № 1058 и п. 1.5 Порядка № 7-6.

За непредоставление, несвоевременное предоставление, предоставление не по установленной форме или предоставление недостоверных сведений, которые используются в системе персонифицированного учета, на страхователя налагается штраф в размере 10 % от суммы страховых взносов, уплаченных или подлежащих уплате за соответствующий отчетный период, за каждый полный или неполный месяц задержки предоставления сведений, но не менее 10 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (170 грн.).

За повторное нарушение в течение года к страхователю применяется штраф в размере 20 % от суммы страховых взносов, уплаченных или подлежащих уплате за соответствующий отчетный период, за каждый полный или неполный месяц задержки предоставления сведений, но не менее 20 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (340 грн.).

Должностные лица предприятия, которые нарушили порядок предоставления персонифицированной отчетности, могут быть привлечены к административной ответственности на основании п. 5 ч. 16 ст. 106 Закона № 1058, согласно которому на виновных налагается штраф в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 грн. до 255 грн.).

Об ответственности за несвоевременное предоставление персонифицированной отчетности напомнил Пенсионный фонд в письме от 19.10.2007 г. № 16656/09-10 (см. «Налоги и бухгалтерский учет, 2008, № 1-2). В этом же письме указан порядок расчета штрафа.

Как правило, персонифицированная отчетность — последняя годовая отчетность, которую должны предоставить предприятия. Очень важно заполнить ее правильно, поскольку от предоставленных страхователем данных будет зависеть размер будущей пенсии работников предприятия. Кроме того, правильно заполненная и вовремя поданная персонификация позволит избежать штрафов. Пользуйтесь предоставленными материалами и сдавайте персонификацию быстро и легко!

Вернуться на страницу - Персонификация в Пенсионном фонде